Oft sehe ich in Unternehmen Schreibtische, auf denen alle möglichen Sachen herumliegen, wie z.B. eine beachtliche Kugelschreiber-Sammlung, eine Reservemaus ("die kann man immer mal brauchen"), Brillenputztücher, eine Installations-CD von Windows 98, ein Flaschenöffner. Dazu gesellen sich Mappen-Stapel, aufgeschlagene Ordner, Nachschlagewerke, beschriebene Post-its, Notizzettel und Zeitungen, die bereits vergilben. Viele Dinge, die vom konzentrierten Arbeiten ablenken. Max. eine DIN-A4-große Fläche in der Mitte der Schreibtischoberfläche steht zur Verfügung für das, was es aktuell zu bearbeiten gilt.

Erkennen Sie Ihren Schreibtisch wieder? Wenn ja, wird es höchste Zeit, dass Sie sich dieser "Baustelle" annehmen – um danach den Kopf wieder frei zu haben für Ihre eigentliche Arbeit im Projekt. Denn alles, was ablenkt, hat auf Ihrem Schreibtisch nichts zu suchen. Schließlich ist Ihr Schreibtisch ein Arbeitsplatz und kein Museum.

In diesem Tipp gebe ich Ihnen Anregungen, wie Sie Ihren Schreibtisch und sein Umfeld aufräumen und dauerhaft Ordnung halten können. Denn eine gute Büro-Ordnung führt dazu, dass Sie sich ganz selbstverständlich auf die Dinge konzentrieren können, die wichtig sind.

Welche Unterlagen kommen auf den Schreibtisch?

Für Ihre Arbeit benötigen Sie viele Unterlagen. Doch gehören sie auch alle auf den Schreibtisch? Natürlich nicht.

1. Aufgaben, die Sie abgeschlossen haben, gehören in (Hänge-)Ordner. Diese Ablage hat auf dem Schreibtisch nichts zu suchen.
2. Aufgaben, die Sie morgen oder gar erst nächste Woche erledigen, kommen in die Wiedervorlage-Mappe. Auch diese hat auf dem Schreibtisch nicht zu suchen.
3. Aufgaben, die Sie heute erledigen wollen und müssen. Auf diese sollten Sie Ihr Augenmerk richten. Deshalb gehören sie zu Arbeitsbeginn gut sichtbar auf den Schreibtisch, z.B. in einen "Heute-erledigen"-Korb.

Die 5 Prinzipien der Büro-Ordnung

Im Folgenden möchte ich Ihnen die 5 Prinzipien der Büro-Ordnung vorstellen, die mit der Schreibtisch-Ordnung eng zusammenhängen (Tabelle 1). Schauen Sie doch mal, welche Prinzipien Sie schon beherzigen und wo Sie für sich noch Handlungsbedarf sehen.

Das Prinzip der Reichweite

Was Sie häufig benötigen, sollten Sie in bequemer Reichweite auf dem Schreibtisch aufbewahren. Alles, was Sie selten benötigen, können Sie in Schubladen, Schränken oder Regalen unterbringen (Bild 1).

Bild 1: Das Prinzip der Reichweite auf dem Schreibtisch (Quelle: www.wera-naegler.de)

Das Telefon steht gegenüber Ihrer Schreibhand. Ein Kugelschreiber auf dem Schreibtisch reicht.

Die Ersatzstifte kommen aufrecht in einen Stiftebecher in die Schublade oder in das Fach für Büromaterial. Auch die Schere, die Sie fast nie benötigen, kommt dort hinein.

Was war nochmal in welcher Schublade?

Es wird Ihnen leichter fallen, sich zu orientieren, in welcher Schublade Sie welche Dinge untergebracht haben, wenn Sie die Gegenstände des regelmäßigen Gebrauchs thematisch ablegen und die Schublade eindeutig beschriften bzw. mit einer Abbildung des Inhalts versehen (Tabelle 2).