Präsentationen halten wir nicht für diejenigen, die das Thema besser kennen als wir, sondern für Menschen, die vom darzustellenden Sachverhalt noch keine Ahnung haben. Ziel einer Präsentation ist es, die Stakeholder, wie z.B. den Projektauftraggeber oder die Mitglieder des Projektteams zu informieren, für eine Idee zu gewinnen oder eine Entscheidungsgrundlage zu liefern.

Eine Präsentation muss immer genau auf die jeweilige Zielgruppe zugeschnitten sein. Als Projektleiter haben Sie die spezifischen Fragen und Probleme des Themas im Blick, wenn Sie eine Präsentation vorbereiten. Wichtig ist jedoch auch, dass Sie ein Gespür für die Fragen und Probleme Ihrer Zielgruppe entwickeln. Was wissen meine Zuhörer bereits und was wollen sie erfahren? Dies ist die Frage, die Sie sich zu Beginn einer jeden Präsentation stellen müssen.

Fünf typische Zielgruppen

Als Projektleiter präsentieren Sie vor allem vor fünf typischen Zielgruppen: dem Kunden, dem Auftraggeber, den Mitarbeitern Ihres Projektteams, den vom Projektergebnis Betroffenen und Ihren Kollegen.

• Kunden: Kunden kaufen ein Produkt oder eine Dienstleistung. Sie bezahlen dafür, dass damit ein Problem gelöst wird oder sie dadurch ihre eigenen Produkte und Dienstleistungen besser verkaufen können. Kunden möchten wissen, ob sich ihre Investition lohnt. Ihre Präsentation für diese Zielgruppe muss die Frage beantworten: Welchen Nutzen habe ich von dem vorgestellten Produkt oder der Lösung?
• Auftraggeber: Vom Auftraggeber haben Sie den Auftrag erhalten, ein Problem zu lösen oder ein Konzept zu entwickeln. Ihre Chefs erwarten von Ihnen z.B. einen Vorschlag, der das Problem löst, oder ein klares Konzept für die künftige Unternehmensstrategie. Bei beidem sollte der Nutzen für das Management deutlich werden. Eine Präsentation für diese Zielgruppe muss immer die Fragen beantworten: Was habe ich als Mitglied des Projektlenkungsausschusses, Vorstand, Geschäftsführer, Gesamtprojektleiter von dem vorgestellten Vorschlag bzw. Konzept?
• Projektteam: Wenn Sie ein Projekt leiten, müssen Sie die Mitarbeiter Ihres Projektteams immer wieder mit Informationen versorgen, die diese für ihre Tätigkeit benötigen, und ihnen einen Rahmen zur Verfügung stellen, in den jeder Einzelne seine Aufgaben einordnen kann. Eine Präsentation vor Ihrem Projektteam muss ihren Mitarbeitern u.a. folgende Fragen beantworten: Für welche Aufgaben bin ich als Teammitglied verantwortlich? Habe ich alle notwendigen Informationen? Wenn Informationen fehlen: Von wem bekomme ich sie? Wen muss ich informieren, wenn ich mit meiner Aufgabe fertig bin?
• Betroffene: Wenn Sie den Menschen, die von der Umsetzung Ihres Projekts betroffen sind, Ihre Lösung präsentieren, wollen diese wissen, welche konkreten Auswirkungen dies auf ihre Arbeit hat. Für diese Zielgruppe muss Ihre Präsentation eine Antwort auf die Frage bieten: Was wird sich für mich ändern, wenn die Lösung umgesetzt ist?
• Kollegen: Die Zielgruppe der Kollegen wird oft übersehen. Aber auch Ihre Kollegen wollen über das informiert sein, was Sie tun. Sie müssen diese dafür gewinnen, Sie bei Ihrem Projekt zu unterstützen, ggf. zeitweise Mitarbeiter für das Projekt zur Verfügung stellen, und ihnen die Informationen geben, die diese selbst für ihre Arbeit benötigen. Ihre Präsentation für diese Zielgruppe muss folgende Fragen beantworten: Was bringt das Projekt dem Unternehmen? Wie erleichtert die Umsetzung des Projekts ggf. meine Arbeit? Welche Unterstützung wird von mir erwartet? Welche Informationen gibt es für meine eigenen Aufgaben, welche für die Projektaufgaben? Von wem erhalte ich weitere Informationen?

Das Zielkreuz – Erkennen Sie die Interessen Ihrer Zielgruppe

In Ihrer Präsentation können Sie auf die wesentlichen Punkte kommen, wenn sie wissen, was Ihre Zuhörer von Ihnen erwarten. Von dem ganzen Wissen, das Sie sich über ein Thema angeeignet haben, interessiert ihre Zielgruppe nur ein Bruchteil. Ein Auftraggeber will etwas anderes wissen als ihre Mitarbeiter im Projektteam, die am Thema mitarbeiten.

Das Zielkreuz ist eine Methode, mit der Sie hinter die Interessen Ihrer Zielgruppe kommen und Ihre Präsentation genau auf die Punkte ausrichten, auf die es Ihren Zuhörern ankommt.

Sie benutzen das Zielkreuz bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation und betrachten dabei vier zentrale Aspekte: Wozu wird die Präsentation gehalten? Wer ist die Zielgruppe? Was konkret soll präsentiert werden? Woran kann ich erkennen, dass die Präsentation erfolgreich war?

Das Schema für ein Zielkreuz ist in Bild 1 wiedergegeben.

Bild 1: Das Zielkreuz macht Anlass, Thema, Zielgruppe und die Erwartungen an Ihre Präsentation transparent.

Mit dem Zielkreuz betrachten Sie die folgenden vier Aspekte Ihrer Präsentation:

• Das Motiv: Warum ist die Präsentation erforderlich? Was ist der Anlass? Mit diesen Fragen erfahren Sie etwas über Auslöser und Hintergründe der Präsentation.
• Die Zielgruppe: Stellen Sie sich die Zielgruppe so konkret wie möglich vor und beantworten Sie die beiden folgenden Fragen: Wer ist in der Zielgruppe? Auf welche Fragen und Probleme erwarten diese Personen eine Antwort?
• Der Inhalt: Der Inhalt ist das, was Sie für diese Zielgruppe und diesen Anlass vermitteln müssen. Er ist damit eine klar umrissene Auswahl aus allem, was es zu dem Thema zu sagen gibt.
• Die Wirkung: Mit Ihrer Präsentation wollen Sie etwas bei Ihren Zuhörern bewegen. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen: Was will ich erreichen? Woran kann ich erkennen, dass ich mein Ziel erreicht habe?

Hier zwei Beispiele: