Ab Version 2007 stellt Excel für die Datenanalyse die Werkzeuge "Tabellen" und "strukturierte Verweise" zur Verfügung. Welche Vorteile diese gegenüber herkömmlichen Excel-Listen und Zellverweisen bieten und wie man strukturierte Verweise verwendet, um Tabellendaten zu analysieren, ist im ersten Teil des Beitrags beschrieben. Doch auch beim Einlesen externer Daten per ODBC (open database connectivity) bringen die Werkzeuge Vorteile. Der zweite und abschließende Teil zeigt, wie Daten per ODBC aus externen Quellen importiert, als Tabellen bearbeitet und mit strukturierten Verweisen analysiert werden.

ODBC ist eine standardisierte Datenbankschnittstelle von Microsoft auf Basis der Datenbanksprache SQL. Für den Datenimport in Excel-Tabellenblätter stehen entsprechende Treiber zur Verfügung, die mit der Installation des Office-Pakets eingerichtet werden. Welche ODBC-Treiber genau auf Ihrem Rechner installiert sind, können Sie im "ODBC-Datenquellen-Administrator" erkennen, den Sie in der Systemsteuerung in der Gruppe "Verwaltung" finden.

Standardmäßig bietet Excel Importmöglichkeiten für Daten aus unterschiedlichen Quellen, u.a. aus Access, dem Web und aus Textdateien. Sie finden die entsprechenden Befehle im Register Daten im Bereich Externe Daten abrufen (Bild 1). Hinter jeder der Optionen verbirgt sich ein Assistent, der den Anwender durch den Prozess der ODBC-Integration führt. Für einfache Abfragen z.B. aus externen Excel-Tabellenblättern reicht der ODBC-Abfrageassistent "Microsoft Query" aus, den Sie im Bereich Externe Daten abrufen über die Auswahl Aus anderen Quellen aufrufen.

ODBC und Tabellen

Eine ODBC-Verbindung auf externe Daten lieferte in Excel bis Version 2003 eine Liste, die mit der externen Datenquelle verknüpft war. Ab Excel 2007 ist das Ergebnis eine Tabelle – was die Datenanalyse erleichtert. (Eine ausführliche Beschreibung zu Tabellen und strukturierten Verweisen finden Sie im ersten Teil dieses Beitrags.)

Gegenüber herkömmlichen Listen haben Tabellen folgende Vorteile:

• Tabellen haben einen Namen, der sich automatisch an die Dimension der Tabelle anpasst. Werden neue Daten angefügt, erweitert sich der Bereich, auf den sich der Tabellenname bezieht, automatisch.
• Die Ergebniszeile summiert oder zählt automatisch einzelne Spaltenwerte.
• Mit internen strukturierten Verweisen können Daten spaltenweise berechnet werden. Die Formeln verwenden keine Bezüge (z.B. =$A$1), sondern Spaltennamen (z.B. =[@Budget]) und sind daher intuitiver zu bedienen.
• Externe strukturierte Verweise verwenden Elemente der Tabelle für Analysen, zum Beispiel einzelne Spalten ([Spaltenname]), den Datenbereich ([#Daten]), die Kopfzeile ([#Kopfzeilen]) oder die Ergebniszeile ([#Ergebnisse]).
• Die Vorteile von Tabellen als Ergebnis einer ODBC-Verknüpfung sind:
• Die Tabelle bleibt nicht auf die Spalten aus der Quellanwendung beschränkt, sondern es können jederzeit weitere Spalten ergänzt werden. Befinden sich in diesen Spalten Formeln, schreibt Excel diese automatisch fort, falls sich durch die Aktualisierung der ODBC-Verbindung der Tabellenbereich vergrößert.
• ODBC-Verknüpfungen sind technisch gesehen SQL-Befehle. Wer diese (einfache) Datenbanksprache beherrscht, kann externe Tabellen gezielt filtern, sortieren oder sogar kombinieren.

Externe Daten per ODBC zusammenführen

Beispiel: Mehrprojektverwaltung

Das Prinzip des Datenimports über ODBC lässt sich am einfachsten an einem Beispiel erläutern (Die zugrunde liegenden Listen finden Sie in der Beispieldatei im Anhang). Im Beispiel sollen Projektlisten aus unterschiedlichen Tabellenblättern einer Excel-Arbeitsmappe zu einer gemeinsamen Liste bzw. Tabelle zusammengeführt werden. Die Listen sind einheitlich aufgebaut und enthalten neben den Spalten Projekt, Beginn und Ende auch Spalten für die Plankosten und den jeweiligen Fertigstellungsgrad (Bild 2). Da im Beispiel die einzelnen Unternehmensbereiche sowohl die Projektlisten als auch die Fertigstellungsgrade der Projekte ständig updaten, muss die Gesamtübersicht dynamisch auf jede Änderung reagieren und stets den aktuellen Stand darstellen. Außerdem soll in der Gesamtliste aus den Produkten von Plankosten und Fertigstellungsgrad der Earned Value (Fertigstellungswert) für alle Einzelprojekte berechnet werden.

Die Projektlisten sind nicht in Tabellen konvertiert und haben auch keine Bereichsnamen. Beides ist zwar möglich, jedoch nicht Voraussetzung für den Datentransfer per ODBC sowie die Analyse mit strukturierten Verweisen.

Achten Sie darauf, dass die Listen weder überflüssige Zeilen und Spalten enthalten noch Teilergebnisse oder Zwischensummen. Über die Filterfunktionen der ODBC-Verbindung lassen sich zwar z.B. Leerzeilen leicht herausfiltern, am sichersten sind jedoch reine Datenlisten.