Zu den häufigsten Anwendern von Blue Ant gehören Dienstleistungsunternehmen, deren finanzielle Rentabilität vom Projektgeschäft abhängt und die deshalb Ressourcen und Kosten laufend im Blick haben wollen. Die Software bietet ihnen umfassende Funktionalität fürs Portfoliomanagement, für die Termin- und Ressourcenplanung auf Ebene von PMO und Einzelprojekt sowie für die Selbstorganisation der Projektmitarbeiter. Auf Basis umfassender und aktueller Planungs-, Rückmelde- und Reportingdaten unterstützt die Software Kalkulation und Abrechnung und zeigt frühzeitig SOLL-IST-Abweichungen auf.

Der Hersteller proventis entwickelt die Software kontinuierlich weiter, um neuen Markt- und Kundenanforderungen gerecht zu werden. Die aktuelle Version bietet u.a. Verbesserungen bei der Bedienbarkeit, eine erweiterte Funktionalität sowie mehr Komfort beim agilen Arbeiten und ein neues Konzept beim mobilen Zugriff auf die Benutzeroberfläche und die Projektdaten. Weil größere Kunden zunehmend komplexe Projekte mit Blue Ant abwickeln – etwa der globale Automobilzulieferer Bosch –, wurde zudem die Fähigkeit der Software erweitert, auch große Datenmengen flüssig zu verarbeiten.

Projektplanung und -steuerung

Blue Ant unterstützt alle wesentlichen Funktionen für Planung, Steuerung und Controlling. Zudem wartet die Software mit einigen Spezial-Features auf.

Aktuelle Ressourcenplanung auch durch das Linienmanagement

Eine Besonderheit von Blue Ant ist die Softwareunterstützung für eine detaillierte Ressourcenplanung unter Einbindung der Linie mit steigendem Verbindlichkeitsgrad. So kann die Projektleitung erst einmal bestimmte Skills einplanen, ohne bereits konkrete Mitarbeiter anzufordern ("simulierte Ressourcen"). Diese reserviert sie dann entweder als "echte" Ressourcen" namentlich oder als "virtuelle" Ressourcen. Im zuletzt genannten Fall benennen erst die Linienverantwortlichen die entsprechenden Personen konkret.

Neu in Blue Ant Version 12 ist die "Teamressource", die folgenden Prozess deutlich verkürzt: Plante die Projektleitung z.B. 10 virtuelle Ressourcen für Skill X ein, so musste sie diese bisher z.B. als 10 Vollzeit- oder 20 Halbzeitkräfte hinterlegen. Später war es erforderlich, die Ressourcen mit ihren jeweils verfügbaren Zeiten konkret zu benennen und die Planungen auf dieser Basis zu aktualisieren.

Bei der Teamressource bleibt die Verantwortung nun in der Linie, d.h., mit dem Reservieren von Teamressourcen ist die Aufgabe der Projektleitung beendet, sofern die Linie keine Einwände erhebt. Erst wenn die vom Fachbereich – nicht in Blue Ant – dem Projekt zugeteilten Mitarbeiter anfangen, für das Projekt zu planen und zu arbeiten, erscheinen ihre Namen im System. Für das Linienmanagement ist es hilfreich, dass es nicht schon mit langem Vorlauf entscheiden muss, wer die anstehenden Projektaufgaben übernehmen soll.

Bild 1: Für die Ressourcenplanung gibt es jetzt auch Teamressourcen – die erst ad hoc von der Linie benannt werden müssen
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Wie die anderen Ressourcenarten auch erscheinen die Teamressourcen in verschiedenen Modulen. So sieht z.B. das Linienmanagement in seiner Ressourcenplanung, wann und wofür Teamressourcen allgemein und wie einzelne Mitarbeiter in den Projekten verplant sind.

Funktionale Ergänzungen für mehr Bedienkomfort

In Blue Ant können die Anwender selbst Masken definieren und so wichtige Übersichten schaffen oder Funktionalität bereitstellen. Auf diese Weise ist es z.B. auch möglich, selbst ein einfaches Stakeholder-Management aufzubauen – eine Möglichkeit, die Anwender häufig nutzten. In der neuen Version von Blue Ant gibt es nun ein eigenes Stakeholder-Modul. Hier lassen sich Stakeholder benennen und nach frei konfigurierbaren Typen wie Auftraggeber, Behörde, Kunde oder Betriebsrat strukturieren. Dazu kann die Projektleitung Attribute frei definieren, etwa Einfluss, Konfliktpotenzial oder Nähe zum Projekt. Jeweils drei dieser Attribute lassen sich gleichzeitig in einer grafischen Stakeholder-Matrix visualisieren.

Zusätzlich zu diesen Grundfunktionalitäten lässt sich auf Knopfdruck definieren, für welche Phasen ein Stakeholder relevant ist und ob er oder sie in den Statusreporting-Prozess einbezogen wird. Erscheinen spezielle Reports für einzelne Personen oder Gruppen sinnvoll, ist es möglich, aus einer Sicht heraus mithilfe der Standardberichtsfunktionalität ad hoc einen Report nach definierten Kriterien zu erzeugen und die Adressaten zu benennen. Technisch ist das neue Modul voll integriert, d.h., "Stakeholder" ist nun ein Element im Auswahlmenü, das mit jeder Aktivität verknüpft ist.