Es ist leider üblich geworden, dass Projekte nicht die gewünschten Ergebnisse erreichen, ihre Budgets sprengen und/oder Termine nicht halten. Denkt man an berühmte Problemfälle, wie den neuen Berliner Flughafen, die Elbphilharmonie oder Stuttgart 21, ist es kein Wunder, dass in vielen Unternehmen etliche hochkompetente Leistungsträger schon allein beim Gedanken daran zittern, jemals ein Projekt leiten zu müssen: "Garantierter Karriere-Killer!", sagt ein junger Ingenieur. "Schleudersitz!", meint eine Key-Account-Managerin. In der öffentlichen Meinung gilt inzwischen die Gleichung: Projekt = Katastrophe. Und nicht nur da. Auch im Projekt-Coaching machen Leiter und Teams keinen Hehl aus ihrem Frust.

Totale Überraschung

Ein Projektleiter klagt zum Beispiel: "Wenn das Projekt so weiterläuft, bin ich am Ende meinen Job los!" Eine Projektmanagerin sagt: "Hätte ich gewusst, wie zäh das läuft – ich hätte das nie übernommen!" Wenn die versammelten Projektleiter und Teammitglieder dann so richtig im "Negaholismus" aus Zweifel und Sorge waten, erzähle ich gerne von etwas, das in der öffentlichen Diskussion so gut wie verschwunden ist: Erfolgreiche Projekte. Kein Witz! Die gibt es wirklich.

Keine Supermänner

Erst neulich zum Beispiel: Neue Produktionsstätte, drei Jahre Projektlaufzeit, 50 Mio. Euro Budget – und feiert ein halbes Jahr früher Richtfest als geplant. Weil das Projekt so gut lief. Oder: 27 Monate Laufzeit, Entwicklung einer neuen Maschine, 26 Mio. Budget – und wird exakt in der geplanten Kalenderwoche fertig – und dem Lenkungsausschuss vorgestellt, der das trocken kommentiert mit: "Auf den Punkt gelandet. Wie üblich." Der Clou ist: In diesem Unternehmen ist das tatsächlich so üblich.

"Ja, klar!", winken an dieser Stelle die Skeptiker ab: "Wenn man wochenlange Puffer einbaut, im Geld schwimmt, das eigene Unternehmen jährlich zweistellig wächst, wenn man die teuersten PM-Tools hat, lauter Supermänner und Wonder Women im Projektteam sind und man selbst aufs Kopierpapier noch massig Sicherheitszuschläge draufpackt – dann ist das ja keine Kunst!" Aber darüber reden wir hier nicht.

Ganz normale Projekte – aber erfolgreich

Wir reden über ganz "normale" Projekte, die unter dem üblichen Druck mit dem üblichen sparsamen Budget, den üblichen Teammitgliedern, den üblichen Tools und Ressourcen und der üblichen Unternehmenspolitik ('Zickzack', 'Hü-Hott') trotzdem sehr gut abschneiden, erfolgreich sind, punktlanden oder sogar übererfüllen. Wenn ich das den gefrusteten Leitern, Lenkungsausschüssen und Teams erzähle, sagen die oft: "Kann ich nicht glauben!" Tut mir leid, aber mit Glauben hat das nichts zu tun. Womit dann?

Des Pudels Kern

Betrachten wir unser Ausgangsbeispiel: Neue Produktionsstätte, drei Jahre Projektlaufzeit, 50 Mio. Budget. Am Anfang sah es auch für dieses Projekt so aus "wie üblich". Selbst der Auftraggeber meinte: "Das haut wieder nicht hin!", weshalb er bei mir anrief. Ich sah mir die Sache an und führte unter anderen – worauf tippen Sie? – wir führten unter anderem ein Frühwarnsystem ein.

Wenn sich früher eine Abweichung abzeichnete, machten die meisten Arbeitspaketinhaber was? Sie schwiegen verschämt, betrieben "Overreporting", redeten schön oder erschienen gleich gar nicht zur Sitzung. Weil sie genau wussten: Wenn ich den Mund aufmache, kriege ich eine auf den Deckel! Stundenlange Schuldzuweisungen waren die Regel. Und die Schotten gingen runter. Sobald Abteilung X merkte, dass es ein Problem in Abteilung Y gab, wurde die Losung ausgegeben: "Die sollen die Suppe gefälligst selbst auslöffeln, die sie sich da eingebrockt haben! Wir haben damit nichts zu tun." Als Konsequenz regierte Misstrauen das Unternehmen.

