Sie sind Unternehmer, CxO oder Direktor? Was machen Sie eigentlich so den ganzen Tag? Sich kümmern, dass der Laden läuft. Klar, davon lebt das Unternehmen. Sich kümmern, dass der Laden sich verändert? Hoffentlich, denn nur so überlebt das Unternehmen! Ich möchte diesen Gedanken mit Ihnen etwas weiter spinnen:

In der Manager-Ausbildung fehlt das Projektmanagement

Wahrscheinlich haben Sie in Ihrer Ausbildung aus den einschlägigen Lehrbüchern der BWL oder VWL eine Menge gelernt über Produktion, Finanzen, Kostenrechnung, Organisation, Marketing usw. Alles wichtige Dinge, um das laufende Geschäft im Griff zu haben, zu steuern und zu optimieren.

Wie viele Ihrer Vorlesungen und der von Ihnen studierten Fachliteratur aber haben sich mit Veränderung, mit der Anpassung von Organisationen an sich zukünftig ändernde Anforderungen beschäftigt? Und was stand zum Thema Management von Veränderungen auf dem Lehrplan?

Wahrscheinlich recht wenig, wenn ich mir die Curricula selbst führender Business Schools anschaue. Und damit gehört Projektmanagement, also eben dieses Managen von Veränderungen in einem Kontext von Unsicherheit und mit Steuer-Methoden, die sich von denen des "Run the Business" sehr unterscheiden, wohl auch nicht zu Ihrer Kernkompetenz.

Change the Business ist ein wichtiger Teil im Unternehmensalltag

Das ist allerdings keine hinreichende Ausrede, diesen für Ihr Unternehmen so wichtigen Teil des "Change the Business", wenn schon nicht selbst zu beherrschen, so doch gebührend Aufmerksamkeit und Wertschätzung entgegen zu bringen.

Ohne diesen permanenten Change droht Stillstand, gehen jeder Vorsprung und Marktvorteil schnell verloren, werden keine neuen Chancen eröffnet und kein Wachstum erreicht. Der Tod jedes Unternehmens!

Veränderungen werden mit Projekten gemacht, und die müssen wie ein kleines Unternehmen gut und rentabel gemanagt werden, mit den richtigen Skills und genügend Zeit zum Managen. Ebenso kompetent und fokussiert, wie Sie Ihren Job selbst auch machen.

Projekte brauchen Management-Unterstützung

Und als wichtiger Teil des Unternehmens müssen Projekte auch vom Unternehmen und seinem Management uneingeschränkt unterstützt werden. Eine Konkurrenz um Ressourcen zwischen Projekten und den Fachabteilungen z.B. verrät eine Schieflage im Verständnis und in der Unternehmenskultur, die das Management – also Sie – umgehend auf den Plan rufen muss.

Sonst drohen Ihren Veränderungs-Investitionen Schieflagen oder gar Misserfolge, Abschreibungen und ausbleibender Business-Nutzen. Sie finden das etwas übertrieben? Dann lassen Sie mich auch diese "Vorhersage" näher ausführen.

Über den Wert guten Projektmanagements für Unternehmen

Winston Churchill soll einmal gesagt haben: "Viele finden, Bildung sei teuer. Aber wie teuer kommt uns Ignoranz und Inkompetenz zu stehen?!" Angesichts prominenter Beispiele und vieler Milliarden verbrannter Projektbudgets jedes Jahr fühle ich mich immer wieder an diese Worte erinnert.

Studien von Gardner und der Standish Group (der sogenannte "CHAOS Report") zufolge wurden z.B. 2008 weltweit IT-Projekte mit einem Budget von 819 Milliarden US-Dollar durchgeführt. Ein Drittel aller aufgewendeten Mittel wurden für das "Reparieren" der Projekte ausgegeben. Mehr als 46% aller Projekte erreichten ihre Zeit-, Kosten- und/oder Inhalts-/ Qualitätsziele nicht, und 19% wurden vorzeitig beendet – Totalabschreibung im Wert von 156 Mrd.Dollar – und das ist bis heute nur wenig besser geworden! (siehe Whitepaper zum CHAOS Report 2014)

Dabei ist es für das Ergebnis ziemlich gleichgültig, ob Projekte Probleme bekommen, weil schon die Vorgaben und Planungen unrealistisch waren, oder weil bei der Ausführung und Steuerung gravierende methodische oder Führungsfehler gemacht werden. Projekte in die Hände nicht ausreichend qualifizierter Projektmanager zu geben ist genauso falsch, wie schlechte Abteilungsleiter einzusetzen. Schlechte Projekt-Prozesse und –Leiter verbrennen Business Value!

