Wenn die Zukunft relativ vorhersehbar ist, können Projektziele SMART (Specific, Measureable, Achievable, Relevant, Time-bound) sein. Unsere VUCA-Welt jedoch ist zunehmend geprägt von Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity. Durch diese Ungewissheit können Ziele nur noch vage formuliert werden. Als Leiter IT und Leiterin IT-Beratung bei der deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) stellten wir fest, dass diese Herausforderung auch auf viele IT-Projekte zutrifft und ein anderes Vorgehen erfordert.

Unter diesen Rahmenbedingungen stoßen die bewährten klassischen und agilen Vorgehensweisen nicht nur an ihre Grenzen, sie lassen Gestaltungsmöglichkeiten ungenutzt, weil oftmals die Ziele sehr früh aus einer begrenzten Perspektive heraus festgelegt werden, ohne dass die Verantwortlichen die Komplexität überblicken könnten. Als wir bei der GIZ dies 2014 erkannt hatten, machten wir uns auf die Suche nach neuen Wegen, um mit IT-Projekten besser die eigentlichen fachlichen Probleme lösen zu können und diese so in den Augen aller Beteiligten erfolgreicher zu machen.

Wir stießen auf die Forschung von Saras D. Sarasvathy: Sie hat in den vergangenen 15 Jahren die Denk- und Verhaltensweise erfolgreicher Unternehmer und Mehrfachgründer ausführlich untersucht und ihre Erkenntnisse unter dem Begriff "Effectuation" zusammengefasst. Dahinter verbirgt sich eine eigenständige Entscheidungslogik, die diese erfahrenen Entrepreneure in Situationen der Ungewissheit einsetzen.

In diesem Beitrag erfahren Sie anhand eines konkreten Beispiels, welche neuen Möglichkeiten die Effectuation-Methode dem Projektmanagement in ungewissen Situationen bietet, wie sich effektuierende Projekte von klassischen oder agilen unterscheiden, welche Stolpersteine es gibt und wie Sie diesen begegnen können. Der Artikel fußt auf unseren persönlichen Erfahrungen aus mehreren IT-Projekten und gibt nicht unbedingt die Meinung der GIZ wieder.

Die Zukunft ist ungewiss

Der Effectuation-Ansatz unterscheidet sich von der kausalen Logik durch seine Grundannahme über das Wesen der Zukunft: Während letztere besagt, dass wir nur das steuern können, was wir vorhersagen können, gehen Effektuierer davon aus, dass die Zukunft nicht vorhersehbar ist, sie jedoch durch Vereinbarungen zwischen autonomen Akteuren gestaltet werden kann; darauf konzentrieren sie sich.

Gestaltbar ist all das, was auf vorhandenen Mitteln basiert und mit einem leistbaren Verlust realisiert werden kann. Gestaltbar ist auch, was durch Zufälle und geänderte Umstände möglich wird und was sich durch Vereinbarungen mit Partnern ergibt. Ausformuliert lesen sich diese vier Prinzipien so:

1. Orientiere dich stets an deinen eigenen Mitteln und Möglichkeiten.
2. Kalkuliere einen Verlust, den das Projekt im schlimmsten Fall bedeuten darf.
3. Suche Partner, die dich bei deinem Vorhaben mit ihren Fähigkeiten und Mitteln unterstützen wollen.
4. Sei stets offen für neue Ideen, auch wenn sie zur Folge haben, dass sich dadurch die Projektziele ändern.

Das Forscherteam um Sarasvathy hat aus seinen Erkenntnissen 2005 ein dynamisches Effectuation-Modell abgeleitet und ständig weiterentwickelt (siehe Bild 1, vgl. auch Wiltbank et. al., 2017).