Teammeetings nehmen im Projekt eine wichtige Funktion ein. Hier kommen alle Teammitglieder zum persönlichen Austausch zusammen und erleben sich als Team. Mitglieder virtueller Projektteams verfügen nur selten über die Möglichkeit, an Präsenzmeetings teilzunehmen. Sie arbeiten an verschiedenen Standorten, teilweise auch von zu Hause oder über Ländergrenzen hinweg. Damit sich das Team dennoch regelmäßig abstimmen kann, wird deshalb häufig das Medium Telefonkonferenz gewählt, welches jedoch die Kommunikation im Team grundlegend verändert.
Dieser Tipp zeigt Projektleitern und ‑mitarbeitern, wie Teammeetings, die als Telefonkonferenz abgehalten werden, strukturiert und lösungsorientiert ablaufen und zu einem wichtigen Bindeglied für das Projektteam werden können.
Das Teammeeting bildet die Kommunikationsplattform für das gesamte Team. Aber es hat auch eine wichtige emotionale Bedeutung: Hier vertiefen die Teilnehmer ihre Beziehungen und festigen so den Zusammenhalt im Team. Ein Teammeeting erfüllt somit folgende Funktionen:
Während in einem Gespräch zwei Menschen miteinander kommunizieren, sind dies in einem Teammeeting deutlich mehr Menschen. Und alle müssen die Gelegenheit erhalten, miteinander zu sprechen. Dies gilt in besonderem Maße für Telefonkonferenzen. Die Herausforderung ist es, hier für die Mitglieder des Teams den Rahmen zu schaffen, dass diese tatsächlich in einen Dialog zu einander treten.
Der Projektleiter sollte deshalb bei einer Telefonkonferenz auch die Rolle des Moderators übernehmen. Er begrüßt die Teilnehmer zu Beginn des virtuellen Teammeetings und achtet im Gesprächsverlauf darauf, dass nicht nur seine Themen besprochen werden, sondern auch jedes Projektmitglied seine Anliegen vorbringen kann. Wenn der Projektleiter sich vollständig auf die Sach- und persönlichen Themen konzentrieren möchte, kann er die Moderation, und damit die Steuerung, des Meetings auch einem Teammitglied oder wechselnden Teammitgliedern übertragen. Für das jeweilige Teammitglied hat dies den Vorteil, dass es im Team sichtbarer wird, indem es von den anderen Teammitgliedern in der Rolle des Moderators mit den entsprechenden Kompetenzen wahrgenommen wird.
Führen Sie das Teammeeting als Telefonkonferenz durch, ist es wichtig, dass alle Teammitglieder ein eigenes Telefon benutzen. Studien haben gezeigt, dass eine ungleiche Situation entsteht, wenn ein Teil des Teams sich um ein Telefon gruppieren muss, während andere Teammitglieder alleine vor ihrem Telefon sitzen (Caulat, 2012). Sitzen mehrere Teammitglieder um ein Telefon, so bilden diese ein Miniteam und kommunizieren zusätzlich visuell miteinander, was die anderen Teammitglieder nicht mitbekommen. Zudem leidet die Qualität der Verständigung, da die Freisprechfunktion genutzt werden muss.
Als wesentlichem Element für die Abstimmung im Projekt braucht die Telefonkonferenz einen guten Platz im Tagesverlauf. Die Teilnehmer sollten ausgeruht sein, möglichst unbelastet von aktuellen Tagesproblemen, weder Hunger noch Durst verspüren, oder "auf heißen Kohlen" sitzen, weil schon der nächste Termin drängt. Widerstehen Sie also der Verlockung, eine Telefonkonferenz zur Abstimmung im Team in eine bei der Planung übrig gebliebenen Zeitlücke zu zwängen.
Legen Sie bereits während des Kick-off-Meetings gemeinsam mit dem Team fest, welches der beste Zeitpunkt für das virtuelle Teammeeting ist.
Telefonkonferenzen, die länger als eine Stunde dauern, erfordern eine zu hohe Konzentration bei den Teilnehmern. Werden Teammeetings als Telefonkonferenzen durchgeführt, gilt das Prinzip "Lieber mehrere kürzere Telefonkonferenzen als eine lange Konferenz". Kurze Telefonkonferenzen lassen sich zudem im Tagesrhythmus besser unterbringen als lange Präsenzmeetings.
Bereiten Sie sich auf das Meeting vor und ermuntern Sie die Projektmitglieder, das Gleiche zu tun. Zur Vorbereitung des Projektleiters gehören Antworten auf die folgenden Fragen:
