In den späten 1990er Jahren wurden erstmals Projekte mit einem Internet-basierten Projektraum (auch bekannt als virtueller Projektraum, Planserver, Datenpool, Projektkommunikationssystem, PKMS) bearbeitet. Bei diesen ersten Projekten handelte es sich ausschließlich um Großprojekte, nicht selten aus dem Infrastrukturbereich (Flughäfen, Neubauprojekte der Deutschen Bahn etc.).

In den folgenden Jahren machte die Technik rasche Fortschritte, sodass ich 2006 in einem Artikel zur Zukunft der virtuellen Projekträume schrieb: "Kommunikationsplattformen sind zukünftig nicht nur Großprojekten vorbehalten, sondern werden zunehmend auch bei kleinen und mittleren Projekten zum Beispiel im Wohnungs-, Verwaltungs- und Industriebau eingesetzt."

Diese Aussage war damals richtig und ist es heute noch immer. Trotzdem werden noch viele Bauprojekte ohne Projekträume durchgeführt. Das ist unverständlich, denn die Einrichtung eines virtuellen Projektraums bringt viele Vorteile mit sich und lohnt sich für viele Arten von Bauprojekten.

Ein Projektraum erleichtert während der gesamten Projektlaufzeit die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Beteiligten erheblich, indem er eine synchrone Belieferung der Planungspartner mit neuen Versionen von Dokumenten wie Plänen sicherstellt, einer einheitlichen Sichtweise auf das Projekt und so Reibungsverluste minimiert.

Warum also sind virtuelle Projekträume nicht längst schon zum selbstverständlichen Werkzeug aller Planer, Bauherren, Projektsteuerer und Bauunternehmen geworden?

"Ein Student hat uns da was programmiert."

Als Geschäftsführender Gesellschafter eines auf Plan- und Dokumentenmanagement spezialisierten Unternehmens werde ich von Interessenten öfters nach unseren Mitbewerbern gefragt. Anstelle eines anderen Produktnamens nenne ich unsere größten Konkurrenten: "Wir haben es früher auch ohne Projektraum geschafft.", "Wir nutzen einen FTP-Server." oder "Wir nutzen eine kostenlose Internet-Lösung." und "Ein Student hat uns da was programmiert.".

So machen wir auch nicht selten die Erfahrung, dass wir an der Ausschreibung eines Projektraums teilnehmen, und am Ende steht eine Absage mit der Begründung "In diesem Projekt wird nun doch kein Projektraum eingesetzt.". Selbstverständlich gibt es auch viele Aufträge, die an uns oder unsere Mitbewerber gehen, jedoch zeigen die Beispiele, dass bei vielen Anwendern noch nicht die Erkenntnis vorherrscht, dass ein professionelles Projekt-Kommunikations-Management-System (PKMS) mit all seinen Möglichkeiten die Kommunikation und die Qualität der Planung in einem Projekt eklatant verbessert.

Was Projekträume mit Kränen zu tun haben

Glücklicherweise trifft das nicht auf alle zu. Einer unserer Kunden sagte einmal zu uns: "Der Einsatz des Projektraums (...) ist für uns so selbstverständlich wie ein Kran." So, wie man auch beim Kran nicht jedes Mal aufs Neue überlegt, ob er denn sinnvoll ist, ob man das Material nicht auch von Hand in die oberen Geschosse schaffen könnte, so sollte auch der Einsatz eines Projektraums nicht bei jedem Projekt aufs neue überlegt werden müssen.

Zwar spart der Projektraum nicht wie der Kran Muskelkraft, jedoch trägt er wesentlich zur Verbesserung der Qualität des Projektmanagements bei:

• Die Beteiligten stellen Pläne und Dokumente selbstständig auf der Plattform ein.
• Die Plattform verteilt die Pläne und Dokumente an Beteiligte, die informiert werden sollen.
• Planlisten müssen nicht mehr manuell geführt werden, sondern werden automatisch generiert. Das spart Zeit, Ressourcen und schaltet mögliche Fehlerquellen aus.
• Die Planhistorie wird dadurch komplett nachvollziehbar, die Unterschiede bei den einzelnen Planungsständen können grafisch angezeigt werden.
• Neben Plänen werden auch alle weiteren projektrelevanten Dokumente auf der Plattform abgelegt und nach den Vorgaben des Auftraggebers verteilt. Die Plattform managt Aufgaben, Protokolle, Tagesordnungspunkte, das Bautagebuch und Mängel.
• Die E-Mail-Kommunikation kann über die Plattform abgewickelt und abgelegt werden.
• Alle Aktionen innerhalb des Systems werden nachvollziehbar dokumentiert.
• Alle Beteiligten sind jederzeit auf dem neuesten Stand und haben dieselbe Sicht der Dinge. Über das Medium Internet arbeitet die Plattform länder- und zeitzonenübergreifend rund um die Uhr. Alle Daten sind jederzeit und überall abrufbar.
• Durch die stets gegebene Aktualität und eine vereinfachte und voll dokumentierte Kommunikation entstehen weniger Reibungsverluste: Eine Projektplattform ist wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements.

Dieser Beitrag soll Ihnen dabei helfen, sich folgende Frage zu beantworten: Brauche ich für mein Bauprojekt einen virtuellen Projektraum? Wenn ja, was muss ich bei dessen Auswahl beachten?