Im ersten Teil dieser Artikelreihe wurde eine Projektdatei für das Zeitschriftenprojekt "Senioren digital" in Microsoft Project angelegt und ein Projektstrukturplan mit allen Phasen und Meilensteinen erstellt. Schwerpunkt dieses zweiten Teils ist die Termin- und Ressourcenplanung und die Verknüpfung der Vorgänge.

Terminplanung

Für die Terminverwaltung gibt es in Microsoft Project zwei Einstellungen, die in der Planungsphase genau geprüft werden sollten. Bevor der erste Termin berechnet wird, sollten Regelarbeitszeit und Projektkalender aufeinander abgestimmt sein.

• Wie lange ein Arbeitstag dauert, steht unter Extras / Optionen auf der Registerkarte Kalender. Das ist die Kernzeit oder Regelarbeitszeit des Unternehmens. Setzen Sie hier den Zeitraum fest, den die meisten Projektmitarbeiter pro Tag / Woche / Monat arbeiten. Diese Einstellung gilt für alle Projekte und wird nur verändert, wenn sich die Regelarbeitszeit der Firma ändert.
• Wie lange ein Projekttag dauert und welche Tage des Jahres für das Projekt zur Verfügung stehen, wird unter Extras / Arbeitszeit ändern festgelegt. Diese Einstellung definiert der Projektplaner für jedes Projekt neu. Freie Projekttage müssen vor der Terminplanung im Kalender eingetragen sein.

Project berechnet die Ergebnisse genau, egal ob Sie eine Arbeitswoche mit 37,75 oder mit 40 Stunden planen. Geringe Abweichungen spielen aber meist weder für die Kosten noch für die Dauer des Projekts eine große Rolle (Ausnahme: Kosten- und Auslastungsplanung von Maschinen).

Definieren Sie möglichst ganze Stunden für einen Kalendertag. Damit behalten Sie einen besseren Überblick und erkennen leichter, wie viel Arbeit geplant ist, wie viel bereits geleistet wurde und welche Kosten daraus resultieren.

Kernzeit und Projektarbeitszeit synchronisieren

Microsoft Project ermöglicht unterschiedliche Einstellungen für die Regelarbeitszeit und die Projektarbeitszeit im Projektkalender. Falls diese voneinander abweichen, berechnet Project sequentielle Abläufe falsch und setzt aufeinander folgende Aufgaben auf den gleichen Kalendertag.

Nachfolgendes Beispiel soll das verdeutlichen. Kernarbeitszeit in Ihrem Unternehmen ist die 35-Stunden-Woche, ein Arbeitstag beginnt um 8 Uhr und endet um 16:00 Uhr, hat also abzüglich einer Stunde Pause 7 Stunden. Im Projektkalender sind für alle Wochentage aber 8 Stunden vorgesehen (8:00 Uhr bis 17:00 Uhr). Der erste Vorgang im Projekt dauert 1 Tag, Vorgang 2 wird mit diesem sequentiell verknüpft. Der zweite Vorgang beginnt damit noch am selben Tag, nämlich um 16:00 Uhr, da das Projekt noch eine Stunde "Luft" hat, bis der Projekttag um 17:00 zu Ende ist.

Passen Sie deshalb die Projektarbeitszeit der Kernzeit an:

• Wählen Sie Extras / Arbeitszeit ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen.
• Kontrollieren Sie auf der Kalender-Registerkarte die Arbeitszeit pro Tag, Woche und Monat.
• Schließen Sie die Registerkarte und stellen Sie diese Regelzeiten für die Projekttage im Kalender ein.

Eine Abweichung zwischen der Regelarbeitszeit und der geplanten Projektarbeitszeit lässt sich schnell erkennen, wenn zusätzlich die Uhrzeit in den Datumsspalten Anfang und Ende angezeigt wird. Stellen Sie dazu in der Planungsphase das Zeitformat auf "31. Januar 2000 12:33" (unter: Extras / Optionen / Ansicht / Datumsformat).

Projektkalender einrichten

Für die Einrichtung und Pflege des Projektkalenders sollte sich der Projektleiter genügend Zeit nehmen und die Kalenderzeiten mit dem Projektteam für eine realistische Zeitplanung abstimmen. Tragen Sie vor Beginn der Terminplanung die Feiertage und betriebsfreien Tage in den Kalender ein. Stellen Sie auch solche Tage frei, an denen das Projekt sicher nicht bearbeitet wird (Messen, Demotage u.a.).

Bild 1: Der Projektkalender mit Kernzeiten und freien Tagen.