Ich bin mit meinem Team gerade mitten in der Vorbereitung zu unserem jährlichen Projektmanagement-Kongress pma focus. Er steht heuer unter dem Motto Projekt Management 4.0 – virtuell.real.vernetzt. Warum wir uns für dieses Thema entschieden haben? Weil die realen und die virtuellen (Arbeits-)Welten immer schneller und stärker zusammenwachsen und sich vernetzen. Über alle Branchen hinweg.

Die Produktions-, Arbeits- und Kommunikationsprozesse verändern sich dadurch massiv. Und das hat zweifelsohne auch auf die Tätigkeit von Projektmanagerinnen und Projektmanagern Auswirkungen – nicht in ferner Zukunft sondern bereits JETZT.

Wie steht es um Ihre Haltung zu Veränderungen?

Für Projektmanager und Projektmanagerinnen sind Veränderungen ja an sich nichts Unbekanntes, sondern Teil des Jobs. Trotzdem sind Veränderungen für viele noch immer – oder auch gerade deshalb (?) – häufig negativ besetzt. Ich möchte in meinem Beitrag das Thema aus positiver Warte beleuchten und Projektmanagerinnen ermutigen, sich den Veränderungen, die das smarte Zeitalter wohl bringen wird, pro-aktiv zu stellen. Denn ich bin überzeugt davon, dass das Ziel von (Ver-)Änderungen meist die Verbesserung ist.

(Ver-)Änderungen nicht a priori als Problem sehen

Eine Verbesserung gegenüber dem bisherigen Zustand und auch gegenüber dem Geplanten, das sich oft erst während der Umsetzung als gar nicht so optimal entpuppt, wie es auf dem Papier erschien. Sehr wohl bewusst ist mir natürlich, dass Verbesserungen für eine Gruppe auch Verschlechterungen für eine andere Gruppe bedeuten können. Trotzdem: (Ver-)Änderungen sind selten Böswilligkeiten und werden nicht so häufig wie unterstellt aus Selbstzweck oder aus Lust am Quälen durchgeführt – das ist zumindest meine langjährige Wahrnehmung.

Auch die derzeitigen Veränderungen, die durch eine verstärkte Automation in allen Lebensbereichen, vorangetrieben werden, haben das Potenzial für viel Positives – auch wenn diverse Studien und mediale Berichterstattungen den Fokus auf die negativen Seiten der kommenden Entwicklungen durch Industrie 4.0 & Co. legen.

Haltungen sind auch veränderbar

Meines Erachtens ist für unseren Berufsstand sicher: Es werden in nächster Zeit (u.a. durch die sogenannte "4. Industrielle Revolution") etliche Change Projekte auf uns zu kommen – von der Einführung neuer Soft- und/oder Hardware, über Organisations- bis hin zu Kulturveränderungen. Die Chancen für gute Geschäfte sind groß. Ich denke, wir sollten uns für viel Arbeit fit machen! Ein guter Zeitpunkt, die eigene Haltung gegenüber "Change" zu reflektieren. Vor allem, wenn man automatisch beim Gedanken an (Ver-)Änderungen eine ablehnende Haltung einnimmt – und davon sind auch Projektmanager und Projektmanagerinnen nicht gefeit.

Die typischen Phasen in einer Veränderung verlaufen in folgender Reihenfolge: Eine Veränderung wird über einen Zeitraum hinweg von den Betroffenen verdrängt oder ignoriert. Dabei besteht eine gewisse Sorglosigkeit. Es wird so getan, als gäbe es gar kein Problem. Die Bewusstwerdung der Veränderung wird dann jedoch meist als Schock erlebt. Darauf folgt eine Phase der Verneinung und Verleugnung. Ein typisches Statement in dieser Phase "So schlimm wird es schon nicht werden".

Erst mit der Einsicht, dass die Veränderung nicht abwendbar ist, erkennt der Betroffene die reale Situation an. Mit der Akzeptanz der Tatsachen sinkt die subjektiv empfundene Selbstständigkeit und Kompetenz auf zu einen Tiefpunkt – meist gepaart mit starker Frustration bis hin zu Hoffnungslosigkeit.

Mit der nächsten Phase, der Akzeptanz, wird dann aber der Weg in Richtung Veränderung möglich. Zunächst wagt die Person erste kleine Schritte des Auslotens und Ausprobierens. Positive Erfahrungen in dieser Phase stärken das Selbstvertrauen wieder und hellen die Stimmung auf. Die letzte Phase ist das Verankern des Neuen und das endgültige Verabschieden vom Alten. Dann ist die Veränderung gelungen, der Change "verdaut". Ich empfehle daher:

• Seien Sie ehrlich zu sich. Gestehen Sie sich ein, wovor Sie sich beim Gedanken an Veränderung fürchten (z.B. Statusverlust, fehlende Kompetenzen und dadurch Lernbedarf, mehr Arbeit, Verlust des Arbeitsplatzes und/oder Kollegen, etc.)
• Nehmen Sie Ihre eigene Haltung und Ihre Bedenken aber nicht als angeboren und unumstößlich hin (z.B. Einstellung zu Social Media, Diversity in Teams, etc.). Ein trotziges: "Das haben wir immer so gemacht und waren damit erfolgreich!", oder ein "Ich bin halt so.", hält keine Veränderungen ab, sondern schadet nur Ihrer Reputation.
• Versuchen Sie (Ver-)Änderungen nicht generell als Belastung, sondern als normal anzusehen. Je besser es Ihnen gelingt, sich auf die Veränderung einzustellen, desto kürzer und weniger gravierend wird die Phase der Frustration und Enttäuschung ausfallen.

Dieser Zugang fördert die Produktivität und v.a. auch die Gesundheit!

Ängste gehören ernstgenommen

Natürlich sind die Gefühle, die (Ver-)Änderungen auslösen, niemals vollständig berechenbar und interpretierbar. Da kann man noch so eine positive Grundeinstellung haben. Aber wenn man Veränderungen generell als bedrohlich empfindet, dann will man sich diesen natürlich sofort entziehen. Fliehen. Nochmals: Seien Sie ehrlich zu sich – Ängste verleugnen kann nicht das Ziel sein, das wäre absolut kontraproduktiv.

Ebenso wichtig im Projektmanagement:

• Nehmen Sie auch die Ängste der anderen (Teammitglieder, Stakeholder) im Zuge von Veränderungen wahr und ernst.
• Sprechen sie offen, pro-aktiv und wertschätzend (ohne Unterstellungen und Vorwürfe) an, welche Ängste/Vorbehalte Sie wahrnehmen. Das kann so manche persönliche Krise bzw. vor allem auch viele Projektkrisen, die durch destruktives Agieren, durch Widerstand oder durch Gerüchte entstehen, verhindern.
• Scheuen Sie sich weder persönlich noch im Rahmen eines Change Projektes, auf die Unterstützung von Projekt Coaches zurückzugreifen. Man muss negative Gefühle und Einflüsse bei (Ver-)Änderungen nicht immer alleine stemmen. Auch und gerade Projektmanager und Projektmanagerinnen nicht!

pma focus 2016: Projekt Management 4.0 – virtuell.real.vernetzt. Details zum Programm und Tickets (Frühbucherrabatt bis 31.5.) unter www.p-m-a.at