Einführung in das Projektmanagement Projektarbeit auf der Überholspur

von Regina Wolf-Berleb

Projektarbeit hat sich seit Jahren etabliert, nicht nur in der Software-Branche. Doch was ist eigentlich ein Projekt? Und welche Merkmale zeichnen ein Projekt aus?

Einführung in das Projektmanagement Projektarbeit auf der Überholspur

von Regina Wolf-Berleb

Projektarbeit hat sich seit Jahren etabliert, nicht nur in der Software-Branche. Doch was ist eigentlich ein Projekt? Und welche Merkmale zeichnen ein Projekt aus?

Egal ob ein Flughafen gebaut wird oder ein Unternehmen eine bestimmte Strategie umsetzt, ein neues ProduktProduktAus Projektsicht ist ein Produkt die im Lastenheft beschriebene, zu erbringende Leistung des Projekts. Meistens muss ein Projekt mehrere Produkte erstellen, um den vereinbarten Leistungsumfang zu erbringen. Die Auflistung aller zu erstellenden Produkte eines Projekts ist das sog. Leistungsverzeichnis . Die Menge aller Produkte eines Projekts definieren den sog. Projektumfang (Inhalt und Umfang, Scope). entwickelt oder ein EDV-System einführt: Fast alle Vorhaben in Wirtschaft, öffentlicher Verwaltung, Forschung und Politik werden heute in Form von Projekten verwirklicht. Auch kleinere, interne Aufgabenstellungen realisieren die Unternehmen in Projektteams. Besser bewältigen lassen sich mit Hilfe von Projektarbeit vor allem komplexe interdisziplinäre Probleme.

Die Zahl der Projekte ist in den letzten Jahren rapide angestiegen. ProjektmanagementProjektmanagementProjektmanagement ist die Anwendung eines Projektmanagementsystems auf ein Projekt durch den Projektleiter bzw. durch die Projektleiterin sowie weitere Projektbeteiligte . ist aber kein Wundermittel. Vielmehr ist es ein hochkomplexes Werkzeug, das es richtig anzuwenden und einzusetzen gilt. Die kritischen Faktoren in Projekten sind oft die Menschen selbst. Denn ein erfolgreiches Projekt zu managen, hängt vor allem davon ab, ob die Firma einen sozial kompetenten Projektleiter einsetzt und die Teammitglieder gut zusammenarbeiten.

Was ist ein Projekt?

Die Definition des Begriffs "Projekt" klingt zunächst einmal etwas theoretisch. Laut DIN 69 901 ist ein Projekt "ein Vorhaben, das im wesentlichen durch eine Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist". Besser verständlich wird sie, wenn man sich die konkreten Bedingungen ansieht, die ein Projekt als abgrenzbare Einheit mit bestimmten Eigenschaften kennzeichnen.

Bedingungen

Diese Bedingungen, die ein Projekt ausmachen, lauten wie folgt:

Anders ausgedrückt: Projekte sind zeitlich begrenzte Vorhaben, die abgeschlossen sind, sobald ein Ziel erreicht ist. Ein Projekt besteht aus mehreren, miteinander verbundenen Aktivitäten, auch Tasks oder Vorgänge genannt. Sie müssen ausgeführt werden, um ein bestimmtes Ziel oder Teilziele zu erreichen. Dazu muss das Team diese Vorgänge in einer bestimmten Reihenfolge (Priorität) mit Hilfe der zugewiesenen Ressourcen wie Personen und Arbeitsmittel so abarbeiten, dass die ProjektleitungProjektleitungProjektleitung ist die temporäre Organisationseinheit zur Leitung eines Projekts. Die Projektleitung ist im Minimalfall nur mit dem/der Projektleiter(in) besetzt, es kann sich aber auch um eine umfangreiche Organisationseinheit mit eigenem Büro, ggf. sogar um eine eigene temporäre juristische Person handeln (z.B. GdBR oder GmbH). die vorgegebenen Rahmenbedingungen wie Zeit, Budget und Ergebnis einhalten kann.

