Zeit ist in den meisten Projekten knapp. Dabei muss es gar nicht so eng zugehen, würden Projektleiter konsequent jene Zeitreserven nutzen, die sich in der Zusammenarbeit mit einer gut ausgebildeten Projektassistenz ergeben. Nach einer Befragung des Münchner Dienstleisters PLU aus dem Jahr 2013 lassen sich durchschnittlich 20% Zeitgewinn im Management realisieren. Wird die Assistenz von Beginn an ernsthaft in die Projektarbeit einbezogen und ihr volles Potenzial genutzt, lässt sich dieser Effekt sogar binnen weniger Wochen verwirklichen, wie die Erfahrung aus mehreren Coaching-Projekten der PLU GmbH zeigt.

Den Ergebnissen der Befragung zufolge ist sogar eine Zeitersparnis von täglich bis zu acht Stunden keine Utopie, wenn Projektleiter das volle Potenzial einer hoch qualifizierten Assistenzkraft nutzen würden. In der Praxis machen das jedoch immer noch viel zu wenige. Lediglich 3% der Vorgesetzten und Projektleiter schöpfen diese Ressourcen voll aus, um eine maximale Entlastung zu erzielen.

Dieser Beitrag stellt die wichtigsten Ergebnisse der Umfrage vor und zeigt, über welche Potenziale gut ausgebildete Assistenten verfügen. Geschäftsführer sowie Abteilungs- und Projektleiter erhalten zudem Hinweise, wie sich diese Potenziale für die tägliche Arbeit nutzen lassen.

Die Umfrage

2013 führte die PLU GmbH die Befragung "Erfolgsfaktoren eines 'Winning Teams' – Chefs und ihre Assistenzen" durch. Die Befragung erfolgte online unter Assistenzkräften in kleinen, mittelständischen sowie Großunternehmen aus dem In- und Ausland. 776 ausgefüllte Fragebögen konnte die PLU GmbH nach Abschluss der Befragung auswerten.

Das Spektrum im Hinblick auf Größe und Branchenzugehörigkeit der Unternehmen ist dabei breit gefächert: 39% der Befragten stammen aus Unternehmen mit mehr als 2.000 Beschäftigten, 34% sind in Unternehmen mit 100 bis 2.000 Angestellten tätig. 27% der Befragten arbeiten in kleineren Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern. Zu den am häufigsten angegebenen Branchen zählen Dienstleistung (16%) und Industrie (15%). Zudem nannten die Teilnehmer oft die Branchen "Chemie/Pharma" (9%), "Bank-/Finanzdienstleister" (8%) und "Unternehmensberatung" (7%).

Die Einsatzgebiete der Befragten umfassen Vorstands- bzw. Geschäftsführerassistenz (47%), Assistenz einer Bereichs- bzw. Abteilungsleitung (34%) sowie Projektleiterassistenz (5%). 24% der Teilnehmer verfügen über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Assistenz, 31% haben mehr als zehn Jahre Erfahrung.

Ziel der Befragung

Ziel der Umfrage war es, die Effizienzreserven und Entwicklungspotenziale von Assistenzkräften aufzuzeigen. Kernfragen, die dabei u.a. im Mittelpunkt standen, waren:

• Welches sind die Anforderungen, die an Assistenzkräfte gestellt werden?
• Welchen Einfluss hat der Vorgesetzte auf die Leistung der Assistenzkraft?
• Wie kann eine Assistenz ihren Vorgesetzten besser entlasten?
• Wo bestehen ungenutzte Potenziale?

Die Anforderungen an Assistenzen steigen

Bereits 2011 führte die PLU GmbH eine Studie unter Führungskräften durch, die damals als wichtigste fachliche Kompetenzen der Assistenten das Beherrschen von MS-Office-Anwendungen, Organisationstalent sowie fundierte Englischkenntnisse angaben. Beim Vergleich dieser Ergebnisse mit den Angaben der Assistenzkräfte aus der aktuellen Befragung zeigt sich ein interessantes Bild: Denn gerade diese fachlichen Anforderungen erfüllen die meisten Assistenten nicht (Bild 1).

Bild 1: Vergleich der fachlichen Anforderungen und Kompetenzen der Assistenzkräfte.
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Persönliche Kompetenzen werden wichtiger

Auch die persönlichen Kompetenzen bewerteten die Führungskräfte in der Studie von 2011 als immer wichtiger. So verlangten die Vorgesetzten vermehrt Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein oder Teamfähigkeit. Diese Anforderungen werden von den Assistenten weitestgehend erfüllt. Weitere Kompetenzen, über die Assistenten verfügen, wie unternehmerisches Denken, Flexibilität und Eigeninitiative werden teilweise jedoch nicht im vollen Umfang genutzt. Dadurch vergeben Unternehmen wertvolle Entlastungspotenziale (Bild 2).