Projektkrisen systematisch lösen

Teil 2:
Fünf Schritte für den Turnaround
Lassen sich Projektkrisen mit einem standardisierten Vorgehen lösen? Ja, meint unser Autor Philipp Meyerbröker, denn Projektkrisen zeigen oft ein ähnliches Muster. Dies ermöglicht es dem Krisenmanager, an bestimmten Stellen den Hebel anzusetzen, um das Projekt doch noch erfolgreich abzuschließen. Darauf aufbauend hat er einen Standardprozess entwickelt, mit dem eine Projektkrise in fünf Schritten bewältigt werden kann. Im zweiten und abschließenden Teil führt Philipp Meyerbröker das methodische Vorgehen an einem Beispiel aus der Praxis vor.

 

Projektkrisen systematisch lösen

Teil 2:
Fünf Schritte für den Turnaround
Lassen sich Projektkrisen mit einem standardisierten Vorgehen lösen? Ja, meint unser Autor Philipp Meyerbröker, denn Projektkrisen zeigen oft ein ähnliches Muster. Dies ermöglicht es dem Krisenmanager, an bestimmten Stellen den Hebel anzusetzen, um das Projekt doch noch erfolgreich abzuschließen. Darauf aufbauend hat er einen Standardprozess entwickelt, mit dem eine Projektkrise in fünf Schritten bewältigt werden kann. Im zweiten und abschließenden Teil führt Philipp Meyerbröker das methodische Vorgehen an einem Beispiel aus der Praxis vor.

 

Dass ein ProjektProjektEin Projekt ist ein einmaliger Geschäftsprozess , der von der Geschäftsführung der Trägerorganisation anhand eines Business Cases genehmigt wird, von einer temporären Organisationseinheit gemanagt wird, ein spezifiziertes Werk erstellt und dieses zu einem definierten Termin und zu vorgegebenen Kosten zur Abnahme an einen Kunden liefert. in eine Krisensituation gerät, kommt in der Praxis häufig vor. In vielen Fällen fehlt den Verantwortlichen jedoch das nötige Know-how, um diese Projektkrise auch adäquat zu lösen. Um eine solche Situation zu bewältigen, würden sich viele einen ProzessProzessEin Prozess ist nach ISO 8402 durch folgende Eigenschaften charakterisiert: Er besteht aus einer Menge von Mitteln und Tätigkeiten. Zu den Mitteln können Personal, Geldmittel, Anlagen, Einrichtungen, Techniken und Methoden gehören. Diese Mittel und Tätigkeiten stehen in Wechselbeziehungen Ein Prozess erfordert Eingaben. Ein Prozess gibt Ergebnisse aus. wünschen, an dem man sich "entlang hangeln" kann, um den Weg aus der Krise zu finden.

Manchem mag ein Standardprozess zur Bewältigung von Projektkrisen nicht umsetzbar erscheinen, da eine Krise immer individuell ist und deshalb auch ein spezifisches Vorgehen benötigt. Oft jedoch ähneln sich Projektkrisen in vielerlei Hinsicht, sodass sich ein Muster erkennen lässt, an welchen Stellen man ansetzen sollte, um "das Ruder" noch "herumzureißen". Darauf aufbauend habe ich einen Standardprozess entwickelt, der sich mittlerweile in vielen Projekten bewährt hat.

Im ersten Teil dieses Beitrags habe ich geschildert, wie ich selbst in einem großen Projekt als interner Projektkrisenmanager eingesetzt wurde. Dabei habe ich gezeigt, wie die Entwicklung des Projekts verlaufen ist und daraus etwas allgemeiner Symptome und typische Ursachen von Projektkrisen abgeleitet. Nun möchte ich Ihnen in diesem zweiten und abschließenden Teil anhand des Beispiels einen Standardprozess vorstellen, mit dem wir in fünf Schritten den Weg aus der Krise gefunden haben.

Bild 1: Prozess zur Bewältigung einer Projektkrise (© Philipp Meyerbröker, Köln 2011)

Selbstverständlich verläuft die Arbeit mit einem Prozess wie den nachfolgend geschilderten fünf Schritten in der Praxis nie so linear, wie sie hier dargestellt wird. In dem beschriebenen Beispiel fanden viele Prozesse parallel statt und oft mussten wir auch zu scheinbar bereits abgeschlossenen Aufgaben zurückspringen. Aber trotzdem kann die Reihenfolge der fünf Schritte als Orientierung dienen, da Ergebnisse des vorherigen Schritts im folgenden Schritt das Vorgehen meist einfacher machen.

1. Schritt: Ist-Analyse

Im ersten Teil des Artikels habe ich bereits meine ersten Schritte als Krisenmanager in dem Projekt beschrieben. Dabei habe ich mich noch einmal detaillierter mit dem Projekt und seinen Gegebenheiten vertraut gemacht und mich in vielen Gesprächen mit den Projektbeteiligten über das Projekt ausgetauscht. Damit hatte ich zugleich die Ist-Analyse begonnen und die ersten Schritte auf dem Weg zur Lösung der Krise bewältigt.

Zielsetzung

Am Ende der Ist-Analyse sollte die Projekthistorie und -arbeitsweise aus verschiedenen Perspektiven ermittelt worden sein. Auf Basis der vorhandenen Daten sind klare Schlussfolgerungen über die (wirklichen) Ursachen der Krise möglich.

Planungscheck (Ist-Soll-Abgleich)

Beim Planungscheck wird ein Abgleich der ProjektplanungProjektplanungProjektplanung ist der Prozess, Ablauf, Umfang, Kosten, Ressourcen, Qualität und andere Aspekte eines Projekts zu planen. mit der aktuellen Situation vorgenommen. Abweichungen werden erkannt und, wenn möglich, quantifiziert. Dafür lässt sich gut der Phasenplan (BalkenplanBalkenplanDer Balkenplan (auch "Balkendiagramm" genannt) ist ein zeitskalierter Vorgangs-Knoten-Netzplan. Er zählt neben zeitlich nicht skaliertem Netzplan und Projektstrukturplan zu den bekanntesten Grafiken des Projektmanagements.; Gantt-Chart) eines Projekts verwenden, der aufführt, welche Arbeitsergebnisse bis zu welchem ZeitpunktZeitpunktIn der Netzplantechnik wird mit " Zeitpunkt " ein Punkt auf einer frei gewählten Zeitachse bezeichnet, solange diese noch nicht auf die Echtzeit abgebildet ist. erreicht werden sollten. So kann der Krisenmanager Arbeitsrückstände relativ schnell und einfach in Arbeitsstunden/-tagen ausrechnen. Mit einer Projektmanagement-SoftwareProjektmanagement-SoftwareMit " Projektmanagement-Software " werden Software-Produkte bezeichnet, die Projektmanagement-Prozesse unterstützen., wie z.B. "Microsoft Project", und bei entsprechender Pflege der Daten können diese Informationen mehr oder minder per "Knopfdruck" eingeholt werden. Bei besonders starken Abweichungen vom Plan in bestimmten Projekt- oder Verantwortungsbereichen sind bereits Schlussfolgerungen möglich.

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Nicht bei jeder Projektkrise muss man sofort einen externen Coach oder Krisenmanager zu Rate ziehen.