Wenn Projekte gestartet werden, sind die Teammitglieder oft hoch motiviert. Die Stimmung ist gut und alle wollen wissen: Was soll ich tun? Wo ist mein Platz? Was wird von mir erwartet? Doch häufig halten Enthusiasmus und Engagement nicht an. Nach ein paar Wochen oder Monaten bietet sich dann ein ganz anderes Bild: Die positiven Energien sind verschwunden, der Umgangston ist rau, es melden sich keine Freiwilligen für Extraarbeiten, Mitarbeiter bleiben den Meetings fern und es kommt vermehrt zu Unpünktlichkeiten. Das sind Symptome dafür, dass das Team unmotiviert ist. Der Projektleiter muss dagegen dringend etwas unternehmen.
Störfaktoren können die Motivation senken. Also gilt es, die Störfaktoren zu erkennen und zu eliminieren. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie tun können.
Warum ist die Motivation in den Keller gerutscht? Um das herauszufinden, sollte der Projektleiter z.B. ein klärendes Gespräch mit seinem Team führen. Hilfreich sind dabei folgende Fragen:
Die Antworten legen Ursachen offen, die zu schlechter Motivation geführt haben. Diese können sowohl fachlicher als auch zwischenmenschlicher Art sein. Häufige fachliche Ursachen sind beispielsweise mangelndes Know-how, ein ungenauer Projektauftrag oder die unklare Beschreibung von Rollen und Verantwortlichkeiten im Team. Beispiele für zwischenmenschliche Ursachen sind unterschiedliche Erwartungen (z.B. hinsichtlich der Ziele, der Art der Zusammenarbeit usw.), fehlende Unterstützung durch das Top-Management oder schlechte Kommunikation.
Falls eine offene Diskussion über die Ursachen der mangelnden Motivation nicht in Gang kommt, weil z.B. das gegenseitige Vertrauen zerstört ist, kann der Projektleiter alternativ einen anonymen Fragebogen verteilen.
Auf Basis der Ursachen werden anschließend Maßnahmen definiert, die der Projektleiter mit seinem Team umsetzen kann. Bei schlechter Kommunikation können z.B. Kommunikationsregeln oder regelmäßige Meetings helfen. Fehlt die Rollenbeschreibung, sollte man diese definieren. Unterschiedliche Erwartungen sollten thematisiert und transparent gemacht werden. Es ist nicht möglich, alle Erwartungen zu erfüllen, man kann aber ein Bewusstsein dafür schaffen, dass es sie gibt und auf diese Weise viele Enttäuschungen und Konflikte verhindern. Das Top-Management kann der Projektleiter einbeziehen, indem er ihm z.B. regelmäßige Reports und Einladungen zu Meetings zukommen lässt (siehe auch "Die Rolle des Top-Managements in der Projektarbeit: Anspruch und Wirklichkeit", Ausgabe 17/2005).
Grundsätzlich hat der Projektleiter immer Einfluss auf die Motivation des Teams - auch dann, wenn sein Einfluss auf die Ursache des Motivationsmangels begrenzt ist (wie z.B. bei fehlendem Engagement des Top-Managements). Den Einfluss, den er hat, sollte er immer ausnutzen, um die Motivation im Team zu verbessern.
Ziele beschreiben das gewünschte Ergebnis der Projektarbeit und weisen den Weg. Motivation ist der Antrieb, um diesen Weg zu gehen. Es ist wichtig, dass die Projektziele klar beschrieben und realistisch sind und den Teammitgliedern immer wieder vor Augen geführt werden, ansonsten geht ihnen der Sinn ihrer Arbeit verloren und die Motivation sinkt. Der Projektleiter sollte von Anfang an darauf achten, dass die Projektmitarbeiter hinter den definierten Zielen stehen. Es ist ratsam, bereits beim Kick-off das Committment der Kollegen und ihre Zustimmung zu den Zielen einzuholen.
Stellt man im Projektverlauf fest, dass die Ziele unrealistisch sind, ist es die Aufgabe des Projektleiters nach Lösungen zu suchen. Er kann z.B. mit dem Auftraggeber abklären, ob die Ziele geändert oder Entscheidungen vorgezogen werden können. Oder er bemüht sich um zusätzliche Ressourcen, Skills und mehr Budget. Um die Motivation der Mitarbeiter aufrecht zu erhalten, ist es wichtig, dass er den Teammitgliedern zeigt, dass er das Problem erkannt hat, ihre Bedenken ernst nimmt und sich um eine Lösung kümmert.
Ist die Stimmung im Team sehr schlecht, sollte sich der Projektleiter davon auf gar keinen Fall anstecken lassen. Insbesondere junge Projektleiter machen häufig den Fehler, dass sie den Bedenkenträgern im Team zustimmen und so dazu beitragen, dass die Motivation weiter sinkt. Es ist wichtig, die Sorgen der Mitarbeiter ernst zu nehmen, die Aufgabe von Projektleitern ist es aber, Alternativen aufzuzeigen, für Probleme Lösungen zu finden und positiv zu denken.
