Change Management ist ein wesentlicher Bestandteil jedes erfolgreichen Projekts, so auch in der IT und in der Softwareentwicklung. Während manche Projektleitende sehr klar, strukturiert und intensiv mit den Änderungen (oft auch Change Request oder kurz CR genannt) umgehen, kümmern sich andere kaum bis gar nicht darum. Das letztere Vorgehen kann jedoch erhebliche Probleme nach sich ziehen.

Aber warum brauchen und machen wir überhaupt Change Management?

Kurze Antwort: Die Seite, die für die Umsetzung des Projekts verantwortlich ist, macht keine Miesen, indem teurere Änderungen unberechnet umgesetzt werden. Die Kundenseite wird dagegen auch nicht erst mit der Rechnung vor vollendete Tatsachen und erhöhte Kosten gestellt.

Lange Antwort: Wenn eine Kunde regelmäßig Änderungen wünscht, ist dies in aller Regel auch mit einem erhöhten Ressourceneinsatz verbunden. Jeder zusätzliche Ressourceneinsatz kostet aber auch mehr Geld. Wenn du oder deine Mitarbeiter doppelt so lange an einem Projekt arbeiten wie geplant, weil "alles anders kam als ursprünglich abgesprochen", hat das massive Auswirkungen. Nicht wenige Unternehmen sind wegen eines schlechten Change Managements schon insolvent gegangen, weil in Projekten weitaus mehr geleistet und geliefert wurde als der Kunde bezahlt hat. Keiner möchte in die Situation kommen, unbezahlt in Projekten zu arbeiten – weder du als Mitarbeiter noch deine Firma. Obwohl die meisten um diesen Hintergrund wissen, bleibt Change Management ein abstrakter Begriff, der in den Köpfen vieler Projektleitenden wenig greifbar ist.

Stell dir nun vor, du könntest einem Projektmanager bei der Arbeit über die Schulter schauen und aus erster Hand miterleben, wie er mit unvorhergesehenen Ereignissen und sich ändernden Anforderungen umgeht. Eine Wunschvorstellung? Keineswegs! In der US-amerikanischen Fernsehserie "Fixer Upper", in der es um die Renovierung und Einrichtung von heruntergekommenen Häusern geht, kann man Change Management in Aktion erleben und dabei eine Menge praktische Tipps für die eigene Projektarbeit mitnehmen.

Change Management live: ein Beispiel aus "Fixer Upper"

Die US-Serie zeigt in jeder Folge die Herausforderungen beim Umbau von Häusern. Was den Zuschauern jedoch oft nicht bewusst ist: Sie sehen Change Management in Echtzeit. Immer wieder kommt es zu unvorhergesehenen Problemen – sei es ein plötzlich entdeckter Wasserschaden, Termitenbefall oder eine Wand, die eingerissen werden soll und sich als tragende Wand herausstellt.

Chip und Joanna Gaines, die Hauptakteure der Serie, zeigen, wie man professionell mit solchen Änderungen umgeht. Zunächst analysieren beide die Situation, besprechen mögliche Optionen (Chip mit dem bautechnischen Fachwissen, Joanna mit dem Blick für die Inneneinrichtung) und kommen zu einer Lösung, die sowohl in Bezug auf das Ziel der Kunden als auch den zeitlichen Aufwand durchgesprochen wird. Das tun Joanna und Chip zunächst allein ohne den Kunden. Danach berechnen sie die Mehrkosten für die Optionen. Anschließend ruft Joanna ihre Kunden an. Der Anruf ist in der Regel kurz, aber enthält alle wichtigen Informationen:

• Klare Einleitung, dass es ein Problem gibt

• Kurze Schilderung des Problems

• Vorstellung der Optionen

• Nennung der Kosten für die Optionen

• Information zu zeitlichen Auswirkungen auf das Projekt (sofern es welche gibt)

Am Ende dieser Informationen lässt Joanna ihre Kunden entscheiden, welche Option sie möchten.

Die Parallelen zum Change Management in IT-Projekten

Was bei "Fixer Upper" so unterhaltsam wirkt, ist ein Paradebeispiel dafür, wie Change Management auch in IT- und Softwareprojekten (oder jedem anderen Projekt) aussehen sollte. Oft gibt es Anforderungen, die sich ändern – sei es durch neue Kundenwünsche, technische Hürden oder gesetzliche Vorschriften. Der Unterschied zwischen einem (wirtschaftlich) erfolgreichen und einem scheiternden Projekt liegt oft darin, wie diese Änderungen gemanagt werden.