Wie viele E-Mails haben Sie heute schon verschickt? Mehr als zehn? Die E-Mail ist nach wie vor eines der wichtigsten Kommunikationsmittel im Job – ungeachtet moderner Kommunikationstools wie Slack oder Microsoft Teams.

Eine kurze E-Mail zu verfassen, die die wichtigsten Infos zum aktuellen Projektstatus für den Kunden zusammenfasst oder eine exakte Aufgabenbeschreibung für ein Arbeitspaket enthält, entpuppt sich dabei oft als Zeitfresser.

"Schnell 'ne Mail schreiben" – oft ein Zeitfresser

Leicht verwendet man viel Zeit darauf, den richtigen Ton zu treffen oder bastelt ewig am Satzbau. Wer sich diese Mühe spart, kommt nicht zwangsläufig schneller zum gewünschten Ergebnis: Formuliert der Verfasser aus Zeitmangel nur ein paar Stichworte, bleibt die Mail für den Empfänger oft unverständlich, so dass zeitaufwendige Nachfragen erforderlich sind oder sich Teammitglieder aufgrund des kurzen Stils wenig wertgeschätzt fühlen.

In diesem Tipp zeige ich, wie Sie mit einem einfachen Schema auch komplexe Sachverhalte in E-Mails prägnant beschreiben und dem Empfänger verständlich vermitteln. Dazu stelle ich Ihnen zwei journalistische Werkzeuge vor: Die Nachricht und den Küchenzuruf.

Die Kommunikation variiert natürlich von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Geschäftspartner zu Geschäftspartner. Schätzen Sie deshalb für sich selbst ein, wie Sie die vorgestellten Methoden anwenden. Aus meiner Sicht eignen sie sich besonders gut, wenn Sie gegenüber Vorgesetzten, externen Geschäftspartnern oder mehreren Empfängern ein Thema rein sachlich darstellen möchten, z.B. die Ergebnisse der letzten Besprechung kurz zusammenfassen oder den aktuellen Projektstatus mitteilen.

E-Mails wie eine Nachricht verfassen

Um eine E-Mail gut zu strukturieren, lohnt sich der Blick auf das journalistische Format "Nachricht". Eine Nachricht behandelt einen Sachverhalt wertungsfrei in kurzer Form, in Tageszeitungen üblicherweise in drei bis vier Absätzen. Der Text einer Nachricht soll informativ, leicht verständlich und einprägsam sein, deshalb verzichtet eine Nachricht auf Kommentare oder Ausschweifungen. Das Schreiben von Nachrichten folgt immer dem gleichen Prinzip: Das Wichtigste zuerst.