Viele Worte, die es aus der deutschen Sprache ins Englische geschafft haben, sind nicht gerade schmeichelhaft. Blitzkrieg, Kaputt, Schadenfreude… und Angst. Deutsche gelten beim angelsächsischen Mitweltbürger angeblich als besonders vorsichtig und machen sich zu viele Gedanken über ein mögliches Scheitern.

Ob das fair ist? Ich glaube ja, Angst ist eine Frage der Prioritäten, seitdem ich in einem aberwitzig flachen US-Schwimmbad, in dem man sich höchstens bei der Wende am Beckengrund Schürfwunden holen konnte, den freien „unbewachten“ Teil des Beckens wegen nur drei anwesender Rettungsschwimmer nicht benutzen durfte. Offenbar gibt es verschiedene Sicherheitsbedürfnisse. Doch es lässt sich nicht wegdiskutieren: Wie wir ein Risiko bewerten, bestimmt die Art, wie wir leben und arbeiten – auch in Projekten.

Notwendige Sicherheit für die Entscheidung?

Wer sich sicher fühlt, braucht keine Angst zu haben. Die Frage ist nur, was Sicherheit genau bedeutet. Wie sicher muss eine Projektentscheidung sein, damit wir sie treffen? Bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software wird mir dieses Dilemma häufig in der Zusammenarbeit mit dem Einkauf deutlich. Der verlangt einen „Festpreis“, also vermeintlich absolute Sicherheit. Auf der anderen Seite steht die Fachabteilung, die sich eigentlich über viele Details noch gar nicht im Klaren ist. Sie muss für sich die Sicherheit finden, dass die auszuwählende Software fachlich schon passen wird.

Also werden die wichtigsten Kriterien genau formuliert, bei einigen Themen mit viel Potential bleibt man etwas ungenauer. Die Anforderungen werden soweit formuliert, dass man gerade eine geeignete Lösung auswählen kann – wie die dann genau in Betrieb geht, wird später geklärt. Sprich: Es wird solange geprüft, bis man sicher ist, dass die wesentlichen Aspekte funktionieren werden – der Rest wird dann schon irgendwie hinzukommen.

Das reicht natürlich nicht für einen Festpreis. Denn dafür müsste ja genau festgelegt sein, was in Zukunft benötigt wird. Jede Schnittstelle, jedes Kann-Kriterium oder jede Konfiguration – die dann womöglich nicht den Nutzerwunsch in der Praxis trifft. Das kaufmännische Sicherheitsbedürfnis übersteigt in diesem Fall das fachliche – ein schwieriges Unterfangen. Aber ist nicht schon viel gewonnen, wenn im Entscheiderkreis das Thema „Notwendiges Sicherheitsniveau“ überhaupt einmal bewusst diskutiert wird?

Vorsicht – wir lieben 100%ige Sicherheit!

Daniel Kahnemann zeigt in seinem Buch „Thinking Fast and Slow“ an verschiedenen Beispielen auf, dass die meisten Menschen dazu neigen, absolute Sicherheit höher zu bewerten, als dies mathematisch gerechtfertigt wäre. Um ein kleines Restrisiko auszuräumen, nehmen wir demnach viel zu hohe Aufwände in Kauf. Davon leben dann beispielsweise Versicherungen. Und deswegen wird auch oft möglichst detailliert geplant, präzisiert und – pardon – festgepreist.

Dabei sind viele unserer Projekte heute gar nicht detailliert durchzuplanen. Eine komplexe Software-Einführung lebt auch von der Interaktion mit den Anwendern. Das macht eine sorgfältige Planung nicht obsolet – und dennoch muss man ein Restrisiko eingehen, Dinge unbestimmt lassen und später angehen. Wenn sich alle Beteiligten darüber klar sind, welche Aspekte bewusst offen gelassen wurden, klappt das auch. Selbst in vermeintlich eindeutigen Projekten, Bauprojekten etwa, bleibt Unsicherheit. Dafür muss man nicht Großflughäfen bemühen, schon das gewöhnliche Bürogebäude liefert in der Regel ausreichend Stoff für Last-Minute-Anpassungen und Nachdetaillierung.

Wer also wichtige Entscheidungspunkte im Projekt hat, der tut – so stelle ich es hier einmal zur Diskussion – gut daran, die Entscheidungskriterien und das notwendige Sicherheitsniveau der einzelnen Beteiligten schon früh zum Thema zu machen. Wenn dann 100% gefordert werden, sollte man sich auf ein langes Projekt einstellen...