Kommt Ihnen die folgende Situation bekannt vor?

Auftraggeber: "Na, Müller, wie läuft das Projekt?"

Projektleiter Müller: "Alles im grünen Bereich, Chef!"

Dies ist der wohl kürzest mögliche Projektstatusbericht. Der Auftraggeber fordert vom Projektleiter eine Auskunft über den Status des Projekts und der Projektleiter antwortet mit dem Status eines Ampelindikators. In einem kleinen Familienbetrieb mit 15 Mitarbeitern und nur einem Projekt mag dies genügen, schließlich sieht der Chef persönlich jeden Tag, wie die Projektbeteiligten sich engagieren und was entsteht.

In einem größeren Unternehmen mit mehr Mitarbeitern und einer komplexen Multiprojektumgebung kann diese Art von Projektstatusbericht jedoch fatale Folgen haben. Wenn der Projektleiter z.B. subjektiv davon überzeugt ist, alles im Griff zu haben, wird er dem Auftraggeber verschweigen, dass die Hälfte der Arbeitspakete nicht pünktlich gestartet ist. Er kennt seinen Terminplan und glaubt, dass diese Zuarbeiten auch noch später erfolgen können, ohne den Endtermin zu gefährden. Der Auftraggeber freut sich über die positive Statusmeldung und interpretiert sie als: "Das Projekt läuft wie geplant." Demzufolge weist der Auftraggeber genau die Mitarbeiter, die der Projektleiter für die noch ausstehenden Arbeitspakete benötigen wird, ab nächstem Monat vollständig einem anderen Projekt zu … und das Unheil nimmt seinen Lauf.

Wozu ein Projektstatusbericht?

Ein Projektstatusbericht dient hauptsächlich zwei Zwecken:

1. Mit ihm soll der Projektleiter Entscheidungsträgern, insbesondere den Mitgliedern des Lenkungsausschusses, alle Informationen über den Stand des Projekts liefern, die diese für später zu treffende Entscheidungen benötigen.
2. Er soll alle Empfänger in die Lage versetzen, ihre mit dem Projekt zusammenhängenden Aufgaben effektiv zu erfüllen.

Ein Projektstatusbericht darf deshalb nur überprüfte, vollständige und aktuelle Informationen enthalten, die für seine Adressaten relevant sind!

Genau diese Eigenschaften erfüllt die Aussage "Alles im grünen Bereich, Chef!" nicht: Der Auftraggeber erfährt nicht, dass es innerhalb des Projektplans erhebliche Verschiebungen gegeben hat, die Auswirkungen auf die Ressourcenplanung haben. Er kann deshalb seine Aufgabe, das Projekt mit den benötigten Ressourcen zu versorgen, nicht erfüllen und das Projekt gerät in Gefahr, in Verzug zu geraten oder gar zu scheitern.

Trotz seiner Wichtigkeit zählt das Erstellen von Berichten nach meiner Erfahrung zu den unbeliebtesten Tätigkeiten von Projektmanagern. Zum einen, weil es einen hohen Aufwand darstellt, die benötigten Informationen zusammenzutragen, zum anderen, weil viele Projektmanager die Bedeutung des Projektstatusberichts unterschätzen.

Wie aber bereits an dem einfachen Beispiel deutlich wird, ist der Projektstatusbericht ein wichtiges Werkzeug zur Projektsteuerung für den Projektmanager, wenn er ihn richtig einsetzt:

• Die Projektstatusberichte dienen als Argumentationsgrundlage für seine Anträge an den Lenkungsausschuss, z.B. wenn er von diesem eine Mittelfreigabe anfordert.
• Die verdichtete Darstellung der wichtigsten Projektinformationen liefert dem Projektmanager selbst einen wichtigen Orientierungspunkt für seine Planungen und Steuerungsmaßnahmen.
• Die regelmäßige Dokumentation des Projektstatus ist Grundlage für Reviews und hilft dem Projektmanager, unzutreffende Vorwürfe anderer Projektbeteiligter zurückzuweisen.
• Die von der Projektorganisation etwas weiter entfernten Stakeholder erfahren regelmäßig den Status des Projekts und verlieren es dadurch nicht aus den Augen, obwohl es bei ihnen nur untergeordnete Priorität hat.