Das erste Klärungsgespräch mit dem Auftraggeber, die Verhandlung mit einer Führungskraft über notwendige Ressourcen für das Projekt, das Status-Reporting vor einem Top-Manager im Krisenfall – wichtige Gespräche oder Verhandlungen mit Führungskräften muss fast jeder Projektleiter zu Beginn und immer wieder im Verlauf seines Projekts führen. Dennoch sind sie für viele eine große Herausforderung mit oft ungewissem Ausgang. Und damit ein Risiko für den Projekterfolg. Denn Verhandlungssituationen können

• das Projekt entscheidend voranbringen, wenn sie der Projektleiter für beide Seiten gut löst, etwa wenn er die verbindliche Zusage einer Führungskraft für die Mitarbeit eines wichtigen Fachexperten im Projekt erhält,
• oder aber das Projekt ins Straucheln bringen, wenn dem Projektleiter die Gesprächsführung misslingt und der Linienmanager die Ressource nicht, wie benötigt, bereitstellt.

Deshalb sind Projektleiter im Vorteil, die wissen, worauf es bei solchen Verhandlungen vor allem ankommt: Nicht nur auf den Inhalt, sondern auch und vor allem auf den angemessenen Umgang mit der Persönlichkeit des Gegenübers. Denn nur, wenn Sie als Projektleiter an Ihrem Gesprächspartner nicht vorbeireden, erreichen Sie ihn – und damit das gewünschte oder notwendige Ergebnis für Ihr Projekt und sich selbst.

Dieser Artikel erläutert Projektleitern,

• worauf Sie im Umgang mit Ihren Verhandlungspartnern achten können und sollten und
• wie Sie daraus konkrete, erfolgreiche Vorgehensweisen für Ihre Stakeholder-Gespräche im Projekt-Alltag ableiten.

Alles eine Typ-Frage

Stellen Sie sich vor einem wichtigen Einzelgespräch als erstes folgende Fragen: "Mit wem kriege ich es da zu tun? Was weiß ich über die Person, ihr Wesen, ihr Auftreten, ihren Ruf, ihre Interessen, ihren Stil?"

Wenn Sie selbst noch keine oder nur spärliche Informationen haben, fragen Sie andere Menschen, die Ihren Verhandlungspartner besser kennen, da sie regelmäßig mit ihm zu tun haben oder ihn bereits in Meetings erlebt haben.

Es ist überaus hilfreich, wenn Sie sich vorab zumindest ein grobes Bild von Ihrem Gegenüber machen können. Denn: Unterschiedliche Persönlichkeiten greifen in ihrer eigenen Kommunikation – meist unbewusst – auf unterschiedliche Verhaltensmuster zurück. Dieses Wissen können und sollten Sie bewusst und aktiv nutzen, um den Gesprächsverlauf für Ihren Verhandlungspartner und sich selbst so angenehm und damit so erfolgversprechend wie möglich zu gestalten. Dabei geht es ausdrücklich nicht um Manipulation, sondern um echtes Interesse an Ihrem Gegenüber und dem, was sie oder ihn bewegt.

Besonders eignet sich für diese gezielte und wohlwollende Vorbereitung auf einen wichtigen Gesprächspartner ein Persönlichkeitsmodell, das ursprünglich für Vertriebszwecke entwickelt wurde, sich meiner eigenen Erfahrung nach aber auch im Projektgeschäft sehr bewährt. Diesem Modell zufolge sind in Gesprächen und Verhandlungen vier Dimensionen besonders relevant:

• Kontaktstärke
• Durchsetzungsstärke
• Gewissenhaftigkeit und
• soziale Verträglichkeit

Dieses vom Starnberger Institut für Personaldiagnostik IFPD entwickelte Modell "Multidimensional Personality Performance Inventory" (MPPI) macht sich ein kommunikatives Grundbedürfnis jedes Menschen zu Nutze: die Neigung, über die Themen und Aspekte zu sprechen, die ihm am wichtigsten sind oder ihm am meisten liegen. Wenn Sie diese Aspekte kennen und sich darauf einstellen, können Sie als Projektleiter Ihrem Gegenüber viel leichter etwas "verkaufen" – und das wollen Sie ja, um eine verbindliche Vereinbarung oder Entscheidung zu erreichen und Ihr Projekt voranzubringen.

Das Modell unterscheidet im Wesentlichen vier grundlegende Kommunikationstypen:

• den "Entertainer"
• den "Macher"
• den "Perfektionisten"
• den "Gefährten"