Wenn man über Jahre mit teils erfahrenen, teils unerfahrenen, aber immer neugierigen und motivierten Mitmenschen die Kunst des Projektmanagements diskutiert, dann werden immer wieder dieselben Fragen aufgeworfen. Viele davon beziehen sich nicht direkt auf Prozesse, Methoden und Tools, sind aber von grundsätzlicher Bedeutung. Oft wird die Sinnfrage gestellt ("Warum …?"). Und hier findet die Evolution vom Amateur zum Profi statt.

Denn ein begabter Amateur im Projektmanagement tut oft (nicht immer) intuitiv das richtige, kann es aber nicht begründen. Ein guter Profi tut (hoffentlich fast immer) das richtige; er tut es aber wohlüberlegt und kann sein Handeln begründen. Und wenn er sehr gut ist, dann achtet er auch noch auf die Effizienz seines Handelns, denn wenn man zu viel des Guten tut, dann ist es auch nicht mehr gut.

Hier ist die nächste Frage, die mir immer wieder gestellt wird, und meine Antwort darauf. Haben Sie Anmerkungen, Ergänzungen oder Kritik, freue ich mich auf eine Diskussion. Und wenn Sie selber eine Frage einbringen möchten, dann greife ich sie gern auf, selbstverständlich mit Nennung der Quelle, falls gewünscht oder erlaubt.

Q: Unsere Projekte sind nur mittelgroß. PM-Software ist teuer, unsere Leute beherrschen sie nicht, und sie wollen nicht schon wieder etwas Neues. Tut’s nicht auch Excel? Das kennen alle.

A: 1) Eine Kernaufgabe im Projektmanagement ist die Terminplanung. Excel ist ein großartiges Programm, aber in diesem Fall „Dilettantismus auf hohem Niveau“. Möglicherweise müssen Sie ihren Plan jeden Tag ändern; bei einem Profi-Werkzeug geben sie eine Zahl ein und drücken RETURN, und das war‘s. Bei Excel war’s das i. d. R. nicht. Im Urlaub ist ein Schweizer Taschenmesser ein wunderbares Werkzeug für alles Mögliche, aber wenn Sie einen Baum fällen wollen, nehmen Sie besser eine Säge. Unsere Sägen heißen MS-Project, Primavera undundund. Es gibt sehr viele Sägen, jede mit eigenen Stärken und Schwächen

2) Wenn alle Excel kennen, dann wird es über kurz oder lang lauter Insellösungen geben.

3) Einen Profi erkennt man u. a. daran, dass er Profi-Werkzeug verwendet. Wollen Sie als PM-Profi respektiert werden, degradieren Sie sich nicht selber durch die Verwendung von Amateur-Werkzeugen.

4) Ein Teammitglied sagt zum Projektmanager: „Ich kenne Excel; aber Ihr Tool kenne ich nicht!“ Der innere Schweinehund des Projektmanagers, ein ausgewiesener Zyniker, möchte antworten: ,Wissen Sie, es reicht ja auch, wenn in jeder Abteilung Einer lesen kann; er kann den Kollegen ja sagen, was er gelesen hat!‘ – Aber laut sagt der Projektmanager: „Als Teammitglied müssen Sie diesen Plan ja nicht bearbeiten. Das ist ja mein Job. Sie müssen ihn nur lesen können. Die Einarbeitungszeit dafür ist max. 1 Stunde; dann verstehen Sie alles.“