Unklare Rahmenbedingungen, unrealistische Ziele, fehlende Ressourcen oder wechselnde Prioritäten im Projektablauf sind die Hauptursachen, warum Projekte nicht wie geplant gelingen. Woran liegt das? – Oft auch am Projektauftraggeber!

Doch wie sehen eigentlich Projektauftraggeber ihr Projekt? Aus welcher Perspektive und Situation heraus agieren Topmanager üblicherweise?

Die Funktion von Projekten in Unternehmen

Interne Projekte entstehen entweder aus einer strategischen Vision des Unternehmens heraus (Top-down) oder als Optimierungswunsch eines Bereichs, einer Führungskraft oder eines Mitarbeiters (Bottom-up). Hierfür einige Beispiele:

Die Strategieumsetzung soll eine neue Qualität – in der Organisation, bei Produkten, Technologien usw. – liefern, die dem Unternehmen auch mittel- und langfristig Wettbewerbsfähigkeit oder sogar einen Wettbewerbsvorsprung sichert. Der Projektauftraggeber hat möglicherweise eine Idee, wie das Projektergebnis aussehen könnte, aber selbst oft keine detaillierte inhaltliche Erfahrung. Immerhin handelt es sich ja um etwas Neuartiges, noch nicht in dieser Form oder in diesem Unternehmen Etabliertes.

Die Idee für einen Bottom-up-Änderungsantrag kommt von einem Kollegen. Er benötigt Budget und Ressourcen dafür. Auch in diesem Fall ist beim Projektauftraggeber nicht unbedingt detailliertes Fachwissen über den Projektinhalt vorhanden.

Und es gibt jene Fälle, in denen die Projektauftraggeber genau wissen, was sie wann mit einem Projekt erreichen wollen.

Projektauftraggeber sucht Umsetzer

Jene Topmanager, die genau wissen, was sie mit einem Projekt erreichen wollen, formulieren auch klare Ziele und Vorstellungen. Sie stehen zur Verfügung und bringen detaillierte, inhaltliche Vorgaben ein – manchmal aus Sicht der Projektteams zu detailliert!

Der Projektauftraggeber erwartet sich in diesem Fall vom Projektleiter und dem Projektteam die rasche und effiziente Umsetzung des Projektauftrags und möglichst wenig Probleme im Projekt! Er wünscht sich einen umsetzungsstarken, effizienten Projektmanager, der das Team und alle Beteiligten zum Ziel führt.

Flexible Kommunikatoren sind gefragt

Ganz anders verhält es sich in der Situation eines visionären Strategie-Umsetzungsprojekts. Ziel und Gegenstand des Projekts sind Neuland für das Unternehmen und für den internen Projektauftraggeber. Der Projektleiter oder zumindest die Experten im Team haben Know-how und Erfahrung mit dem zu erreichenden Projektergebnis. Das Topmanagement kann die Vision vermitteln und Ressourcen sowie Entscheidungskapazitäten zur Verfügung stellen.

Wichtiger Bestandteil solcher Projekte ist die laufende Konkretisierung, oft auch die Weiterentwicklung der Projektziele. Der Auftraggeber benötigt einen Projektleiter, der flexibel genug ist, mit Änderungen bei den Zielen oder Schwerpunkten umzugehen. Und der Projektleiter muss bereit sein, die laufenden Änderungen nicht als Unzulänglichkeit des Topmanagements zu sehen, sondern als gemeinsamen Findungsprozess für ein optimales Projektergebnis.

Bei derartigen Projekten können Projektauftraggeber und Projektleiter die mangelnde Zielklarheit durch eine engmaschigere Abstimmung und eine gut funktionierende Kommunikationsbeziehung kompensieren. Der Auftraggeber erwartet von der Projektleitung Flexibilität, das Denken in Alternativen und eine systematische Entscheidungsaufbereitung. Projektmanagement bedeutet in einer derartigen Situation Unsicherheit und Zielklarheit, Chancen und Risiken, Planung und Spontaneität gut auszubalancieren.

Unterschiede erkennen

Projektauftraggeber sollten die oben beschriebenen Unterschiede zwischen den verschiedenen Ausgangssituationen kennen und erkennen. Dementsprechend können sie dann passende Projektleiter auswählen, sodass je nach Projektart eine umsetzungsorientierte oder eine flexibel-kreative Zusammenarbeit entstehen kann. Auftraggeber, die diese Unterscheide beim Auswahlprozess berücksichtigen, haben einen wichtigen Aspekt ihres Jobs umgesetzt. Die passenden Projektleiter-Persönlichkeiten sind dann in der Lage, entsprechend ihrer Talente, das Beste aus einem Projekt herauszuholen.