Das Kick Off-Meeting ist der Startschuss für ein Projekt. Hier werden die Weichen gestellt, die für die weitere Arbeit und vor allem für die Hürden des Anfangs entscheidend sind. Bei diesem wichtigen Zusammentreffen gibt es für Projektleiter einiges zu beachten.

Vorbeugung ist alles

Versuchen Sie, schon in der Anfangsphase die besten Voraussetzungen für einen glatten Projektablauf zu schaffen. Denken Sie schon beim Kick Off an menschliche und sachliche Komponenten.

Ein homogenes Team

Ziele des Kick Off sind, dass

• die Teammitglieder sich kennenlernen
• der Projektleiter das Team kennenlernt und ein "Feeling" für die einzelnen Persönlichkeiten bekommt
• das Team Gelegenheit erhält, den Projektleiter in seiner Rolle als "Leader" anzuerkennen
• die Beteiligten ein gutes Klima für die Teamarbeit schaffen

Wegen dieser Ziele ist es besser, das Kick Off nicht nur als rein sachliche Informationsveranstaltung abzuhalten. Planen Sie Zeit für ausführliche Diskussionen ein. Lassen Sie die Mitarbeiter sich auch persönlich näher kommen.

Tipp: Durch Gruppenarbeiten und Kreativitätstechniken können Sie die Teammitglieder aktivieren und den Austausch untereinander fördern. Das Kick Off muss nicht immer in der Firma stattfinden. Oft schafft eine freundliche Atmosphäre außerhalb des Firmengebäudes, wie die Einladung zum Essen, bessere Startbedingung, als eine professionell vorbereitete und durchgeführte Besprechung im Konferenzzimmer.

Treffen Sie sich doch einfach vor dem eigentlichen Kick Off-Meeting in einem gemütlichen Lokal zum Essen. Dort können sich die Teammitglieder in entspannter und lockerer Atmosphäre kennenlernen.

Klarheit schaffen

Versuchen Sie sicherzustellen, dass

• jeder Beteiligte das Projekt als Ganzes verstanden hat
• jedem klar ist, welchen Nutzen der Auftraggeber vom Projektergebnis erwartet
• das Projektteam verstanden hat, wie sich das zu entwickelnde Produkt, zum Beispiel Software, für die zukünftigen Benutzer auswirken wird und was diese erwarten
• alle genau verstanden haben, an welchen Kriterien am Ende der Erfolg des Projektes gemessen wird. Beschreiben Sie die Ziele: Vereinbarte Qualität und Quantität, Abgabetermin und Budget.
• jeder das geplante Vorgehen mit Zwischenterminen, Meilensteinen und Zwischenabnahmen kennt und bejaht

Wegen des letztgenannten Ziels ist das Kick Off auch eine Informationsveranstaltung. Projektleiter sollten Ihre Mitarbeiter unmissverständlich über die Details aufklären, die mit dem Auftraggeber vereinbart wurden. Es ist ihre Aufgabe zu vermeiden, dass sich im Projekt einzelne Entwickler vom Vereinbarten entfernen und voller Stolz Funktionen produzieren, die über das vertraglich Vereinbarte hinausgehen. Solche Alleingänge sprengen meist den Zeit- und Kostenrahmen und sorgen für Ärger mit dem Kunden.

Sachliche Atmosphäre

Achten Sie darauf, dass das Kick Off bei aller Offenheit und teamfreundlichen Lockerheit immer auch seine sachliche Arbeitsatmosphäre behält, bis die Ziele des Meetings erreicht sind. Vielleicht müssen Sie an bestimmten Stellen ihre Autorität herauskehren und Ihren Mitarbeitern klar machen, dass bestimmte Vereinbarungen nicht mehr zur Diskussion stehen. Wer mit den Abmachungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer nicht leben kann, sollte besser nicht am Projekt mitarbeiten. Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt (potenzielle) Streitpunkte endgültig klären, erspart Ihnen das Diskussionen und mühsame Überzeugungsarbeit in späteren Projektmeetings.

Verantwortungsbereiche

Jeder Projektmitarbeiter muss die eigene Rolle und die der Kollegen kennen. Beim Kick Off werden Aufgaben und Verantwortungen individuell zugeordnet. Außerdem definiert die Projektleitung Teilprojekte und besetzt sie personell. Wenn möglich, sollte jeder Mitarbeiter eine Aufgabe erhalten, die ihm liegt und Spaß macht. Wer den Job bekommt, den er am liebsten haben möchte, arbeitet motivierter als jemand, der nehmen muss, was gegeben wird.