Wenn man über Jahre mit teils erfahrenen, teils unerfahrenen, aber immer neugierigen und motivierten Mitmenschen die Kunst des Projektmanagements diskutiert, dann werden immer wieder dieselben Fragen aufgeworfen. Viele davon beziehen sich nicht direkt auf Prozesse, Methoden und Tools, sind aber von grundsätzlicher Bedeutung. Oft wird die Sinnfrage gestellt ("Warum …?"). Und hier findet die Evolution vom Amateur zum Profi statt.

Denn ein begabter Amateur im Projektmanagement tut oft (nicht immer) intuitiv das richtige, kann es aber nicht begründen. Ein guter Profi tut (hoffentlich fast immer) das richtige; er tut es aber wohlüberlegt und kann sein Handeln begründen. Und wenn er sehr gut ist, dann achtet er auch noch auf die Effizienz seines Handelns, denn wenn man zu viel des Guten tut, dann ist es auch nicht mehr gut.

Ich habe eine Liste von Fragen begonnen, die ich hier sukzessive vorstellen möchte, samt den Antworten, die ich darauf gerne gebe. Heute beginne ich die Reihe mit einer wichtigen Frage, die mir immer wieder gestellt wird.

Haben Sie Anmerkungen, Ergänzungen oder Kritik, freue ich mich auf eine Diskussion. Und wenn Sie selber eine Frage einbringen möchten, dann greife ich sie gern auf, selbstverständlich mit Nennung der Quelle, falls gewünscht oder erlaubt. – Jetzt geht’s los.

Q: Sie reden so viel von Planung. Mein Chef sagt aber immer, wir sollen endlich loslegen. Wie viel Aufwand muss ich in die Planung stecken?

A: Planen Sie alles, was knapp ist – ob das nun Zeit, Geld, Sachkenntnis, Ressourcen, Information, Unterstützung, Akzeptanz ist. Was reichlich vorhanden ist, müssen Sie nicht planen. Da legen Sie dann einfach los. Je knapper das Gut ist, desto sorgfältiger sollten Sie planen. Wenn etwas so knapp ist, dass die Aufgabe unlösbar erscheint, dann machen Sie die bestmögliche Planung. Planen Sie in diesem Fall durchaus optimistisch, aber verteidigen Sie Ihre Pläne gegen gutgemeinte Korrekturen mit Zähnen und Klauen.

Projektmanagement ist kein "Mach’s möglich – Management". Wenn Sie sich von einem Stakeholder nur einmal beweisen lassen müssen, dass Sie nicht optimal geplant haben ("Sehen Sie, da geht noch was!"), dann haben Sie bei ihm verspielt für den Rest Ihres Berufslebens ("Seine Pläne sind nie optimal …").

Add. Q: Ich kann doch nicht für jede verrückte Anforderung einen sauberen Plan machen!

Add. A: Der saubere Plan beweist die Verrücktheit, nennt sie aber nicht so. Sie schaffen sich 3 Tage überflüssige Arbeit, sparen sich aber 3 Monate Ärger mit etwas, das sich am Ende ohnehin als unmöglich herausstellt.