Webkonferenzen gehören heute schon in vielen Projekten zum Alltag. Gerade für virtuelle Projektteams sind sie neben Telefonkonferenzen eine weitere gute Möglichkeit, sich untereinander auszutauschen (zum Thema "Telefonkonferenzen" siehe "Telefonkonferenzen vorbereiten und durchführen", Projekt Magazin 9/2009). Webkonferenzen bieten sich in Projekten u.a. an,

• um in einem virtuellen Projektmeeting alle Projektbeteiligten auf den aktuellen Projektstand zu bringen,
• sich inhaltlich auszutauschen, z.B. über die möglichen Projektrisiken und erforderliche Maßnahmen,
• gemeinsame Ergebnisse, wie z.B. Lessons Learned, zu erarbeiten, oder auch
• um ein Stimmungsbild zu einer bestimmten Fragestellung einzuholen, wie z.B. bei der Entscheidung über die Durchführung einer Scopeänderung im Projekt.

Gegenüber Präsenzmeetings haben Webkonferenzen verschiedene Vorteile:

• Die Teilnehmer müssen nicht von verschiedenen Orten anreisen, sondern können von ihrem Arbeitsplatz an der Konferenz teilnehmen (vorausgesetzt das Umfeld ist ausreichend ruhig, sodass sie sich auf die Konferenzinhalte konzentrieren können).
• Sie bieten in internationalen Projekten oft die einzige Möglichkeit, um Meetings durchzuführen.
• Sie sind kostengünstiger, da keine Ausfallzeiten für Reisen sowie keine Reisekosten anfallen.
• Die Arbeitsergebnisse einer solchen Konferenz sind sofort elektronisch verfügbar.

Webkonferenzen stellen jedoch für den Moderator eine besondere Herausforderung dar: Er muss die Konferenz nicht nur inhaltlich strukturieren und moderieren, sondern auch die Technik souverän beherrschen, damit die Konferenz reibungslos verläuft. Darüber hinaus muss der Moderator sicherstellen, dass die Teilnehmer empfangs- und sendebereit sind und die vorgegebenen Kommunikationsregeln einhalten.

Der folgende Artikel zeigt die Möglichkeiten von Webkonferenzen auf und gibt zusätzliche Hinweise für den Moderator, wie dieser eine solche Konferenz optimal gestalten kann.

Features von Webkonferenzen

In Webkonferenzen – oft auch als Online-Meetings bezeichnet – lassen sich Teilnehmer, die sich an unterschiedlichen Orten befinden, mithilfe eines Webkonferenz-Systems über das Internet oder das Intranet eines Unternehmens zusammenschalten. An die Stelle des realen Konferenzraums in Präsenzmeetings treten die zusammengeschalten PC-Desktops der einzelnen Teilnehmer, die von ihrem Arbeitsplatz die Konferenz verfolgen können.

Vor der Konferenz versendet der Moderator per E-Mail eine Einladung. Diese enthält nicht nur den Termin der Webkonferenz, sondern auch einen Hyperlink zum Webkonferenz-System sowie den Zugangscode, mit dem sich die Teilnehmer zum genannten Termin einloggen können. Nach dem Log-in sehen die Teilnehmer den Eröffnungsbildschirm des Moderators (Bild 1). Dieser Startbildschirm kann z.B. Informationen enthalten wie das Thema der Konferenz, die Agenda, eine Teilnehmerliste oder erste Beiträge im Chat.

Bild 1: Eröffnungsbildschirm einer Webkonferenz (Verwendete Plattform: Adobe Connect).
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Der Moderator steuert die Konferenz über das Konferenz-System, indem er den Teilnehmern das Wort erteilen, eine Präsentation zeigen oder mit den Teilnehmern gemeinsam ein Dokument bearbeiten kann. Er kann zudem nach der Einwilligung eines anderen Teilnehmers dessen Desktop freischalten und diesem die Moderationsfunktion übertragen.

Welche Features gibt es?

Es gibt eine große Anzahl von Webkonferenz-Systemen, die sich in ihren Leistungsmerkmalen unterscheiden. Eine Zusammenstellung der Features zeigt Tabelle 1.