Ein altbekanntes Mittel im Projektmanagement für mehr Effizienz und Zeitersparnis ist wirksames Ressourcenmanagement. Wir haben festgestellt, dass es für Unternehmen ein immer größeres Problem darstellt, für jedes Projekt das am besten qualifizierte Personal für einen bestimmten Auftrag zu finden. Das liegt unter anderem an der mangelnden Absprache zwischen den Projekt– und den Linienverantwortlichen sowie am mangelnden Wissen der Führungskräfte über die Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter.

Im schlimmsten Fall führt das dazu – wie ein Kunde erzählte –, dass profitable Projekte abgesagt werden müssen. Und das nur weil der Mitarbeiter mit dem speziellen, dort notwendigen Fachwissen in einem anderen Projekt eingesetzt war – welches auch Mitarbeiter ohne dieses Fachwissen hätten bearbeiten können. Nach unserer Erfahrung kann diese Problematik mit einem gut durchdachten Ressourcenmanagement umgangen werden.

Skill-Bibliothek, Softwares und Algorithmen als Lösung

Wir empfehlen deshalb zunächst ganz klassisch eine interne Skill-Bibliothek anzulegen, in der die Soft- und Hardskills jedes Mitarbeiters des Unternehmens aus allen Standorten aufgeführt sind. Dieser Datenpool dient dann als Grundlage für die Auswahl geeigneter Fachkräfte bezüglich eines bestimmten Projekts. Die Hauptaspekte eines Projekts werden stichwortartig in ein Filtersystem der Software eingegeben und die in der Skill-Bibliothek aufgeführten Mitarbeiter werden nach diesen Kriterien sortiert und dem Projektleiter vorgeschlagen.

Die Neuheit dieser technologischen Lösung ist jedoch folgende: Die Software wird zusätzlich von intelligenten Algorithmen unterstützt, was das Ergebnis noch zielgenauer und individueller macht. Die intelligenten Algorithmen machen Vorschläge auf Basis der eingegebenen Projektparameter und Präferenzen: Sie empfehlen z.B. bei einem von starker Unsicherheit geprägten Projekt eine erfahrene Führungskraft als Projektleiter, auch wenn ein anderer, wenig erfahrener Projektleiter sich in dem Thema fachlich besser auskennt, weil er dazu seine Doktorarbeit geschrieben hat.

Am Ende bildet die Software dann z.B. eine Matrix- oder Linienorganisation ab, die den Überblick erleichtert und zwar sowohl für den Projektleiter, als auch für Mitarbeiter. Als Dienstleistungsunternehmen kann man seinen Kunden durch diese Technik garantieren, dass die geeignetsten Fachkräfte an ihrem Projekt arbeiten und das Unternehmen selbst spart die Zeit das perfekte Team dafür zusammenzustellen. Die endgültige Auswahl trifft aber immer noch der Projektleiter, nicht das intelligente System.

Gute Planung beginnt im Kleinen

Mit dieser Lösung lässt sich die Planung für ein ganzes Projektmanagement-Unternehmen gestalten. Doch das funktioniert nur, wenn die Planung und Organisation schon im Kleinen beginnt. Denn auch für jedes einzelne Projekt kann mit modernen Softwares-Tools gearbeitet werden, um das organisatorische Grundgerüst eines Projekts planen und umsetzen zu können.

Hierbei gilt es unter anderem darum Urlaubs- und Krankheitstage einzukalkulieren, Gebäude- und Raumverteilung zu beachten sowie die Einteilung der Sachressourcen und schließlich die Budgetverwaltung und Kostenabrechnung dauerhaft im Auge zu behalten. Wenn diese Aspekte nicht in einem Programm und für alle am Projektbeteiligten verfügbar sind, kommt es schnell dazu, dass Auftragsfristen nicht eingehalten werden können und das Unternehmen an Kundenzufriedenheit einbüßt. Und natürlich empfiehlt es sich die Zugriffsrechte auf die jeweiligen Projektdaten in Abhängigkeit von der Position im Unternehmen festzulegen.

Notwendigkeit des Ressourcenmanagements

Viele durchgeführte Projekte und die damit einhergehenden Erkenntnisse haben uns die Notwendigkeit dieses Ressourcenmanagements aufgezeigt. Die Skill-Bibliothek ermöglicht es Mitarbeiter anzufragen, die beispielsweise in einer Niederlassung des Unternehmens arbeiten. Und auch Freiberufler und Dienstleister, mit denen das Unternehmen schon interagiert hat, sind in diesem Portal aufgelistet.

Moderne Kommunikationstechnologien – wie ein gemeinsamer, sich ständig synchronisierender Kalender oder Meetings im virtuellen Raum – machen die Zusammenarbeit ortsunabhängig. Dank den projektbezogenen Softwares ist es möglich den allgemeinen Überblick über die Organisation des gesamten Projekts zu behalten. Der Einsatz von intelligenten Algorithmen verschafft dem Projektleiter zudem mehr Zeit für inhaltliche Tätigkeiten.

Mehr Projekte – und trotzdem weniger Stress!

Jedem Unternehmen, das im Projektmanagement tätig ist und viele Projekte gleichzeitig bearbeitet, empfehlen wir ein IT-unterstütztes Ressourcenmanagement. Wir wissen, dass es dadurch möglich ist, sowohl die einzelnen Projekte entspannter und trotzdem fristgerecht zu bearbeiten, als auch die zur Verfügung stehenden Ressourcen effizient und wirksam einzusetzen. Dadurch werden nicht nur Kosten gespart, sondern auch der Umsatz gesteigert, denn in den meisten Fällen sind die Unternehmen nach erfolgreicher Integration des Ressourcenmanagements in der Lage, mehr Projekte profitabel umzusetzen.