Neulich traf ich auf eine Projektleiterin am Rande eines Wutausbruchs. Sie schimpfte: "Seit drei Tagen schlage ich mich schon mit dem Projektplan herum!" Ich wandte ein, dass das keine ungewöhnlich lange Zeit für eine Projektplanung sei. Sie schaute mich an als ob sie mich fressen wollte und sagte: "Aber ich rede doch gar nicht von der eigentlichen Planung! Ich sitze seit drei Tagen nur noch am Rechner und fitzele an dieser verdammten PM-Software herum. Das bringt mich aber nicht weiter! Das kostet bloß irre viel Zeit. Ich muss jedes verflixte Arbeitspaket einzeln durchgehen. Ich mache hier Software-Pflege statt meiner eigentlichen Arbeit. Als wir damals mit Vesperzetteln planten – das war schon schlimm. Aber das hier ist schlimmer. Keine Ahnung, warum uns der Vorstand ausgerechnet mit diesem System bestraft!" Sie ist nicht allein. Diese Klage höre ich häufig. Warum?

Das Problem

PM-Systeme machen mitunter Probleme. Nehmen wir ein ganz alltägliches Problem, das Projektleiter Maier hat. Das heißt: Zunächst hat er kein Problem. Im Gegenteil. Sein PM-System sagt ihm nach abgeschlossener Planung: "Termin kann eingehalten werden." Maier ist spontan erfreut. Dann doch etwas überrascht. Damit hat er nicht wirklich gerechnet: Bei so wenigen Leuten im Team? Wie soll das gehen? Er ist echt gespannt, wie das System das gedeichselt hat. Vielleicht kann er ja noch was lernen. Was ist das Geheimnis? Neugierig nimmt er die Systemplanung etwas genauer unter die Lupe – und entdeckt das Geheimnis des Planungserfolgs: Sechs von acht Teammitgliedern sind zu teilweise über 500 Prozent überbucht. Statt 20 Tage im Monat arbeitet ein Teammitglied zum Beispiel 100 Tage – das freut doch jeden Arbeitgeber! Ein Monat mit 100 Tagen und bezahlt wird nur für 20; Wahnsinn! Toller Monat. Wie kann das System so einen Bock schießen? Und wie konnte der Vorstand bloß so etwas Bizarres genehmigen?

Des Pudels Kern

Bitte keine Vorwürfe an die Vorstandsadresse! Woher sollte der Vorstand das auch wissen? Er weiß nur: "Das ist ein super System!" Das hat ihm der Software-Verkäufer verraten. Was hätte er ihm auch anderes sagen sollen? Ob man es glaubt oder nicht: Selbst in so (scheinbar) fortschrittlichen Zeiten wie heute gibt es viele, sogar sehr viele Systeme, die unter diesem Problem leiden: Sie überplanen Kapazitäten. Häufig bis generell. Wer das verhindern möchte, muss mühselig und zeitraubend hinter der Software "aufräumen", jedes Arbeitspaket einzeln betrachten und sich überlegen: Wie teilen wir die Ressourcen auf? Okay, bei diesem Arbeitspaket brauchen wir mehr Leute! Oder schlicht eine längere Laufzeit? Das muss man sich tatsächlich alles selber aus den Fingern saugen. Immer?

Die Ausnahmen

Es gibt tatsächlich Systeme am Markt, die eine Überbuchung von Kapazitäten von vorne herein nicht zulassen oder von sich aus Lösungen vorschlagen. Kleiner, total trivialer Tipp: Für solche Systeme sollte sich ein Vorstand entscheiden. Wenn er es gut meint mit seinen Projektleiterinnen und Projektleitern. Und wenn er realistische Projekteinschätzungen vom System möchte. Da liegt der Hase im Pfeffer: Es soll eine Menge Entscheider geben, die das nicht möchten. Eher im Gegenteil. Sie möchten oder schätzen zumindest ein überbuchendes System, damit sie nach der Planung sagen können: "Was wollt ihr denn? Habt euch nicht so! Von wegen ‚keine freien Kapazitäten mehr!‘ Das Projekt passt doch noch super rein! Seht ihr das nicht! Das System sagt es klar und deutlich." – "Ja, klar", murmeln die Projektleiter frustriert, "bei 300 Prozent Überbuchung!" Ketzerisch gefragt: Ist das so schlimm?