Gute Projekt-Prozessqualität schafft Business Value

Die Konkurrenz auf dem Markt wächst und damit steigt der Druck auf die Unternehmen, die Kosten stabil zu halten. Um das Betriebsergebnis zu halten oder gar auszubauen, bleibt als einzige erfolgversprechende und nachhaltige Maßnahme: Verbesserung der Effizienz über die Prozessqualität in Management, Entwicklung und Service.

Das betrifft sowohl die Arbeit innerhalb der Projekte als auch die Einbettung dieser in die Unternehmensorganisation zur Unterstützung der Projektarbeit. Die Reife Ihrer PM-Organisation und der ROI aus Ihren Initiativen hängen direkt zusammen, nur eine reife PM-Organisation kann aus Ihren Initiativen maximalen strategischen Nutzen herausholen.

Eine gute Prozessqualität schlägt sich in

• praxisnaher Überwachung und Steuerung der Projektsituation,
• schneller und effizienter Reaktion,
• effektiver Prozess-Performanz- und –Effizienzkontrolle (KVP) und
• Konsistenz und Replizierbarkeit von Ergebnissen

nieder. Steigende Plan- und Zieltreue (siehe Grafik) und Kosteneinsparungen durch die Vermeidung von ungeplanten Überstunden, teuren Nachbesserungen etc. tun ein Übriges für die Rentabilität.

Soweit die positiven Effekte guten Projektmanagements für die Ausführung von Projekten. Erfolgreiche Projekte bedeuten natürlich auch gut angelegtes Geld für das Unternehmen. Was haben aber Unternehmer und Führungskräfte in Ihrem Arbeitsalltag davon?

Business Value für die Management-Etage

• Das Management erhält für seine Unterstützung "sauberer" Prozesse in Projekten und der Projekte ausführenden Organisation Planungs- und Kalkulationssicherheit aus realistischen Schätzungen, ergo realistische Planungen,
• und auf der Governance-Seite aussagefähige und konsistente Berichte, Forecasts und Entscheidungsvorlagen.
• Die Kapitalproduktivität steigt durch das Senken von Projekt- und Funktionskosten sowie durch pro-aktiv gesteuerte Risiken, damit weniger Verluste und höhere Margen.
• Eine integrierte Steuerung (Portfolio) mit am Nutzen priorisiertem Einsatz ermöglicht eine deutlich höhere Ressourcen-Effizienz hinsichtlich operativer und strategischer Ziele.
• Höherer Projektdurchsatz mit effizienteren Projekten ermöglicht flexiblere Anpassung an den Markt und, bei einem projekt-getriebenen Geschäftsmodell, höheres Umsatzpotenzial.

Weitere Argumente, in gutes Projektmanagement zu investieren, sind taktische und strategische Wettbewerbsvorteile, die sich aus der Leistungsfähigkeit der Projektorganisation einerseits und der resultierenden Kundenzufriedenheit und –treue aus dieser (neuen) Kompetenz und Zuverlässigkeit andererseits ergeben.

Projekt-Revision und –Sanierung rettet Business Value

Soweit meine kleine "Einführung" in den Businessnutzen, wenn mit gutem Projektmanagement schlechte Projekte vermieden werden. Was ist aber mit den vielen Projekten, die sich laut den o.g. Studien bereits in Schieflage befinden und Geld verbrennen?

Ich bin gespannt, wann der Business Value von organisationalem Projektmanagement in der Chef-Etage so wahrgenommen wird, dass man Krisenprojekte ebenso konsequent saniert bzw. sanieren lässt wie kranke Business Units oder Unternehmen.

Es würde für die Unternehmen Millionengewinne an ROI und Time-to-Market bedeuten, wenn das Management auch hier die Prioritäten richtig setzen und falsch aufgesetzten oder besetzten Projekten frühzeitig zu Hilfe käme, anstatt mit Zuwarten, Antreiben und Hoffen auf Selbstheilung seine Mitarbeiter, Vertrauen des Kunden und viel Geld zu verbrennen.

Um noch einmal auf Winston Churchill zurück zu kommen: Ein Unternehmen kann offensichtlich gar nicht so viel für gutes Projektmanagement ausgeben, wie es dar-aus Nutzen gewinnen kann. Machen Sie doch mal einen Business Case für sich und Ihr Unternehmen auf!

Vielleicht hat Sie dieser kurze Parforceritt durch das Verhältnis von "Run the Business" und "Change the Business" sowie dem Business Value von Projekten und gutem Projektmanagement angeregt, Ihre Projekte mal mit ganz neuen Augen zu betrachten.

Mehr zum Thema finden Sie auf meiner Webseite  www.der-Projekt-Sanierer.de z.B. in meinem Beitrag "Wie lange können es sich Unternehmen noch leisten, den Wert ihres Projektmanagements gering zu schätzen? Viel Spaß und neue Erkenntnisse beim Lesen!