Der Projektverantwortliche soll stets in der Lage sein, den aktuellen Stand des Projekts für alle Verantwortlichen (Auftraggeber, Stakeholder, Projektmitarbeiter) zu präsentieren, Abweichungen festzustellen und ggf. Korrekturmaßnahmen vorzuschlagen und umzusetzen. Microsoft-Project bietet mit der Definition von Budgetressourcen die Möglichkeit, Kosten -und Arbeitsbudgets zu definieren und mit den aktuellen Werten zu vergleichen.

Die Umsetzung über den Weg der Budgetressourcen ist allerdings aufwendig (siehe Projekt Magazin: "Reisekosten in Microsoft Project bequem planen und steuern"). Dieser Tipp beschreibt einen einfacheren Weg, der selbstdefinierte Felder, Formeln und Ampeldarstellungen verwendet, um den Budgetverbrauch zu kontrollieren (Bild 1).

Bild 1: Legen Sie mit Hilfe benutzerdefinierter Felder ein Budget fest und behalten Sie per Ampelsymbol den Verbrauch im Blick.

Grundsätzlich soll man sich diese Budgetverfolgung auf Projektebene anzeigen lassen. Dafür muss zunächst der Projektsammelvorgang eingeblendet werden. Aktivieren Sie dazu im Reiter Format unter Einblenden/Ausblenden die Checkbox Projektsammelvorgang (Bild 2). Der Sammelvorgang wird immer als erster Vorgang im Projekt angezeigt und lässt sich nicht verschieben!

Bild 2: Blenden Sie zunächst den Projektsammelvorgang ein, damit Project den Budgetverbrauch auf Projektebene anzeigt.
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Kostenbudget per Ampeldarstellung kontrollieren

Fügen Sie für die Ampeldarstellung zunächst folgende benutzerdefinierte Spalten ein:

• Budget f. Kosten in €: Fügen Sie eine neue Kostenspalte ein, indem Sie mit der rechten Maustaste in den Spaltenkopf klicken und aus dem Kontextmenü Spalte einfügen / Kosten 1 wählen. Benennen Sie anschließend die Spalte in "Budget f. Kosten in €" um (Rechter Mausklick in den Spaltenkopf, Befehl: Benutzerdefinierte Felder / Umbenennen).
  In diese Spalte können Sie später den festgelegten Budgetwert für das Projekt eintragen. Dieser kann auch mit Hilfe einer dynamischen Verknüpfung aus Excel erstellt werden.
• Verbr. Budget in %: Fügen Sie eine weitere Spalte vom Datentyp "Zahl" ein (Spalte einfügen / Zahl1) und benennen Sie diese um (Benutzerdefinierte Felder / Umbenennen). Lassen Sie das Dialogfenster noch geöffnet und wählen Sie im Bereich "Benutzerdefinierte Eigenschaften" die Option Formel. Geben Sie dort folgende Formel ein (Bild 3):
  IIf([Budget f. Kosten in €] >0;[Kosten]*100/[Budget f. Kosten in €];0)
  Die Formel berechnet das verbrauchte Kostenbudget in Prozent auf Grundlage der aktuellen Kosten. Mit der IIF Abfrage stellen Sie sicher, dass die Berechnung nur bei einem eingetragenen Zahlenwert erfolgt. So vermeiden Sie, dass Project einen Fehlerhinweis ausgibt, falls kein Wert eingetragen ist.

Bild 3: Mit Hilfe der Formel berechnet Project, wieviel Prozent des festgelegten Kostenbudgets bereits aufgebraucht sind.

• Abw. Ampel Budget: Die dritte neu eingefügte Spalte (Spalte einfügen / Zahl 2) soll abhängig vom berechneten Wert in "verbr. Budget Kosten" entweder eine grüne oder eine rote Ampel anzeigen, je nachdem, ob das verbrauchte Budget kleiner gleich bzw. größer als 100% ist. Geben Sie nach dem Umbenennen die gleiche Formel wie in der vorigen Spalte ein (Benutzerdefinierte Felder / Formel), wählen Sie diesmal jedoch im Bereich "Anzuzeigende Werte" die Funktion Grafische Symbole aus (Bild 4).
  Achten Sie darauf, dass Sie auch im Bereich "Berechnung von Sammelvorgangs- und Gruppenkopfzeilen" die Funktion Formel verwenden markieren und bei den grafischen Symbolen die Option Projektsammelvorgang sowie die darunterliegende Auswahl Projektsammelvorgang übernimmt … anklicken (Bild 4).

Bild 4: Zur Ampeldarstellung wählen Sie im Bereich "Anzuzeigende Werte" die Funktion Grafische Symbole aus. (Im Bild wurden Smileys statt roter und grüner Ampeln verwendet, damit die Symbole gut zu unterscheiden sind.)
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Ampel für das Arbeitsbudget einfügen

Um den Verbrauch des Arbeitsbudgets im Blick zu behalten, fügen Sie drei weitere Zahlenspalten ein (Spalte einfügen / Zahl 3 … Zahl 5) und benennen Sie diese wie folgt:

• Budget f. Arbeit in Std.: Hier können Sie das festgelegte Arbeitsbudget für das Projekt eintragen. Sie können dieses auch mit Hilfe einer dynamischen Verknüpfung aus Excel erstellen.
• Verbr. Arbeit in %: Ähnlich wie beim Vergleich des Kostenbudgets wird auch hier eine Formel zur Berechnung des erreichten Prozentwerts eingetragen (Bild 5):
  IIf([Budget f. Arbeit in Std.]>0;[Arbeit]*100/[Budget f. Arbeit in Std.]/60;0).

Bild 5: Verwenden Sie die Formel, um den prozentualen Verbrauch des Arbeitsbudgets zu ermitteln.

• Abw. Ampel Arbeit: Verwenden Sie die gleiche Formel wie in der vorigen Spalte, um die Abweichung als Ampelfunktion darzustellen. Gehen Sie dabei vor, wie weiter vorne für die Spalte "Abw. Ampel Budget" beschrieben und achten Sie wieder darauf, die Optionen Projektsammelvorgang und Projektsammelvorgang übernimmt … anzuklicken.