Ziel des Projekts und damit die Vorgabe des Projektleiters ist es, das gewünschte Ergebnis innerhalb dieser Rahmenbedingungen zu erreichen.

Merkmale eines Projekts

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Was ist Projektmanagement und wofür wird es gebraucht?

Zeitliche Begrenzung

ProjektstartProjektstartProjektstart ist der Termin , zu dem der Lenkungsausschuss den Beginn des Projekts genehmigt. und ProjektendeProjektendeDas Projektende ist der Termin , zu dem der Lenkungsausschuss ein Projekt für abgeschlossen erklärt. müssen eindeutig definiert sein. Die zeitliche Abgeschlossenheit bedeutet nicht immer, dass genaue Datumsangaben festgelegt werden müssen, sondern ist an Ereignisse geknüpft.
Ein Beispiel: Das Projekt "Einführung eines neuen EDV-Systems" ist dann abgeschlossen, wenn es der AuftraggeberAuftraggeberDer Auftraggeber eines Projekts ist der wichtigste Projektbeteiligte (Stakeholder). Er erteilt den Auftrag und ist der Vertragspartner, der über den Erfolg des Projekts endgültig entscheidet. abgenommen hat.

Zielvorgabe

Das ProjektzielProjektzielDas Projektziel ist die eindeutige, vollständige und überprüfbare Beschreibung des Sollzustands, der durch das Projekt herbeigeführt werden soll. muß exakt und eindeutig formuliert sein. Es gibt verschiedene Kategorien von Zielen:

  • Sachziel: Es enthält die genau definierte Aufgabe oder das angepeilte Ergebnis. 
  • Terminziel: Das Projekt muß innerhalb einer bestimmten Zeit abgeschlossen sein. 
  • Kostenziel: Das Projekt sollte ohne Überschreitung des geplanten Budgets realisiert werden. 

Sonderziele: Damit sind Nebenbedingungen gemeint, die während des Projekts eingehalten werden müssen, zum Beispiel eine maximale Anzahl von Projektmitarbeitern. Es kann sich aber auch um übergeordnete Unternehmensziele handeln. Beispielsweise soll der Unternehmensfluktuation entgegen gewirkt werden, indem Mitarbeiter in Projekten nicht zu starker Überforderung ausgesetzt werden.

Einmaligkeit

Ein Projekt grenzt sich deutlich gegenüber der täglichen Routinearbeit ab. Mit Einmaligkeit ist in diesem Zusammenhang gemeint, dass sich das Projekt hinsichtlich Zielsetzung und Häufigkeit des Einsatzes seiner Mitarbeiter aus dem üblichen Tagesgeschäft hervorhebt.

Gliederung

Das Projekt muß sich in klar abgrenzbare Einzelaufgaben aufteilen lassen. Es stellt keine unteilbare Einheit von Anfang bis Ende dar, sondern kann in Teilschritten, genannt Vorgänge, bewältigt werden.

Projektspezifische Organisation

Teil 3:
Projektorganisation

Mögliche Organisationsformen im Projekt und die Merkmale einer Projektorganisation werden in Teil 3 behandelt.

Mögliche Organisationsformen im Projekt und die Merkmale einer Projektorganisation.

Der Charakter eines Projekts erfordert meist eine übergreifende Koordination bestehender Organisationsformen. Oft sind mehrere unabhängige Abteilungen beteiligt, die sich in einer eigenen Projektorganisation wieder finden.

Projektarten

Es gibt drei verschiedene Projektarten:

  • Projekte an einem Arbeitssystem (organisatorische Art)
    Beispiel: Die Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems oder einer neuen EDV-Anlage. 
  • Projekte an einem Arbeitsgegenstand (technische Art)
    Beispiel: Die Entwicklung eines Prototypen. 
  • Projekte an der Betriebsstätte (Fertigungsanlagen, Fabrik)
    Beispiel: Die Umstellung eines manuellen Lagersystems auf ein vollautomatisches Hochregallager. 

Erfahren Sie im zweiten Teil der Artikelserie, welche Merkmale Projektmanagement hat.

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