Was ist agiles Projektmanagement?

Wer Agilität im Unternehmen einführt, möchte die positiven Effekte einer geringeren Planungs- und Führungsintensität nutzen, um schneller auf unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen reagieren zu können. Hierfür hinterfragt agiles Projektmanagement Rollen, Prozesse und Projektpläne aus der klassischen Vorgehensweise und integriert darin agile Ansätze. Bei einer gelungenen Transformation zu agilen Prozessen agieren Organisationen aus eigenem Antrieb heraus und steigern die Geschwindigkeit in ihrem Innovationsmanagement. Agile Unternehmen und Teams verhalten sich proaktiv gegenüber Veränderungen und können in dynamischen Umfeldern ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern.

Der Ursprung in der Software-Entwicklung: das Agile Manifest

Das agile Projektmanagement hat seinen Ursprung im "Agile Manifesto". Dieser erste Ansatz zur agilen Arbeit wurde 2001 aus der Software-Entwicklung heraus veröffentlicht und besteht aus 12 Grundprinzipien mit vier Kernaussagen:

1. Individuen und Interaktion über Prozesse und Werkzeuge: Prozesse begrenzen nicht den Handlungsspielraum der Projektbeteiligten. Menschen, Kommunikation und ihre Interaktion treiben das Projekt voran.
2. Funktionierende Software über umfassende Dokumentation: Das Projektergebnis ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation. Ziel ist die kontinuierliche Produktion funktionsfähiger Ergebnisse.
3. Zusammenarbeit mit Kund:innen über Vertragsverhandlung: Kund:innen sind frühzeitig im Prozess eingebunden. Änderungen, Anforderungen oder Wünsche der Stakeholder werden kontinuierlich eingearbeitet. 
4. Reagieren auf Veränderungen über Befolgen eines Plans: Das Ziel wird kontinuierlich hinterfragt. Plan und Umfang des Projekts passen sich stetig den Veränderungen an.

Die Prinzipien des Agilen Manifests sind bis heute beliebt im digitalen Projektmanagement innerhalb der Software-Entwicklung.

Die agilen Prinzipien als praktischer Leitfaden

Für die Umsetzung des agilen Manifests im Projekt wurden im Jahr 2001 die sogenannten agilen Prinzipien definiert. Sie bilden einen praktischen Leitfaden und basieren auf dem iterativen Vorgehen als Grundprinzip. Das bedeutet:

• Am Anfang steht eine grobe Aufgabenstellung.
• Gearbeitet wird in regelmäßig stattfindenden kurzen Iterationszyklen, im sogenannten Time Box-Verfahren.
• Je Zyklus präsentiert der:die Auftraggeber:in ein vorläufiges Ergebnis, zu dem Feedback in Hinblick auf die Funktionsfähigkeit bzw. die Umsetzbarkeit der Projektetappen eingeholt wird.

Ausgangspunkt agiler Prinzipien ist es, Kund:innen zufriedenzustellen. Demnach können auch in späteren Entwicklungsphasen Veränderungen auf das Projektergebnis einwirken, um einen Wettbewerbsvorteil zu nutzen. Projektmitarbeitende kommunizieren täglich mit Expert:innen und Entwickler:innen während des Projekts. Die Teams organisieren sich selbst und reflektieren in regelmäßigen Abständen das eigene Verhalten, um effizienter zu agieren. Für eine nachhaltige Entwicklung halten sowohl Auftraggeber:innen und Entwickler:innen als auch Anwender:innen das Arbeitstempo ein.
 

Klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement im Vergleich

Klassisches Projektmanagement

Im klassischen Projektmanagement sind Prozesse und der Projektumfang fest geregelt. Die Entwicklung verläuft in Form eines linearen Wasserfallmodells, in dem sich das Ergebnis von Phase zu Phase weiterentwickelt. Das gesamte Projekt wird von der Projektleitung verantwortet. Sie erfasst die Anforderungen bereits zu Beginn des Projekts, die Ergebnisse werden erst am Projektende geliefert und bewertet. Stakeholder haben dadurch in diesem klassischen Verfahren nur wenig Einfluss auf den Verlauf des Projekts. Durch die Organisation in abgeschlossenen Phasen erstreckt sich die Kommunikation häufig über lange Meetings und mit einer Vielzahl an Dokumenten. Daher funktioniert klassisches Projektmanagement beispielsweise in der schnelllebigen, kundenorientieren Produkt- und Softwareentwicklung nicht optimal.

Agiles Projektmanagement

Im agilen Verfahren profitiert die Projektentwicklung von kleinen selbstbestimmten Teams, deren Mitglieder in ihrem Gebiet Expert:innen sind und die Ressourcen und Aufwände besser einschätzen können. Im Gegensatz zum klassischen Verfahren sind im agilen Projektmanagement Zeit und Aufwand festgelegt, während der Umfang variabel sein kann. Alle Phasen im Projekt durchlaufen einen iterativen Prozess. Das bedeutet, Zwischenstände bzw. Produktentwürfe werden in kurzen regelmäßigen Meetings bewertet, und die Ergebnisse beeinflussen die Anforderungen für die nächste Projektphase. Hierdurch hat ein Stakeholder konstant Einfluss im Projekt, und alle Teammitglieder übernehmen gemeinsam die Verantwortung.

Hybrides Projektmanagement

Nicht immer eignen sich nur klassische Vorgehensweisen oder ein strenges agiles Projektmanagement. Eine Alternative bietet das hybride Projektmanagement mit einer fallabhängigen Mischung von klassischen und agilen Methoden. So kann beispielsweise der organisatorische Rahmen nach einem traditionellen Modell vorgegeben sein, wohingegen die Produktentwicklung nach agilen Prinzipien erfolgt. Genauso kann die Entwicklung mit agilen Methoden wie Scrum oder Kanban erfolgen, während das Controlling, der Vertrieb oder das Marketing nach klassischen Methoden operiert. Auch die ganzheitliche Planung im Projektmanagement nach klassischen Prinzipien ist denkbar, wonach sich im Detail agile Teams herausbilden.
 

Agile Methoden: Kanban, Scrum und Design Thinking

Aus den abstrakten Werten und Prinzipien des Agilen Manifests haben sich verschiedene Techniken und Methoden entwickelt, die inzwischen auch auf Projekte außerhalb der Softwareentwicklung übertragen werden.

In agilen Methoden werden Techniken und Prinzipien zu einem Prozess kombiniert. Da jedes Projekt unterschiedlich ist, müssen die jeweilige Methoden individuell auf Zielstellung und Umfeld angepasst werden.

Zu den bekanntesten agilen Methoden im Projektmanagement gehören Kanban, Scrum und Design Thinking: 

Kanban 

Ursprünglich entwickelt für die Produktionssteuerung, wird Kanban heute für das Aufgabenmanagement eingesetzt. Das klassische Kanban Board unterscheidet drei Zustände, die in drei (Workflow-)Spalten abgebildet werden: 1. To-do/geplante Aufgaben, 2. In Progress/aktive Aufgaben, 3. Done/abgeschlossene Aufgaben. Sobald das Team eine Aufgabe bearbeitet hat und somit neue Ressourcen verfügbar sind, holt es sich selbstständig neue Aufgaben und platziert diese, je nach Status des Prozesses, in der entsprechenden Spalte des Kanban Boards. Diese Methode eignet sich gut für die Organisation der täglichen Arbeit. Sie schafft bessere Auslastung, höhere Transparenz und eine schnelle Interaktion im Projekt.

