Einer der wichtigsten Zeiträume im Lebenszyklus eines Teams sind die ersten zwei bis vier Wochen. Hier etablieren Teammitglieder Erwartungen, Beziehungen und Strukturen, die das Team und seine Leistung auf Monate oder sogar Jahre hin prägen können. Ein Team, welches früh ein gemeinsames Verständnis seiner Aufgabe, seiner Zusammenarbeit und seines Kontexts erreicht, legt damit ein wichtiges Fundament für späteren Erfolg. Umgekehrt können sich die ungelösten Schwierigkeiten der ersten Wochen über die Zeit zu ernsthaften Problemen für das Team entwickeln.

Im Kontrast zu dieser recht offensichtlichen Erkenntnis wird dieses gemeinsame Verständnis im Arbeitsalltag vieler Projekte oft dem Zufall überlassen. Es gibt ein weitverbreitetes Missverständnis, dass das Gelingen eines Teams vor allem von den Kompetenzprofilen und der zwischenmenschlichen Chemie der Teammitglieder abhängt – also von Faktoren, auf die sich nur wenig Einfluss nehmen lässt. Diese sind aber für die Entwicklung und den Erfolg der meisten Teams zweitrangig. Eine wesentliche Stärke von Teams ist, dass in ihnen Menschen erfolgreich mit Motivation und Spaß zusammenarbeiten können, die im Privatleben niemals zusammenfinden würden. Im Gegenteil, die Unterschiedlichkeit der Teammitglieder ist für das gemeinsame Vorhaben ein klarer Vorteil, da sie differenziertere Wahrnehmungen und kreativere Lösungen ermöglicht. Gleich und gleich mag sich gern gesellen, aber in vielen Teams sind es eher die Gegensätze, die das Vorhaben voranbringen – wenn sich die daraus folgenden Differenzen konstruktiv auflösen lassen.

Wenn Teammitglieder zum ersten Mal mit der Zusammenarbeit beginnen, haben sie noch kein gemeinsames Verständnis von Aufgabe, Zusammenarbeit und Kontext, sondern nur individuelle, meist unausgesprochene Erwartungen an die anderen. Für eine produktive Zusammenarbeit müssen diese wechselseitigen Erwartungen nun miteinander abgeglichen und in Form von gemeinsamen Vereinbarungen festgehalten werden. In vielen Teams findet dieser Prozess einfach im Alltag statt, über Versuch und Irrtum und mit hohem Konfliktpotenzial.

Eine bessere Möglichkeit ist eine gemeinsame Kick-off-Veranstaltung zum Start des Projekts. In meiner Arbeit als Teamcoach und Organisationsberater hat sich dabei vor allem ein Format bewährt: der sogenannte Chartering-Workshop, um dessen Vorbereitung und Durchführung es in diesem Beitrag geht (Larsen/Nies, 2016).

Der Chartering-Workshop

Sofern das Team eine:n Scrum Master:in und/oder Product Owner:in hat, wird die Vorbereitung und Moderation des Workshops in der Regel diesen Rollen zufallen – in klassischen Projekt-Set-ups ist dies normalerweise Aufgabe der Projektleitung. Für selbstorganisierte Teams, die keine dieser Führungsrollen nutzen, ist es aber auch ohne Weiteres möglich, dass einzelne Teammitglieder oder ein ausgewählter Teil des Teams den Workshop organisieren. Etwas Vorerfahrung in Workshopdesign und -moderation ist in jedem Fall wichtig, um den Termin für alle Beteiligten wertvoll zu gestalten. Bei Bedarf können Sie auch einen externen Coach hinzuziehen.

Die wesentliche Aktivität eines Chartering-Workshops besteht darin, eine Team-Charta zu erstellen – also ein Übersichtsdokument, in dem Sie wichtige Erwartungen, Vereinbarungen und Spielregeln des Teams sowie das gemeinsame Verständnis von Aufgaben und Rahmenbedingungen festhalten.

Auch wenn das sichtbare Ergebnis eines solchen Workshops im Wesentlichen aus einem Dokument besteht, ist das Dokument selbst Mittel, nicht Ziel des Workshops. Das Ziel eines Chartering-Workshops ist es, über die Verschriftlichung ein gemeinsames Verständnis zu erarbeiten, und nicht andersherum. Der Prozess lässt sich nicht dadurch abkürzen, dass eine Team- oder Projektleitung schon im Vorfeld die Charta definiert und diese im Kick-off dann nur noch kurz besprochen wird. Eine solche Vorgehens-weise lässt die Erwartungen und Vorstellungen der anderen Teammitglieder unberücksichtigt und verschiebt die Verantwortung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit auf die Leitungsrolle.

Rahmenbedingungen eines Chartering-Workshops