Kennen Sie "Dropbox"? Dies ist eine praktische Ablage für Ihre Dateien, die sich auf allen angeschlossenen Geräten synchronisiert. Dasselbe, was Dropbox für Ihre Dateien ist, bietet Evernote für Ihr Gehirn. Denn schließlich ist es ein Ding der Unmöglichkeit, sich alles zu merken und dann auch stets parat zu haben. Außer Sie sind mit einem fotografischen Gedächtnis gesegnet. Allen anderen helfen Apps wie Evernote, die uns beim Merken und Wiederfinden von Daten unterstützen.

Evernote ist nicht nur ein digitales Notizbuch, in das Sie alle losen Informationen eintragen, beschlagworten und zu einem späteren Zeitpunkt wieder abrufen können. Die Software hat sich in den acht Jahren ihres Bestehens zu einer kollaborationsfähigen Datenbank-Applikation gemausert. Mitunter deshalb ist Evernote auch für Projektmanager ein hilfreiches Werkzeug. Die Anwendungsgebiete reichen vom einfachen Erstellen und Verwalten diverser Notizen bis hin zu umfangreichen Referenzmaterialsammlungen für Recherchen oder Projektdokumentationen. Evernote eignet sich für alle Projektarten, unabhängig von der Größe eines Projektteams. Dieser zweiteilige Beitrag zeigt, wie Sie sich die praktischen Möglichkeiten von Evernote im Projektalltag zu Nutze machen können. Im ersten Teil werden die Grundlagen der App und ein Setup für Projektmanager vorgestellt. Im zweiten Teil veranschaulichen konkrete Praxisbeispiele die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten in der Projektarbeit, z.B. in der Besprechungsvorbereitung und beim Aufgabenmanagement.

Warum bzw. wozu Evernote?

Erst im vergangenen Juni feierte Evernote seinen achten Geburtstag. Ziel der App war und ist es auch heute noch, seine Nutzer als "a shiny new external brain" zu unterstützen und auch in hundert Jahren noch zu bestehen. Heute gibt es mehr als 150 Millionen Evernote-User weltweit, wie im Februar 2016 bekannt gegeben wurde (https://techcrunch.com/2016/02/01/evernote-will-shut-down-market-its-e-commerce-effort-on-wednesday/). Das ursprüngliche Konzept von Evernote war eher consumer-orientiert. Private Notizen und Rezeptsammlungen waren u.a. beispielgebende Anwendungsmöglichkeiten. Evernote hat sich aber auch in der Geschäftswelt rasch verbreitet. Das Unternehmen hat dies in seinem Geschäftsmodell entsprechend berücksichtigt und bietet einige Features für den beruflichen Bereich.

Mit dem webbasierten Notizdienst können Notizen (auch handschriftliche), Bilder, Grafiken und Dateien in allen beliebigen Formaten, Webseiten etc. am Computer und unterwegs festgehalten werden. Dazu können Sie eine der nativen Apps für Windows, macOS, iOS oder Android verwenden oder die Weboberfläche von Evernote im Browser nutzen. Zudem gibt es eine Fülle an PlugIns und sogenannte "Clipper" für diverse Webbrowser und E-Mail-Clients.

Einer der großen Vorteile von Evernote ist die Multiplattform-Fähigkeit. Notizen können quasi unterwegs am Smartphone erfasst bzw. angelegt werden und dann im Büro oder zu Hause am PC oder Mac weiter bearbeitet werden.

Evernote-Basics

Die Software installieren

Um Evernote zu nutzen, laden Sie die App von der Evernote-Webseite oder in einem der App-Stores herunter. Die mobilen Apps erhalten Sie ausschließlich in den jeweiligen App-Stores von Apple, Google oder Microsoft. Nach dem Download startet die App meist direkt mit der Installation. Sie können Evernote auch direkt im Webbrowser verwenden. Die Webversion ist für nahezu alle gängigen Browser wie Safari, Internet Explorer, Chrome und Firefox optimiert und bietet bis auf wenige browserbedingte Einschränkungen (z.B. Offline-Funktionen) nahezu denselben Funktionsumfang wie die nativen Desktop-Apps.

Dieser Artikel behandelt die Funktionen der Desktop-App von Evernote. Funktionen aus den mobilen Apps werden, wo sinnvoll, ergänzt. Auf die Web-App, die im Browser verwendet werden kann, wird hier nicht näher eingegangen. Zudem dient der Artikel als eine Art Schnelleinstieg, bei dem nicht alle Funktionen von Evernote behandelt werden.

Preismodelle des Programms

Evernote basiert auf dem sogenannten Freemium-Modell. Das bedeutet, dass die Software in der Basisversion kostenlos ist. Erst vor wenigen Wochen wurde die Preispolitik von Evernote angepasst. Vor allem die bisher kostenlose Basic-Version wurde stark eingeschränkt und ist beispielsweise seither nur mehr auf zwei Geräten einsetzbar. Für den professionellen Anwender kommt die kostenlose Variante allerdings ohnehin nicht in Frage. Hier bleibt die Wahl zwischen Plus für 29,99 EUR pro Jahr oder Premium für 59,99 EUR pro Jahr. Einen direkten Vergleich der drei Preisvarianten finden Sie auf der Evernote-Website. Wesentliche Unterschiede sind die Datenmenge für die monatlichen Uploads und der enthaltene Funktionsumfang sowie die Anzahl der synchronisierten Geräte. Zentrale Funktionen wie das Kommentieren von PDF-Dateien oder die Volltextsuche in Office-Dokumenten gibt es nur mit der Premium-Variante.

Hilfreiche Zusatz-Apps

Unter https://evernote.com/intl/de/products/ finden Sie weitere, größtenteils kostenlose Apps, die den Funktionsumfang von Evernote erweitern: