Schon seit Jahren verändert sich die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Arbeitsprozesse organisieren. Das hat einen guten Grund: Die neuen Herausforderungen lassen sich nicht mehr mit den alten Herangehensweisen bewältigen. Wer den Wandel schaffen will, braucht eine neue Form der Zusammenarbeit. Anders sind Mammutaufgaben wie die digitale Transformation, eine Neuausrichtung der Geschäftsmodelle oder ein Mehr an Innovation kaum zu schaffen. Bei derlei Großvorhaben wie auch bei weniger umfassenden Themen setzen Unternehmen auf abteilungsübergreifende Teams und entsprechende Projekte. Selbst in Organisationen, in denen Projektarbeit früher die Ausnahme war, ist diese inzwischen gängige Praxis.

Nicht mal 40 Prozent aller Projekte sind erfolgreich

Allerdings zeigt sich im Unternehmensalltag immer wieder, dass viele Initiativen und Projekte weit weniger Durchschlagskraft haben als erwartet. Dass dies keine Ausnahmen ist, belegt eine Studie des US-Forschungsunternehmens The Standish Group (Portman, 2020): Über 60 Prozent aller Projekte weltweit bleiben demnach hinter den gesteckten Zielen zurück. Das deckt sich auch mit unseren Erfahrungen.

Die Gründe für das Scheitern von Projekten

Was aber unterscheidet erfolgreiche von weniger erfolgreichen Projekten? Das wollten wir, das Düsseldorfer Consultingunternehmen Ziel-Werkstatt, wissen und initiierten deshalb im Sommer 2021 eine Umfrage (Ziel-Werkstatt, 2021). Insgesamt nahmen 150 Personen teil, welche in Projekten Entscheidungen treffen, beratend tätig sind oder diese leiten.

Sie bestätigen, dass die Erfolgsrate bei Projekten durchwachsen ist: Fast alle Befragten hatten schon mindestens einmal erlebt, dass Projekte, die sie initiiert, geleitet oder an denen sie mitgearbeitet hatten, gescheitert waren. Entweder, weil sie nicht rechtzeitig beendet wurden, kaum brauchbare Resultate erzielten oder deutlich mehr kosteten als ursprünglich geplant. Die Gründe dafür sind sehr unterschiedlich. Bei der Auswertung der Umfrage kristallisierten sich jedoch fünf Gründe als die Hauptursachen heraus. In der Reihenfolge der häufigsten Nennungen sind dies:

1. Keine hinreichend klare und eindeutige Zieldefinition
2. Mangelndes Commitment des Managements
3. Unterschätzte Wechselwirkungen mit anderen Themenfeldern
4. Zu knapp bemessene personelle Ressourcen
5. Fehlende Projektkommunikation mit der Organisation

Wie sich die Probleme lösen lassen

Grund 1: Keine hinreichend klare und eindeutige Zieldefinition

Ohne eine eindeutige Festlegung der Projektziele befindet sich das Projektteam nur allzu schnell auf einer Irrfahrt. Die Umfrageergebnisse zeigen jedoch: Was in der Theorie auf den ersten Blick als selbstverständlich erscheint, ist in der Praxis offenbar eine große Herausforderung.

Welche Veränderung soll das Projekt erreichen?

Wichtig ist vor allem die Antwort auf die Frage, welche Veränderung im Unternehmen konkret erreicht werden soll, wenn das Projekt erfolgreich abgeschlossen ist. Wird z.B. die Einführung einer Software als Ziel für ein Projekt genannt, ist das zu kurz gedacht. Entscheidend ist, was sich durch die Einführung der Software ändern soll – denn das ist das eigentliche Ziel des Vorhabens. Drängen Sie als Projektleitung darauf, dass die Ziele bereits vor dem Startschuss möglichst klar formuliert sind.

Wer Erfolg messen will, muss sich zudem vorab Gedanken dazu machen, nach welchen Kriterien ein Projektergebnis beurteilt werden soll (z.B. Durchlaufzeiten verkürzt, Ausfallzeiten verringert, Umsatz erhöht, Kosten gesenkt oder gesetzliche Auflagen effektiver erfüllt).

Priorisierung bei mehreren Zielen

Oft geht es nicht nur um ein einziges Ziel. Hier müssen Sie mit den Sponsoren für eine Priorisierung der entsprechenden Ziele sorgen, damit es nicht zu Missverständnissen und Konflikten kommt. Dabei kann es hilfreich sein, zwischen Muss- und Kann-Zielen zu unterscheiden. Stellt sich im Zuge dieser Überlegungen heraus, dass sich bestimmte Ziele widersprechen, sollten Sie bereits vor dem Start des Projekts klären, wo die Prioritäten liegen.

Die erweiterte Stakeholderanalyse

Eine sinnvolle Hierarchie der Ziele herauszuarbeiten ist nicht immer ganz einfach. Wichtig hierbei ist, das Projekt nicht isoliert zu betrachten, sondern die gesamte Organisation im Blick zu behalten.