Management besteht zu einem großen Teil aus Kommunikation, kaum jemand wird dies bestreiten. Dasselbe gilt folglich auch für Projektmanagement und es gibt gute Gründe zur Annahme, dass der Anteil der Kommunikation hier sogar noch größer ist als im Alltagsgeschäft. Denn ein Projekt ist immer ein Sonderfall, der das eingespielte Gefüge von Aufbau- und Ablauforganisation durchbricht, und das Besondere erfordert notwendigerweise einen größeren Vermittlungsaufwand als das Bekannte.

Dennoch wird Projektkommunikation nur selten systematisch und professionell gestaltet. Zu diesem Ergebnis kam zuletzt auch eine Studie der Kommunikationsberatung Cetacea GmbH mit dem Titel "Kommunikation in Projekten" (Nagel, 2013), deren Ergebnisse im Folgenden vorgestellt und mit Empfehlungen für die Praxis verbunden werden.

Unter Projektkommunikation wird hier zweierlei verstanden: sowohl die Kommunikation innerhalb eines Projekts, also zwischen den daran unmittelbar Mitwirkenden, als auch die nach außen gerichtete Kommunikation über das Projekt, also gegenüber Auftraggebern, Beteiligten, Betroffenen sowie weiteren Stakeholdern innerhalb und außerhalb des Unternehmens. "Kommunikation" meint außerdem mehr als die Übermittlung bloßer (Sach-)Information, sondern umfasst auch alle anderen möglichen Aussageformen wie z.B. Appelle, Versprechen, Drohungen, Gratulationen usw.

Kommunikation in Projekten – Was sagen die Praktiker?

Gegenstand der im Februar 2013 veröffentlichten Studie war die Bedeutung von Kommunikation in Projekten –einerseits in der subjektiven Einschätzung durch Projektmanager, andererseits in deren tatsächlicher Praxis. Die Studie wurde als Online-Befragung in den Kompetenz-Netzwerken des Interim-Management-Anbieters Atreus GmbH und der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM) durchgeführt. An der Befragung nahmen 754 Projektmanager und Projektmanagerinnen teil, von denen zwei Drittel (65%) in dieser Funktion eine Berufserfahrung von mehr als zehn Jahren haben.

Bild 1: Projektbeteiligte schätzen Kommunikation als sehr wichtig ein.

Wie Bild 1 zeigt, waren sich die Projektmanager in einem Punkt zu nahezu 100% einig: Kommunikation ist für den Projekterfolg sehr wichtig. Die Praxis allerdings bleibt hinter diesem Bewusstsein deutlich zurück. Am meisten wird noch über die wichtigsten Meilensteine kommuniziert, ansonsten mehrheitlich nur sporadisch, situativ und ohne Ansehen der unterschiedlichen Zielgruppen (Bild 2). Eine kontinuierliche Kommunikation über alle Phasen eines Projekts von Initialisierung und Planung über die Durchführung bis zum Abschluss halten zwar mehr als 80% der Projektmanager für sinnvoll und wünschenswert, aber nur rund 40% werden ihrem eigenen Anspruch auch gerecht.

Bild 2: Reale Umsetzung der Projektkommunikation.
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Was Projektkommunikation leisten muss

Diese Diskrepanz ist umso erstaunlicher angesichts der Aufgaben, die Projektkommunikation erfüllen muss. Da steht an erster Stelle – auch nach Meinung der Studienteilnehmer – die Information über die Projektziele, die zu bewältigenden Arbeitspakete im Zeitverlauf, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten, den Projektverlauf mit Fortschritten und Verzögerungen sowie deren Gründe. Dies stellt die unerlässliche Abstimmung zwischen den Mitgliedern des Projektteams sicher. Auch die vom Projekt Betroffenen sind rechtzeitig darüber zu unterrichten, welche Veränderungen auf sie zukommen, damit das Projekt erfolgreich sein kann.

Kommunikation ist mehr als die Verteilung von Fakten

Zu beachten ist, dass Informationsweitergabe in den meisten Fällen nicht einfach nur heißen kann, virtuelle Ampeln auf Dashboards oder Präsentationsfolien auf Rot, Gelb oder Grün zu schalten und ein paar Bullet Points mit Stichpunkten hinzuzufügen. Das mag gerade noch genügen, wenn es sich um ein sehr kleines Projekt handelt, mit wenigen eng umrissenen Zielen und einer geringen Zahl von Beteiligten, die alle denselben fachlichen Hintergrund haben.

Je größer aber das Projekt, je unterschiedlicher die Zusammensetzung des Projektteams und je breiter seine Wirkung auf die Arbeitsanforderungen und -abläufe im Unternehmen ist, desto mehr bedürfen die Informationen der Erklärung, um auch für diejenigen verständlich zu sein, denen die Expertise für das jeweilige Thema fehlt. Denn nur verständliche Informationen können vom Empfänger auch sinnvoll weiterverarbeitet werden. Aber gerade Spezialisten sind der Erfahrung nach nicht besonders gut darin, über ihr Fachgebiet anders denn als in ihrer Fachsprache zu kommunizieren. Da Projektteams meist aus Spezialisten bestehen, ist die notwendige empfängergerechte Aufbereitung der Informationen eine originäre – wenngleich allzu oft übersehene – Aufgabe der Projektkommunikation.