Scrum

Im Scrum stehen iterative Entwicklungen von großen Projekten im Vordergrund. Das gesamte Projekt wird in Etappen, sogenannte Sprints, eingeteilt, da es aufgrund der Komplexität schwierig ist, detailliert vorauszuplanen. Diese Sprints haben zum Ziel, dem Projektteam ein funktionsfähiges Zwischenprodukt zu präsentieren. Das Feedback und die erarbeiteten Anforderungen und Lösungen aus diesem Sprint dienen als Grundlage für das nächste Ergebnis. Das Team besteht aus dem Entwicklungsteam, einem:einer Scrum Master:in und einem:einer Product Owner:in. Alle Teammitglieder arbeiten gleichberechtigt in regelmäßigen Sprints an der Entwicklung mit.

Design Thinking

Beim Design Thinking stehen Bedürfnisse und Wünsche im Mittelpunkt einer Problemlösungssuche. Die Rolle des Anwenders befindet sich dabei im Fokus. Das Entwicklerteam steht im ständigen Austausch mit der Zielgruppe, um Nutzer:innen Zwischenergebnisse schnell kommunizieren zu können.
 

Vor- und Nachteile von agilem Projektmanagement

Vorteile

Vorteile im agilen Projektmanagement sind kurze Entscheidungswege und mehr Eigenverantwortung für alle Beteiligten eines Projekts. Die kontinuierliche Analyse während des Projekts ermöglicht es, Fortschritte schnell sichtbar zu machen und die Kommunikation für Stakeholder transparent zu gestalten. Agiles Projektmanagement ist gut geeignet für dynamische Umgebungen und schnellen Anpassungen in den Projektanforderungen. Das erfordert eine hohe Flexibilität der Projektmitglieder.

Nachteile

Nachteilig kann sich die hohe Konzentration auf einzelne Aufgaben auswirken, wenn im agilen Projektmanagement der Blick auf das Gesamtprojekt erforderlich ist. Teammitglieder sind in der Regel spezialisiert auf bestimmte Anforderungen, die Ergebnisse sind entsprechend abhängig von der individuellen Leistung. Die hohe Kommunikation in Meetings oder Sprints als Basis für eine gleich verteilte Mitwirkung der Teammitglieder erfordert zudem einen höheren Zeitaufwand. Agile Methoden und Techniken eignen sich somit weniger für fest definierte Anforderungen in engen Zeitrastern.

Nutzen eines Seminars für agiles Projektmanagement

Fort- und Weiterbildungen im agilen Projektmanagement vermitteln Grundlagen und weiterführende Vertiefungen des agilen Arbeitens. In Seminaren, Kursen und Workshops wird aufgezeigt, wie sich agile Techniken und Methoden in Projekten außerhalb der IT anwenden lassen. Das umfasst ebenso Mischformen aus dem klassischen Projektmanagement und Einsatzbereiche im hybriden Projektmanagement.

Trainer:innen vermitteln hierzu die wichtigsten Prinzipien zur Entwicklung eines agilen Mindsets im Team und zeigen passende Techniken am individuellen Beispiel auf. Alltagsfragen aus der Projektarbeit der Teilnehmenden fließen in die Weiterbildung und in Zertifikatslehrgängen genauso ein wie spezielle Anforderungen zu unter anderem dem Agile Leadership Training, der Prozessoptimierung, der Qualitätssicherung oder dem Risikomanagement.

Weitere Themen in Kursen, Seminaren und Workshops

• Unterschiede zwischen klassischem und agilem Projektmanagement
• Ansätze, Rollen und Verfahrenstechniken in agilen Methoden wie Scrum, Kanban, Lean Startup und Design Thinking
• Errichtung von Rahmenbedingungen und Etablieren eines Commitments im Team entlang agiler Werte
• Effektive Team- und Selbststeuerung
• Adaptive Planung und Entwicklung
• Projektbegleitendes Anforderungsmanagement
• Projektsteuerung und Stakeholdermanagement
• Tools des agilen Projektmanagements in der Praxis

 

Agiles Projektmanagement Seminar: FAQ (Häufige Fragen)