Das Verrückte an der aktuellen globalen Situation mit ihren Krisen, Kämpfen und Katastrophen ist, dass niemand sie vorhersehen konnte. Und dass sie alle Bereiche trifft. Unsere Wirtschaft ebenso wie unsere Jobs und unser Privatleben: Vor Kurzem war ich auf einer Veranstaltung, auf der ein neues Automodell präsentiert wurde – innovativ, glänzend, umweltfreundlich, aber niemand kann es zurzeit kaufen, weil Teile für die Serienproduktion fehlen. Post-its sind im Workshop Mangelware, weil es an Holz für das Papier fehlt. Supermärkte schließen früher, um Energiekosten zu sparen …

Natürlich sind wir im Projektmanagement auch unter "normaleren" Umständen regelmäßig mit Unvorhergesehenem konfrontiert. Wie sagte schon die Psychoanalytikerin Ruth Cohn: "Jeder Plan muss falsch sein, weil nie alle Faktoren bekannt sein können." Dafür werden im Idealfall routinemäßig Zeit- und Budgetpuffer eingeplant. Aufgrund der höheren Frequenz der Störungen und der gestiegenen Unvorhersehbarkeit in den letzten Jahren geht es also nicht mehr nur darum, externe Ressourcen zusätzlich einzuplanen, sondern vor allem auch die eigenen, internen Ressourcen wie Motivation, Begeisterungs- und Durchhaltevermögen sowie Resilienz verstärkt zu pflegen.

Grundsätzlich gibt es zwei Wege, auf Veränderungen zu reagieren:

1. Man wehrt sich gegen die Veränderung. Am ursprünglichen Plan wird mit hohem Energieaufwand festgehalten.
2. Man nimmt die Veränderung an. Der ursprüngliche Plan wird schnell und unkompliziert verworfen und angepasst.

Ein höherer Energieaufwand bedeutet jedoch den Einsatz von mehr Kraft – die aber oft nicht aufgebracht werden kann, wenn eine schnelle Reaktion nötig ist. Wie können wir im Projektmanagement Fähigkeiten entwickeln, die uns handlungsfähig halten? Die uns befähigen, uns schnell und effektiv neu zu justieren? Und die uns davor bewahren, uns von Schwierigkeiten, Planänderungen und fehlenden Kleinigkeiten von unserem Ziel abbringen zu lassen?

Stellen Sie sich vor, Sie kreieren aus einer unvorhergesehenen Situation völlig selbstverständlich und souverän eine Chance. Wie? Indem Sie sich der neuen Situation angstfrei anpassen und mit einer gesunden Portion Flexibilität und aus der tiefen Überzeugung heraus, dass am Ende alles gut wird, das Beste daraus machen. Nicht mehr und nicht weniger. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Gibt es schon lange und nennt sich: Improvisation.

Die Kunst der Improvisation – Improvisation als Kunst

Leider wird die Kunst der Improvisation insbesondere im Berufsalltag noch immer unterschätzt, denn wir neigen dazu, Ungewissheit als etwas Störendes zu sehen und entsprechend negativ zu bewerten. Unser Gehirn wünscht sich eine planbare Routine und hält dazu gern mit aller Kraft an einem einmal gefassten Plan fest. Getreu dem Motto: "Was gestern funktioniert hat, ist geprüft und wird daher heute und morgen sicherlich auch funktionieren." Das ist ein Fehler, den wir uns in Zukunft nicht mehr leisten sollten.

Die neuen Herausforderungen und Krisen, die sich auf die Rahmenbedingungen unserer Projekte auswirken, lassen sich mithilfe von Improvisation deutlich besser meistern. Verabschieden Sie sich bitte schnell von dem Gedanken, dass Improvisation gleichzusetzen ist mit Inkompetenz. Tatsächlich ist das Gegenteil der Fall: Nur wer seinen Job sicher und souverän beherrscht, schnell und flexibel ist und genau so Entscheidungen trifft, der kann auch improvisieren!

Business-Improvisation: das Handwerk gekonnt einsetzen

Den bewussten Einsatz der Improvisation kennen wir aus der Kunst, der Musik oder von der Theaterbühne. Bei der Improvisation wird völlig selbstverständlich aus einem begrenzten, vorgegebenen Material etwas Neues geschaffen. Die besten Ergebnisse entstehen dabei oft im kreativen Zusammenspiel mit anderen Akteur:innen, Einflüssen oder auch aus einem erzwungenen Mangel heraus.

Diese Grundsätze lassen sich auf den Arbeitsalltag im Projektmanagement übertragen. Hier wie da sind die Voraussetzungen für eine gelungene Improvisation: Offenheit, Reaktionsvermögen, Einfühlungsvermögen, Mut zum Scheitern und vor allem das Beherrschen des eigenen "Handwerks", in dem improvisiert wird.

Ich bin heute geschäftsführende Gesellschafterin einer Agentur für Events und Weiterbildungen. Da war es ein großer Vorteil, dass ich bereits vor fast 20 Jahren meine ersten Improvisationstheater-Kurse belegt habe und somit das Handwerk sicher beherrsche. Mein Geschäftspartner hat sogar noch eine längere Erfahrung im Bereich der Improvisation. Als 2020 der erste Lockdown kam, sprangen bei uns sofort die Reflexe an, die wir im Improtheater erlernt hatten: Anstatt in Schockstarre zu verharren, nahmen wir die Situation bedingungslos an. Während unzählige Eventagenturen in dieser Zeit insolvent gingen, waren wir innerhalb weniger Tage komplett auf digitale und hybride Events eingestellt und sind damit gut durch die Krise gekommen.

Die 3 Grundregeln der Improvisation