Misstrauen und einer gegen alle

Entweder hieß es dann: "Abteilung Y gegen den Rest der Welt!" Oder es hieß: "Der Projektleiter gegen den Rest der Welt!", weil dieser oft als einziger nach einer Lösung suchte. Alle anderen verweigerten sich, weil sie ja nicht Schuld haben wollten und überhaupt viel zu sehr mit Fingerpointing beschäftigt waren. Als wir das Frühwarnsystem einführten, machte der Projektleiter Schluss damit – und lebte die neue Lösungskultur vor.

Sobald wieder einer im Team mit dem Finger zeigen wollte, sagte der Projektleiter: "Tut mir leid, darum geht es heute nicht. Es geht darum: Wie finden wir eine Lösung?" Und während alle warteten, dass der Sündenbock oder der Projektleiter einen Geistesblitz hatten, sagte er: "Tut mir leid, auch darum geht es nicht. Es geht darum: Wie finden wir gemeinsam eine Lösung?"

Nach der dritten, vierten Wiederholung dieser simplen Moderation begannen die Teammitglieder umzuschwenken. Sie schwenkten in der Folgezeit total um, wenn sie feststellten: "So kommen wir viel schneller weiter! Und es macht keinen Stress! Spaß haben wir auch dabei!" Sie waren dann vollends überzeugt, als der erste Meilenstein entgegen aller Erwartungen gehalten wurde.

Natürlich lebte nicht nur der Projektleiter vor, sondern auch der Lenkungsausschuss. Auch er untersagte jegliche Schuld-Safari und betonte immer wieder: "Leute, wir suchen gemeinsam nach einer Lösung!" Natürlich wurden auch alle anderen PM-Tools ordnungsgemäß eingesetzt. Doch den Ausschlag gaben das Frühwarnsystem und die daraus entstehende Vertrauenskultur.

Frühwarnsystem und Vertrauenskultur

Sobald sich eine Verzögerung abzeichnete, warteten die einzelnen Arbeitspaketinhaber nicht schamhaft, bis es zu spät war, sondern meldeten sich sofort, weil sie darauf vertrauen konnten: "Die hauen mich nicht in die Pfanne! Wir finden gemeinsam eine Lösung!" Keine Schuldzuweisungen fielen, nichts wurde untern Teppich gekehrt. Deshalb konnten immer rechtzeitig Lösungen gefunden werden – um Wochen schneller als früher, wo Verspätungen bis auf den letzten Drücker verschwiegen und schöngeredet wurden.

Früher kämpften alle gegen alle, da jeder mal eine Abweichung hatte. Heute kämpfen alle gemeinsam für die gute Sache, was ein Teammitglied zu der Aussage bewog: "So sieht also ein Team aus. Hatten wir noch nie. Und weniger stressig ist es auch." Vom überragenden Erfolg einmal ganz abgesehen.

Deshalb werden Frühwarnsystem und Vertrauenskultur gerade auf sämtliche Projekte des Unternehmens ausgerollt. Nicht per Push, sondern per Pull: Weil alle anderen Projektteams das jetzt auch wollen. Viele sagen: "Wir haben die Streiterei und die Schönrederei satt." Eine Projektleiterin meint: "Anstatt stundenlang Schuldzuweisungen zu machen, gehen wir jetzt sofort in die Lösungssuche. Und wir finden immer eine Lösung. Früher nicht. Weil wir nicht gemeinsam suchten, sondern Schuld zuwiesen."

Eine einfache Lektion

Frühwarnsystem und Vertrauenskultur sind zwei einfache Faktoren. Jeder kennt sie. Überall sind sie zu lesen. Selten in der Praxis zu finden. Aber wenn sie gelebt werden, dann klappt das auch mit dem Projektmanagement und das Projektwunder geschieht: Projekte erreichen ihre Ziele in time, in budget, in target.