Der Chef steht vor der Tür: "Herr Meyer, haben Sie mal zehn Minuten? Ich hatte gerade ein Gespräch mit dem Bereichsleiter. Wir haben ein paar Termine angepasst. Ihr Projekt muss nun doch schneller zum Abschluss kommen." Bevor Sie verdutzt irgendetwas antworten können, befinden Sie sich bereits mitten in einer Verhandlung um einen neuen Fertigstellungstermin – und das ist etwas, das viel zu wichtig ist, um es unvorbereitet zwischen Tür und Angel zu besprechen.

Ein weiteres Beispiel: Ihr Kunde ist am Telefon und hat eine, aus seiner Sicht geniale Idee, die aber mehr Aufwand und damit Kosten verursacht. Pflichtbewusst weisen Sie darauf hin: "Das geht schon, ist aber im vereinbarten Projektbudget nicht drin." Natürlich fragt der Kunde zurück: "Was würde das denn kosten?". Und obwohl Sie darauf hinweisen, dass Sie erst Rücksprache halten und kalkulieren müssen, will Ihr Gesprächspartner Sie auf eine erste Aussage "nur mal grob" festnageln. Es ist nur zu verlockend, jetzt schon mal etwas zu sagen, um den Kunden zufriedenzustellen: "Naja, ich schätze mal..."

Das Resultat aus solchen Hauruck-Aktionen: Unausgegorene und übereilte Entscheidungen, die schwerwiegende Folgen haben können. Fünf Tipps, damit Sie nicht in diese Falle tappen:

Tipp 1: Lehnen Sie ab

Bestenfalls lehnen Sie Hauruck-Verhandlungen generell ab. Unabhängig davon, wer vor Ihrer Tür steht oder am Telefon ist – es ist Ihr Recht zu entscheiden, ob Sie jetzt gerade über ein Thema reden können oder nicht. Sie sollten Ihre Haltung allerdings erklären: "Das Thema ist aus meiner Sicht zu wichtig, um es jetzt zwischen Tür und Angel zu klären. Sagen Sie mir doch bitte, worum es genau geht und dann vereinbaren wir kurzfristig einen Termin."

Vielleicht sagen Sie jetzt: "Da kennen Sie aber meinen Chef/Kollegen/Kunden etc. nicht. Wenn der etwas will, lässt er sich nicht so einfach abwimmeln." Wenn das auch bei Ihnen der Fall ist, helfen die folgenden Tipps.

Tipp 2: Konzentrieren Sie sich

Manchmal werden Sie es nicht vermeiden können, sich auf eine unvorbereitete Verhandlung einzulassen. Sorgen Sie dann auf jeden Fall dafür, dass Sie voll bei der Sache sind. Schließen Sie dazu das, was Sie gerade getan haben soweit ab, dass Sie nichts vergessen können. Schreiben Sie die E-Mail oder zumindest den Satz noch zu Ende. Vervollständigen Sie Ihre Notizen soweit, dass Sie später wissen, was Sie gemeint haben, oder rufen Sie noch kurz den Kollegen an, der auf eine wichtige Information wartet. Ihr Spontan-Besucher wird eine Minute warten, wenn Sie ihn darum bitten.

Verschaffen Sie sich Zeit

Dann legen Sie Stift, Telefon oder Maus aus der Hand und fokussieren sich ganz auf Ihren Gesprächspartner. Hören Sie sich das Anliegen erst einmal an und fragen Sie nach, um genau zu verstehen, worum es geht. Eine nützliche Frage ist: "Was konkret meinen Sie mit …?" oder auch die Frage nach Hintergründen, z.B.: "Worum geht es Ihnen dabei?" Durch solche Fragen bekommen Sie nicht nur weitere Informationen; Sie gewinnen auch Zeit, um sich zu sammeln.

Tipp 3: Sammeln Sie Informationen

Vielleicht kann Ihr Überfall-Besucher Sie zwingen, sofort mit Ihnen zu reden. Aber er kann Sie nicht dazu bringen, unvorbereitet zu entscheiden. Nutzen Sie dieses erste Gespräch möglichst nur, um Informationen zu sammeln, ohne sich selbst schon festzulegen. Folgende Fragen sind in verschiedensten Projekt-Situationen anwendbar:

• Worum geht es genau?
• Was ist dabei das Ziel?
• Welche Bedingungen müssen erfüllt werden?
• Wer ist noch beteiligt oder betroffen?
• Wer kann Unterstützung geben?
• Was ist eventuell noch verhandelbar?
• Welche Lösungsideen haben Sie?
• Wie viel Zeit habe ich für einen Lösungsvorschlag?
• Was kann im schlimmsten Fall passieren?

Danach beenden Sie das Gespräch höflich und vereinbaren, wann Sie Lösungsideen präsentieren werden.

Tipp 4: Erklären Sie Ihre Zwickmühle

Die bisherigen Tipps sind nicht immer einfach umzusetzen. Schließlich müssen Sie Ihren Gesprächspartner enttäuschen, der die Angelegenheit gerne sofort vom Tisch haben möchte. Oft stecken Sie in einer solchen Situation in einem Dilemma. Anstatt nun herumzudrucksen oder sich doch noch erweichen zu lassen, ist es am besten, dieses Dilemma offen anzusprechen: "Ich muss gestehen, ich stecke da jetzt in einer Zwickmühle. Einerseits verstehe ich, dass Ihnen das Thema unter den Nägeln brennt. Andererseits brauche ich Zeit, um eine vernünftige Lösung zu finden."