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Wird über den Projektstatus berichtet, geht es meist um quantitative Fragen: Wie hoch sind die bisherigen Kosten? Wie viel des Budgets ist schon verbraucht? Wie ist der Erfüllungsstand in Prozent? Diagramme helfen dabei, diese Informationen zu visualisieren. Doch auch qualitative Daten, wie z.B. das geschätzte Projektrisiko oder die Priorität lassen sich problemlos in ein solches Diagramm einbeziehen. Dies gelingt mit einem kleinen Trick: Denn in Excel gibt es die Möglichkeit, die Datenbeschriftung eines Diagramms frei zu verändern. Auf diese Weise können Sie ganz einfach sowohl quantitative Aussagen als auch qualitative Informationen in einem Diagramm unterbringen.
Dieter Schiecke beschreibt am Beispiel des in Bild 1 gezeigten Diagramms, wie Sie in Excel ab Version 2007 dazu vorgehen. Lesen Sie außerdem, wie Sie das fertige Diagramm anschließend problemlos nach PowerPoint über-tragen und dort schrittweise animieren.
Das in Bild 1 dargestellte Beispieldiagramm enthält neben den quantitativen Informationen noch zusätzliche Aussagen zur Priorität (A,B,C) sowie anhand vonTrendpfeilen zum Projektrisiko. Letztere können Sie ebenso gut verwenden, um z.B. eine Über- oder Unterschreitungen des Budgets oder der Termine zu signalisieren. Bild 2 zeigt die zugehörige Datentabelle, die wie folgt aufgebaut ist:
In Spalte A steht der Projektname.
Die Spalten B bis D dienen als Platzhalter. Die dort eingetragenen Werte müssen für jede Spalte identisch sein, damit die Balkensegmente später im Diagramm die gleiche Breite haben. Spalte C – für die Projektbezeichnung – kann durchaus auch einen größeren Wert enthalten, wenn die Projektnamen länger sind.
Spalte E enthält die quantitativen Daten für das spätere Diagramm. Die Werte hier sollten absteigend sortiert sein, damit die Betrachter zusätzlich eine Information zur Reihenfolge erhalten. Im vorliegenden Beispiel stehen in der Spalte die Zahlen 401 bis 75, die anschließend mit dem benutzerdefinierten Zahlenformat 0 "T€" versehen wurden. Sind Ihre Werte deutlich größer, müssen Sie auch die Werte in den Spalten B bis D entsprechend anpassen.
Die Spalten F und G werden später zur Beschriftung der Segmente 1 (Priorität) und 3 (Risiko) benötigt.
Nachdem Sie die Daten entsprechend vorbereitet haben, erzeugen Sie daraus ein gestapeltes Balkendiagramm: