Sie machen keinen Projektabschluss? Kennen Sie die Möglichkeiten nicht oder glauben Sie nicht an dessen Nutzen? Oder haben Sie es eigentlich immer vor und es wird doch nie etwas daraus? Dann sind Sie nicht allein. Das Potential eines professionellen Projektabschlusses bleibt oft ungenutzt.

Dieser Beitrag verdeutlicht die Chancen, die eine systematische Vorgehensweise am Ende eines Projekts eröffnet. Er beschäftigt sich mit Nutzen und Zielen, Ausgestaltungsmöglichkeiten und dem richtigen Zeitpunkt für einen Projektabschluss. Außerdem gibt er einen Überblick über die notwendigen Aktivitäten.

Was ein systematischer Projektabschluss bringt

Ein Grund dafür, dass der Projektabschluss gern verdrängt wird, liegt vielleicht in seiner Bezeichnung selbst: Ein Abschluss ist etwas Endgültiges, sozusagen die Beerdigung des Projekts. Es ist daher meist schwierig, den richtigen Zeitpunkt eines Projektabschlusses zu finden. Das Team ist mit seiner Arbeit oft schon fertig, der Auftraggeber möchte aber zunächst die ersten Projektergebnisse abwarten, bevor er das Projekt offiziell abschließt.  Er sieht den Projektabschluss auch gern als lästiges Anhängsel: Alles was nicht zur vorgeschriebenen Abnahme gehört, wird als "Nice-to-have" betrachtet und geht im allgemeinen Zeitdruck unter. Und die - nun schon fast ehemaligen - Projektmitarbeiter werden sofort im nächsten dringenden Projekt gebraucht, das in der Regel schon begonnen hat. Wozu denn überhaupt die Mühe, das alte Projekt jetzt noch einmal aufzuarbeiten?

Projekte ohne Abschluss

Drehen wir die Frage einmal um: Was sind die Folgen, wenn kein Abschluss stattfindet?

Obwohl bekannt ist, dass Wissen einen kritischen Erfolgsfaktor darstellt, verbleiben in diesem Fall die während des Projekts entstandenen, wertvollen Erfahrungen bei einzelnen Teammitgliedern. Besser wäre es, sie der gesamten Organisation zugänglich zu machen.

Außerdem wird ein wichtiger Motivationsfaktor für Folgeprojekte nicht genutzt: Die Projektarbeit geht ohne wahrnehmbare Unterbrechung von einem Projekt in das nächste über. Der meist stressigen Endphase fehlt somit ein abschließender, befreiender Akzent, wie ihn beispielsweise eine Projektabschlussfeier setzen kann.

Projektabschluss als Startpunkt

Es kann hilfreich sein, den Projektabschluss nicht als End- sondern als Startpunkt zu betrachten, nach dem Motto: "Nach dem Projekt ist vor dem Projekt.“ Der Abschluss eines Projekts bildet die Basis für nachfolgende Projekte, aber auch für das Tagesgeschäft. Außerdem ist jedes Projekt eingebettet in übergeordnete Vorhaben, Initiativen und Trends sowie in laufende Programme und daher nie isoliert zu betrachten. Das macht die Bedeutung eines fundierten Projektabschlusses quasi als vorweggenommener Projektstart klar.

Ziele des Projektabschlusses

Der konkreten Planung eines Projektabschlusses nähern wir uns über zwei Fragestellungen:

1. Was ist das Ziel des Projektabschlusses?
2. Wer sind die Nutznießer?

Verschiedene Zielrichtungen eines Projektabschlusses sind denkbar:

• Leistungsdaten zum Projektverlauf sollen gesammelt und ausgewertet werden, um als Grundlage für die Planung nachfolgender Projekte Verwendung zu finden.
• Die Erfahrungen aus dem Projekt dienen als Hilfsmittel, um die Prozesse, Methoden und die Kultur in anderen Vorhaben zu verbessern.
• Kollektives Wissen soll gesammelt und besser verfügbar gemacht werden.
• Die Projektleitung möchte die unterschiedlichen Sichtweisen der Beteiligten auf das Projekt zu einer kompletten Geschichte zusammenfügen, sodass alle sich gemeinsam über das Erreichte freuen können.
• Etwaige Schäden am Team - zum Beispiel durch nicht aufgearbeitete Konflikte - sollen "repariert" werden, damit das Team in Zukunft erfolgreich(er) zusammenarbeiten kann.

Nutznießer

Ein systematischer Projektabschluss nützt allen Beteiligten, zum Beispiel:

• Management
• Kunde, Auftraggeber beziehungsweise Sponsor
• Beteiligte nachfolgender Projekte
• Betriebsorganisation
• Mitarbeiter selbst
• Personalentwicklung
• Marketing
• Vertrieb
• Project Management Office
• Zentrales Wissensmanagement