Viele Unternehmen führen nicht nur große, sondern verstärkt auch kleinere Projekte durch. Diese zeichnen sich durch ein geringes Budget, ein kleines Team und eine kurze Laufzeit von wenigen Wochen bis hin zu einigen Monaten aus. Vergleicht man die Anforderungen der beide Projektarten an das Projektmanagement, erkennt man deutliche Unterschiede: Während Großprojekte aufgrund ihrer Komplexität in der Regel zentral gesteuert werden, lassen kleine Projekte wesentlich mehr Selbstorganisation zu. Ausgeklügelte zentrale Planungs- und Überwachungsfunktionen können entfallen, an ihre Stelle treten Funktionen zur Kommunikation der Teammitglieder untereinander sowie für den Austausch von Informationen und Daten. Eine einfache Zeit- bzw. Aufwandserfassung reicht aus, um die Projektplanung fortzuschreiben. So können die Zeiten und Aufwände pro Aufgabe erfasst werden, eine tagesgenaue Erfassung für jede Ressource ist nicht erforderlich.

Waren früher Projektmanagement-Werkzeuge hauptsächlich auf die Anforderungen in Großprojekten zugeschnitten, haben sich in den letzten Jahren verstärkt auch Tools für kleine Projekte entwickelt, die die mit der Selbstorganisation verbundenen Möglichkeiten besser unterstützen. Da hier die Kommunikation und die Beziehungen der Beteiligten untereinander eine wesentliche Rolle spielen, hat sich für solche Tools der Begriff Social Software (zu Deutsch Soziale Software) eingebürgert.

Dieser Artikel richtet sich an Projektleiter in Unternehmen, die häufig mit der Durchführung von Kleinprojekten betraut sind. Er zeigt, wie solche Social Software-Systeme die Abwicklung von Kleinprojekten unterstützen können. Als Kleinprojekte werden in diesem Artikel alle Projekte verstanden, die die Projektbeteiligten nur zu einem geringen Teil ihrer Arbeitskapazität auslasten und die für die betroffene Organisationseinheit finanziell und ressourcenmäßig eine untergeordnete Rolle spielen.

Anwendungen

Bei Social Software-Systemen steht die Zusammenarbeit und Kommunikation von Menschen im Vordergrund. Entstanden sind diese Systeme durch das "Web 2.0", bei dem das Mitwirken der Anwender ein wichtiges Ziel ist (Beispiel: Wikipedia). Typisches Kennzeichen solcher Systeme ist die Selbstorganisation, d.h. das Team organisiert sich selbst und unterstützt sich gegenseitig, um die geplante Aufgabe zu erfüllen – eine zentrale Instanz zum Koordinieren oder Überwachen existiert nicht.

Social Software-Systeme, die für den Einsatz im Projektmanagement geeignet sind, können in der Regel Funktionen für folgende Anwendungen enthalten:

• Aufgabenverwaltung
• (Einfache) Projektplanung
• Datei-/Dokumentenverwaltung
• Personenverzeichnis
• (Online-) Meetings und Instant Messaging (Chat)
• Lesezeichen-Verwaltung (Bookmarking)
• Blogs und Wikis
• Foren

Im Gegensatz zu typischen Anwendungen zur Aufgabenverwaltung oder Projektplanung enthalten die Anwendungen in einem Social Software-System weitere Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit der Anwender zu fördern. So können beispielsweise Aufgaben verschlagwortet werden und mit Hilfe von Schlagwortwolken (engl. Tag Clouds) stehen zusätzliche Navigationselemente zur Verfügung.

Klassische Projektmanagement-Systeme orientieren sich sehr stark an der Rollenverteilung im Projekt (wie Projektleiter, Programmmanager, Mitarbeiter) und weisen den Projektbeteiligten damit teilweise sehr eingeschränkte Funktionen zu. Eine offene Kommunikation aller Mitarbeiter wird dagegen selten unterstützt.

Inzwischen sind auf dem Markt einige Social Software-Systeme erhältlich, die alle diese Anwendungen bzw. Teile davon in einem System bündeln. Diese Systeme lassen sich im Prinzip in zwei Kategorien einreihen:

• Systeme, die im Unternehmen selbst installiert und eingerichtet werden müssen (z.B. Microsoft Office SharePoint Server, IBM Lotus Quickr und IBM Lotus Connections).
• Systeme, die über das Internet als SaaS-Lösung (Software as a Service) angeboten werden (z.B. IBM LotusLive).

Zunächst muss das Software-System im Unternehmen installiert bzw. bei den SaaS-Lösungen ein entsprechender Zugang eingerichtet werden. Existiert ein solches System noch nicht bzw. muss ein kostenpflichtiger Zugang beantragt werden, ist es sinnvoll, zuerst im Unternehmen zu überprüfen, ob weitere Projektleiter im Unternehmen ebenfalls Vorteile für die Einführung eines Social Software-Systems sehen. Hierdurch kann der Beschaffungsantrag unterstützt werden.

Gerade bei SaaS-Lösungen werden oftmals kostenlose Zugänge angeboten, um einen Einstieg in die Lösung zu finden. Ergänzt werden sie um zeitlich begrenzte und vom Funktionsumfang abhängige Angebote.

Einsatzbereiche der Anwendungen