Sie arbeiten in einem traditionellen oder hybriden Umfeld und möchten dort die Vorteile eines Sprint Reviews genießen? Das geht leichter, als Sie vielleicht vermuten! Anhand eines Beispiels zeige ich Ihnen, wie Sie dieses Review Meeting in Ihrer Organisation als Ersatz für Statusmeetings einführen können. Dies möchte ich mit diesem Artikel am konkreten Beispiel der Einführung von regelmäßigen Produkt-/Projekt-Demos in einem traditionellen Projektumfeld darstellen. Ich selbst unterstützte den Projektleiter in diesem Vorhaben als Gruppenleiter.

Praxisbeispiel: The same procedure as every time

In der Entwicklung steht wieder ein Statusmeeting für ein neues Produkt an. Wie so oft kommt die Anfrage aus dem Nichts und außerhalb der in den Prozessen festgelegten Qualitätsprüfungen, was die Vorbereitung erschwert. Kurzerhand stellt der Projektleiter eine lange und bunte Präsentation zusammen, um den im Lenkungsausschuss vertretenen Stakeholdern in einem kurzen Meeting den aktuellen Stand des Projekts darzustellen.

Das Ergebnis des Statusmeetings ist für alle Seiten ernüchternd – wie so oft unter diesen Vorzeichen! Es gelingt dem Projektleiter nicht, in dem vom Lenkungsausschuss auf eine halbe Stunde angesetzten Meetings und nur mit Hilfe von Folien den Stand der Entwicklung gut darzustellen. Schnell verschiebt sich der Fokus auf die offenen Punkte und die Features, die gerade nicht funktionieren.

Das sorgt sowohl beim Lenkungsausschuss als auch beim Projektleiter und seinem Team für Frustration: Die einen haben das Gefühl, dass die Projektziele in Gefahr geraten und damit auch die Bedürfnisse des Kunden nicht erfüllt werden können, während die anderen ihre geleistete Arbeit nicht gewürdigt sehen. Das Meeting war somit weder effektiv, noch brachte es das Projekt weiter, sorgte stattdessen für schlechte Stimmung und demotivierte das Projektteam (siehe auch Bild 1).

Bild 1: Aufgrund des sehr unterschiedlichen Informationsstands der Teilnehmer sorgen klassische Statusmeetings häufig für allgemeine Ernüchterung

Da diese klassischen Statusmeetings nur in relativ großen zeitlichen Abständen zueinander stattfanden, kann man dem Lenkungsausschuss kaum einen Vorwurf machen, denn dadurch war er nicht eng genug dran an der Entwicklung, um zu verstehen, wie der aktuelle Stand tatsächlich zu bewerten ist, wo die Herausforderungen liegen und welche das Team bereits gemeistert hat.

Wie kann es besser gehen?

Damit der Lenkungsausschuss künftig besser informiert war, wollte das Projektteam mehr Transparenz herstellen. Dazu sollten regelmäßige Produktdemos an die Stelle der Statusmeetings treten. Denn im Mittelpunkt einer Demo steht immer das zu entwickelnde Produkt, welches Entwickler und Stakeholder dort gemeinsam unter die Lupe nehmen, um es weiter zu verbessern.

Diese partnerschaftliche und auf Augenhöhe stattfindende Herangehensweise unterscheidet sich völlig vom klassischen Statusmeeting, welches vom Projektteam meist als Überprüfung empfunden wird, die darauf abzielt, offene Punkte und Probleme zu identifizieren. Die Demos, deren Ziel die gemeinsame Verbesserung des Produkts ist, genießt demgegenüber viel mehr Akzeptanz (siehe auch Bild 2).