Projektleiter fragen sich häufig, wie sie ihre eigenen Kompetenzen und Potenziale und die der Projektmitarbeiter ermitteln und weiterentwickeln können, v.a. wenn die Zusammenarbeit über einen längeren Projektzeitraum geht. Hier hilft eine Potenzialanalyse. Gezielt eingesetzt unterstützt dieses Instrument einerseits den Projektleiter dabei, zu erkennen, über welche Kompetenzen im Projekt er verfügt und welche er weiterentwickeln sollte, um so den Erfolg des Projekts wahrscheinlicher zu machen. Andererseits zeigt die Potenzialanalyse die persönlichen Stärken und Entwicklungspotenziale des jeweiligen Projektmitarbeiters auf und hilft bei der zielgerichteten Personalentwicklung.

Nur wenn ein Unternehmen weiß, welche Kompetenzprofile es für seine Projekte benötigt und inwieweit hierfür die Kompetenzen der Projektmitarbeiter bereits vorhanden sind, wird Projektarbeit zu einem Erfolgsfaktor für die strategische Unternehmensentwicklung. Ziel der Potenzialanalyse ist nicht nur, "die Spreu vom Weizen zu trennen", sondern auch Projektmitarbeiter weiterzuentwickeln, sodass diese ihr persönliches und fachliches Kompetenzprofil erweitern.

Um Potenzialanalyse und Personalentwicklung erfolgreich durchführen zu können, ist es wesentlich, dass Projektleitung, Führungskraft des Projektmitarbeiters und Personalverantwortlicher Hand in Hand arbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, ob in einem Unternehmen fünf oder 50 Mitarbeiter in Projekten arbeiten – die Grundprinzipien bleiben gleich. Grundsätzlich hat es sich als hilfreich erwiesen, wenn im Unternehmen mindestens eine Person für den Personalbereich verantwortlich ist und Führungskräfte wie Projektleiter mit Personalentwicklungsinstrumenten und -prozessen operativ unterstützt.

Generell sollten Projektleiter, Linienvorgesetzter und Personalabteilung die Potenzialanalyse gemeinsam vorbereiten und durchführen. Dabei sollten sie alle Informationen von Mitarbeitern, die ihnen über das Mitarbeitergespräch hinaus vorliegen, wie z.B. Ergebnisse von Zielvereinbarungen oder Beurteilungen des Mitarbeiters, in die Gesamtbewertung einfließen lassen.

Zu Beginn der Potenzialanalyse sollten die Projektleitung, die Führungskraft des Projektmitarbeiters und der Personalverantwortliche ein gemeinsames Verständnis dafür entwickeln,

• welche Kompetenzen ein Projektmitarbeiter im Unternehmen benötigt (SOLL-Kompetenzen),
• auf welche Weise das Potenzial des Mitarbeiters gemessen werden soll,
• welche Kriterien zur Beurteilung seines Potenzials berücksichtigt werden sollen und
• welche Maßnahmen zu seiner persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung sich aus den erkannten Potenzialen ableiten lassen.

Voraussetzungen für eine Potenzialanalyse

Um eine solide Potenzialanalyse zuführen zu können, sollten mindestens folgende Personalentwicklungsinstrumente implementiert sein:

• das Mitarbeitergespräch
• SOLL-Kompetenzprofil des Projektmitarbeiters

Eine Potenzialanalyse setzt also voraus, dass im Unternehmen bereits in regelmäßigen Abständen ein Mitarbeitergespräch stattfindet. Ist dies noch nicht der Fall, sollte das Unternehmen zunächst regelmäßige Mitarbeitergespräche in seinen Prozessen etablieren, bevor es eine Potenzialanalyse durchführt. Ziel einer Potenzialanalyse ist es, anhand sinnvoller Instrumente die Entwicklungsmöglichkeiten eines Mitarbeiters durch Daten abzusichern und so relativ objektiv einschätzen zu können.

Hierfür ist es erforderlich, dass Projektleiter, Führungskraft und Projektmitarbeiter mindestens ein Gespräch führen, um ein gemeinsames Verständnis über die IST-Kompetenzen des Projektmitarbeiters herzustellen. Im Vorfeld des Gesprächs sollten auch die erforderlichen SOLL-Kompetenzen allen, die am Gespräch beteiligt sind, vorliegen, sodass sie die IST- mit den SOLL-Kompetenzen vergleichen können.

Im SOLL-Kompetenzprofil selbst werden die einzelnen Kompetenzen nicht nur aufgezählt, sondern für jede Kompetenz gemeinsam vom Projektleiter, der Führungskraft des Mitarbeiters und dem Personalverantwortlichen in ein bis zwei Sätzen näher ausgearbeitet, was sie im beruflichen Alltag bedeutet. In der betrieblichen Praxis bewerten es die am Mitarbeitergespräch Beteiligten trotz der detaillierten Beschreibung häufig unterschiedlich, in welchem Umfang der Mitarbeiter bereits über die jeweiligen Kompetenzen verfügt. Aus diesem Grund ist es wichtig, die individuelle Einschätzung mit genauen Beispielen zu belegen. Dies macht die Bewertung objektiver. Dennoch sollte man sich vor Augen halten, dass es eine reine Objektivität in der Beurteilung der Leistung eines Mitarbeiters nicht geben kann, also immer die subjektive Sichtweise "reinspielt".

Ein "Soll-Kompetenzprofil Projektmitarbeiter" steht Ihnen als Word-Datei zum Download zur Verfügung (Arbeitshilfe 1). Anhand dieses Profils nimmt der Mitarbeiter im Vorfeld des Gesprächs eine Selbsteinschätzung seiner bestehenden Kompetenzen vor und ergänzt seine IST-Werte zu den vorhandenen SOLL-Werten. Parallel dazu setzen sich die Führungskraft und der Projektleiter zusammen, einigen sich auf eine Einschätzung der Kompetenzen des Mitarbeiters und tragen entsprechende IST-Werte in das SOLL-Kompetenzprofil ein. (Siehe hierzu auch die Tipps, die im Abschnitt "Mitarbeitergespräch" gegeben werden.)

Mitarbeitergespräch