Zur Aufgabe des Projektleiters gehört es nicht nur, den Start eines Teamentwicklungsprozesses zu organisieren, sondern auch sein Ende. Wenn sich ein Team nicht mehr trifft, lösen sich die sozialen Bindungen automatisch auf. Um den Mitarbeitern aber einen sauberen Abschluss zu ermöglichen, ist es besser, das Team im Rahmen einer Abschlussveranstaltung oder in einem Workshop bewusst aufzulösen. Das stärkt die Bereitschaft und Fähigkeit der Mitarbeiter, in einem anderen Projektteam schnell neue Beziehungen aufzubauen und motiviert neue Aufgaben anzugehen.
Ein Projekt wird einerseits sachlich abgeschlossen. Dazu gehört, dass der Auftraggeber das Projektergebnis abnimmt und im Rahmen des Wissensmanagements Lessons Learned dokumentiert werden. Andererseits müssen sich die Mitarbeiter auch emotional vom Team und ihren Aufgaben lösen. Damit das Projekt in emotionaler Hinsicht gut beendet wird, sollten Sie als Projektleiter Folgendes beachten:
Der Workshop zur Teamauflösung kann vom Projektleiter moderiert werden. Allerdings ist es für ihn dann schwieriger, seine eigenen Erfahrungen in den Workshop einzubringen und sich an den Diskussionen zu beteiligen. Es ist deshalb empfehlenswert, einen externen Moderator zu beauftragen.
Idealerweise findet der Workshop außerhalb der Arbeitsumgebung statt. Als Hilfsmittel für den Workshop sollten Flip Charts und Pinnwände sowie ein Moderationskoffer vorhanden sein. Die Schritte des Workshops sollten auf einem Flip Chart visualisiert sein, damit diese immer für alle Teilnehmer präsent sind.
Jeder Teilnehmer bekommt nach dem Workshop ein Protokoll. Das kann ein Fotoprotokoll der Flip Charts und Pinnwände sein, aber auch ein Worddokument, in dem alle wichtigen Lernerfahrungen festgehalten sind.
Ein Workshop zur Teamauflösung kann z.B. wie folgt ablaufen:
Der Projektleiter begrüßt das Team und stellt das Ziel des Workshops vor: Er erklärt, das es darum geht, das Projekt - auch innerlich - abzuschließen. Alle Teilnehmer sollen hier die Möglichkeit erhalten, das Projekt in der Rückschau zu betrachten und sich vom Team zu verabschieden. Am Ende wird das Team aufgelöst.
Um einen gemeinsamen Start in den Workshop zu finden, werden die Teilnehmer in ihrer momentanen Befindlichkeit abgeholt. Nicht jedes Teammitglied erlebt das Ende des Projekts gleich. Die einen sind froh, dass das Projekt zu Ende ist, andere bedauern es, weil ihnen eine attraktive Perspektive fehlt. Jeder Mitarbeiter macht seine Einstellung zum Projektende transparent. Hierbei geht es vor allem darum, ein Stimmungsbild von den Teilnehmern zu erhalten.
Die Teilnehmer werden nach Themen gefragt, die sie vor der Teamauflösung noch besprechen möchten, um das Projekt gut abschließen zu können. In manchen Teams gibt es Dinge, die immer wieder aufgeschoben wurden. So kann es z.B. sein, dass der Umgang mit Fehlern immer wieder angesprochen, aber nie abschließend diskutiert wurde. In der Nachlese kann das nachgeholt werden.
Es gibt Themen, die sofort besprochen werden können, andere Themen lassen sich in eine spätere Phase des Workshops integrieren. Themen, die für alle Teammitglieder bedeutsam sind, sollten als eigene Einheit in den Workshop-Ablauf eingefügt werden.
