Zeitliche Engpässe, Kundenkritik, Teamkonflikte, unvorhergesehene Ereignisse – dass komplexe Projekte reibungslos über die Bühne gehen, ist nur selten der Fall. Üblich sind vielmehr alltägliche Störungen und Widrigkeiten, die im Projektmanagement für reichlich Stress bei den Beteiligten sorgen können. Nun heißt es kühlen Kopf bewahren – denn nur so können Sie die Situation souverän meistern. Doch das ist in der Praxis leichter gesagt als getan. Der Schlüssel für eine erfolgreiche Bewältigung von Unstimmigkeiten im Projekt ist: aktive Gelassenheit. Damit Sie jederzeit der Herr der Lage sind, Sie also über den Stress herrschen und nicht der Stress über Sie, müssen Sie aktiv und methodisch dagegen vorgehen. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei.

Stress ist vor allem Kopfsache

Auf (unvorhergesehene) Hindernisse im Projekt gestresst zu reagieren, ist völlig normal und menschlich. Oder? Fakt ist: Stress ist in Wahrheit kein unabwendbares Schicksal, sondern reine Kopfsache – d.h. seine Ursache liegt zu 100 Prozent im Denken. Es ist also nicht möglich, verärgert zu sein, ohne zuvor etwas gedacht zu haben (vgl. Bild 1). Bereits der Philosoph Epiktet hat festgestellt: "Nicht die Dinge an sich beunruhigen den Menschen, sondern seine Sicht der Dinge." Auch die moderne Stressforschung bestätigt dies. Demnach ist es nicht die Außenwelt, die uns stresst und unglücklich macht; weder der Verkehrsstau noch die ausbleibende Statusmeldung eines Projektbeteiligten oder der nervige Kunde. Vielmehr liegt es an unserem eigenen Umgang mit der Situation und deren Bewertung. Sobald die derzeitige Situation von unserer Vorstellung abweicht, wie etwas sein soll, empfinden wir Stress.

Bild 1: Die drei Phasen bei der Entstehung von Stress.
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Einfach mal den Kopf ausschalten

Nachdem Sie erfahren haben, dass Stress allein aus Ihrem Denken resultiert, können Sie ihm auch leichter den Garaus machen. Der erste Schritt, um Stress mit aktiver Gelassenheit entgegen zu wirken, ist:

Stoppen Sie augenblicklich die negativen Gedanken!

Rufen Sie dazu innerlich Ihren Namen sowie "STOPP" in freundlicher und angenehmer Stimmlage (also beispielsweise "Christian, STOPP") und schlagen Sie gleichzeitig mit Ihrer Hand auf eine imaginäre Tischplatte. Richten Sie sich dabei auf und lächeln Sie. Schon erkennen Sie deutlicher besser, wie und was zu tun ist.

Fühlen Sie sich im Anschluss noch immer nicht ausreichend für die Tücken des Alltags gewappnet, können Sie mit der folgenden Methode Ihre innere Einstellung kontrollieren und anschließend deutlich entspannter an die Aufgaben herangehen.

Beruhigen Sie Ihren Verstand mit "MM" (Meine Minute)

Diese Übung dient dazu, immer wieder neu (optimal sind drei bis fünfmal pro Tag) Kontakt zu seiner eigenen inneren Ruhe aufzunehmen. Der Ablauf ist so einfach wie wirkungsvoll: Stellen Sie den Counter Ihres Smartphones auf eine Minute, schließen Sie die Augen und stellen Sie sich die Frage: "Wie atme ich?". Auf diese Weise lenken Sie Ihren Fokus für eine Minute weg von Ihren Gedanken und hin zu Ihrem Empfinden. Durch Konzentration auf die eigene Körperwahrnehmung werden Sie unmittelbar eine beruhigende Wirkung spüren.

Eigener Einflussbereich vs. fremde Angelegenheiten

Nachdem Sie Ihre Aufmerksamkeit auf sich und Ihren Körper gelenkt haben, finden Sie nun auch die Kraft, die Sie zum Handeln benötigen. Analysieren Sie dafür zunächst die Situation, in der Sie sich befinden. Fragen Sie sich selbst: Kann ich persönlich etwas tun, um die Umstände zu ändern?

Unterliegt die derzeitige Situation Ihrer Kontrolle?

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Angelegenheiten. Ihre eigenen Angelegenheiten sind gleichbedeutend mit Ihrem Einflussbereich: Hier haben Sie die volle Kontrolle. Fremde Angelegenheiten können sich hingegen zwar in Ihrer Interessenszone befinden (insofern sie betroffen sind), entziehen sich aber Ihrer Macht. So liegt etwa eine unbeantwortete Mail bezüglich des aktuellen Projektstatus nicht in Ihrem Einflussbereich – ob es eine pünktliche Rückmeldung des Kollegen oder Kunden gibt, haben Sie nicht in der Hand. Auch einem Stau oder Änderungswünschen des Vorstandsvorsitzenden sind Sie meist ausgeliefert. In solch einer Situation sind Sie selbst machtlos, da es sich in Wahrheit um eine fremde und damit für Sie unbeeinflussbare Angelegenheit handelt. Analysieren Sie jede einzelne Situation, die Sie als stressig empfinden und Sie werden feststellen, dass Sie sich zu 99% im Einflussbereich eines anderen befinden und Sie sich selbst unnötig in die Opferrolle manövriert haben.

Aus der Opferrolle befreien

Stellen Sie sich im Ärger zwei Fragen: In wessen Einflusszone befinde ich mich? Was ist meine konkrete Einflusszone? Überlegen Sie dann, was genau Sie unternehmen können, um die Situation zu Ihren Gunsten zu verbessen. Fällt eine Angelegenheit in Ihre Einflusssphäre, dann engagieren Sie sich mit ganzer Kraft. Bitten Sie z.B. bei pauschaler Kritik an Ihrem Projekt um einen konstruktiven Vorschlag. Wird die Zeit bis zum Projektabschluss äußerst knapp? Setzen Sie einfach andere Prioritäten bzw. verhandeln Sie Terminpläne nach. Fällt die Angelegenheit jedoch in den Einflussbereich eines anderen, fügen Sie sich stattdessen in die Umstände. Stress entsteht nur, wenn Sie sich innerlich gegen diese Tatsachen auflehnen; akzeptieren Sie, dass sie derzeit nichts tun können, dann folgt diesem Gedanken automatisch mehr Gelassenheit.