Das eigentliche Problem

Worum geht es eigentlich? Es geht doch nur oberflächlich betrachtet um Software. Im Grunde geht es jedoch um das zentrale Thema des 21. Jahrhunderts: Ressourcen. Wir befinden uns heutzutage alle mehr oder weniger im klassischen PM-Dilemma: Entweder habe ich zu viele Projekte oder zu wenig Leute. Deshalb benötige ich dringend eine realistische und möglichst einfache Ressourcensteuerung. Einfach bedeutet: Das System soll das machen! Wenn ich 50 Leute habe, die bunt verteilt in vielen Projekten mitwirken – da kann doch kein Mensch mehr händisch und alleine die Kapazitäten planen! Entweder man bewegt sich weiter im Blindflug – oder man wählt das passende System. Nur so kann man die zentralen Fragen unserer Zeit zuverlässig beantworten: Welche Projekte können wir noch reinnehmen? Welche müssen wir zurückstellen? Angenommen, wir nehmen dieses hier noch rein: Was heißt das für die anderen Projekte? Gerade weil man von Hand oder mit verschiedenen Systemen (ungenau) plant, nimmt man dann voller Enthusiasmus noch ein Projekt an und muss mittendrin dem Kunden oder Auftraggeber klar machen, dass sich sein Projekt verzögert. Das alles sollte ein System doch eigentlich verhindern. Und zwar so, dass es dem Projektleiter weniger und nicht mehr Aufwand macht.

Der Aufwand

Es klingt banal, aber in der Realität ist es eben nicht so: Die Software sollte dem Projektleiter keine zusätzliche Arbeit machen, sondern Arbeit abnehmen. Damit er nicht in der Softwarepflege ertrinkt, sondern sich um seine eigentliche Aufgabe kümmern kann: Projekte leiten. Warum schaffen das so wenige Systeme? Weil viele noch auf alten Algorithmen aufbauen, die wegen der stetig gestiegenen Komplexität des Systems mit der Zeit immer fehleranfälliger wurden und aus Kostengründen nicht mehr wesentlich verbessert werden können. Was kann man dagegen tun?

Die Selbsthilfe

Eigentlich haben Sie nur eine Möglichkeit sich zu wehren: Weisen Sie immer und immer wieder – und ausgesucht höflich – darauf hin, dass das ausgewählte Tool die Projektrealität nicht realistisch abbildet. Weisen Sie darauf hin, sobald der Auftraggeber oder eine Führungskraft mit Verweis auf die Aussagen des Tools Kritik am Projektstand anbringt. Dieser Hinweis ist die Pflicht. Die Kür ist: Weisen Sie auf ein Tool hin, das nachweislich Ressourcen ohne Überbuchung planen kann. Es sind mir keine Fälle bekannt, in denen ein Entscheider daraufhin sagte: "Sie haben Recht. Wir haben mit der Auswahl dieses Systems einen Fehler begangen. Jetzt holen wir uns die richtige Software." Das wird in aller Regel nicht passieren. Aber: Sie zeigen dem Verantwortlichen damit, dass Sie sich mit Ihrem Hinweis auf das mangelhafte Tool nicht "herausreden" wollen, sondern dass es durchaus System-Alternativen gibt.

Die Preistransparenz

Wer zahlt, schafft an – auch mitunter das falsche System. Aber dann sollte man dem Anschaffer den Preis seiner Entscheidung offenlegen. Regelmäßig, konsequent, ehrlich, direkt und mit ausgesuchter Höflichkeit. Gewissenhafte ProjektleiterInnen weisen ihre Entscheider darauf hin. Sie machen das fallweise sehr schlagfertig, wie Dialoge belegen, deren Zeuge ich regelmäßig werde; zum Beispiel:

Auftraggeber: "Der Meilenstein müsste längst erreicht sein!"

Projektleiter: "Das behauptet das System – die Realität sieht anders aus."

Wenn ein Vorstand das von möglichst vielen Projektleitern immer wieder hört, gewinnt er mit wachsender Wahrscheinlichkeit auch die passende Erkenntnis: "Dieses Tool war wohl doch nicht die beste Entscheidung. Ich sollte mich künftig nicht mehr so intensiv darauf beziehen." Ich wünsche es Ihnen.