Wenn Projekte aus dem Ruder laufen – egal ob zeitlich, finanziell oder inhaltlich – setzen viele Unternehmen auf eine Gruppe von Expert:innen, welche die Probleme im Projekt fokussiert lösen soll: Eine sogenannte Task Force. Also ein kleines, hoch fokussiertes Team, das konsequent auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet; der Weg zu diesem Ziel ist anfangs oft unklar. Viele mögen bei dieser Kurzdefinition einer Task Force an die mittlerweile weit verbreiteten Scrum Teams denken. Kein Wunder, denn die beiden Begriffe werden unserer Erfahrung nach teilweise sogar synonym verwendet. Doch sprechen wir dabei wirklich über das Gleiche?

Zwar gibt es Gemeinsamkeiten, wie z.B. den Abstimmungsturnus sowie die Themenfokussierung der Teams. An entscheidenden Stellen unterschieden sich Task Forces und Scrum Teams allerdings. Das wird auch bei den Herausforderungen sichtbar, mit denen sich Organisationen mit Task Forces konfrontiert sehen. Das grundlegende Problem: Viele Organisationen haben keine etablierte Vorgehensweise zum Umgang mit diesen. So wird häufig schlicht auf deren fachliche Expertise und auf deren Fähigkeit zur Improvisation vertraut. Aber: Ohne definierte Strukturen und Abläufe bleibt jede Task Force unter ihren Möglichkeiten.

Doch es gibt eine Lösung: Task Forces können viele Elemente aus dem Scrum Framework nutzen, um ihre Probleme zu bewältigen. Wir haben in den letzten Jahren einige klassische Task Forces begleitet und mit Scrum-Erfahrungen versorgt. Im Artikel zeigen wir Ihnen anhand von drei konkreten Beispielen aus unserer Praxis, wie das Scrum Framework Sie dabei unterstützt, den Wirkungsgrad Ihrer Task Force zu erhöhen. Abschließend geben wir Ihnen noch fünf Tipps zu Arbeitsweise und Priorisierung, die Sie direkt aus Scrum übernehmen können.

Was ist eine Task Force?

Laut dem Gabler Wirtschaftslexikon ist eine Task Force eine temporär gebildete Einheit, um eine bestimmte Aufgabe zu bewältigen. Die Mitglieder kommen dabei aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen. Weitere wichtige Punkte für die Praxis sind aus unserer Sicht eine hohe Verfügbarkeit der Mitglieder (im Idealfall 100%), ein Sponsor, der die Taskforce organisatorisch verantwortet und unterstützt, sowie eine zeitlich und räumlich enge Abstimmung der Teammitglieder.

Task Forces werden oft in Ausnahmesituationen gebildet, wie z.B. bei Qualitätsproblemen in der Produktion, größeren Abweichungen im Projekt oder andere Themen, die markante negative Auswirkungen auf die Organisation haben und deswegen eine hohe Aufmerksamkeit im Unternehmen verursachen. Durch einen Beschluss im höheren Management wird dann eine Task Force gebildet und die Mitglieder werden durch die Entscheidungsmöglichkeiten des:der Manager:in von ihren aktuellen Aufgaben entbunden. Die Task Force wird aufgelöst, sobald sie das gesetzte Ziel erreicht hat (welches also im Vorfeld definiert und messbar sein sollte).

In unseren Worten formuliert: Die Task Force ist eine kleine organisatorische Insel mit einem hohen Fokus auf eine Problemlösung und besteht aus den für die Lösung notwendigen Expert:innen. Eingesetzt und unterstützt wird sie vom Management, zu dem sie engen Kontakt hält.

Ist das nicht sowas wie Scrum? Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Wir wissen bereits, dass Task Forces und agile Teams ähnlich definiert zu sein scheinen. Auf den Punkt gebracht sind die Gemeinsamkeiten von Task Forces und Scrum Teams folgende:

• eine regelmäßige (meist tägliche) Abstimmung
• ein hoher Fokus und eine Priorisierung auf Themen
• eine enge räumliche Zusammenarbeit
• ein klarer Auftrag
• eine möglichst große Interdisziplinarität innerhalb der Gruppe
• eine kleine Anzahl von Menschen (max. zehn Personen)

Es gibt aber auch Unterschiede zwischen Scrum Teams und Task Forces. Sie beziehen sich auf den Startpunkt, die Laufzeit und die Vorgaben zu Struktur und Arbeitsweisen:

Startpunkt

Während eine Task Force bei auftretenden Problemen gebildet wird, wird ein Scrum Team als langfristige organisatorische Einheit eingesetzt. Damit ergibt sich auch ein Unterschied in den Arbeitsaufträgen bzw. wer sich wohin bewegt: Während eine Task Force zum Problem geschickt wird, wird ein Scrum Team von der Organisation mit Aufgaben und Zielen versorgt.