Es gehört zum Projektalltag, dass Sie sich als Projektleiter häufig zwischen den Fronten von zwei streitenden Parteien wiederfinden. Seien es nun zwei Fachabteilungen, welche sich gegenseitig "bekämpfen", oder ein Mitarbeiter der IT-Abteilung, welcher mit einem Dienstleister über die Frage diskutiert, wer Schuld am fehlerhaften Release hat anstatt über eine mögliche Lösung dieses Problems.

Solche Situationen bergen das Risiko, dass sich z.B. der Einführungstermin eines Produkts verzögert oder die Vermutung aufkommt, dass Sie Ihr Projekt nicht mehr unter Kontrolle haben. Als Projektleiter haben Sie immer eine gewisse Kausalhaft für Ihr Vorhaben. D.h., egal was in Ihrem Projekt schief geht, der Auftraggeber oder der Lenkungsausschuss wird Ihnen zumindest eine Mitschuld dafür geben. Oft erfolgen dann verklausulierte Schuldzuweisungen über Fragen, wie z.B. "Warum haben Sie das Problem nicht früher erkannt?" oder "Warum haben Sie nichts unternommen?"

Viele Konflikte bleiben lange unentdeckt

Diese Fragen mögen ja in einigen Fällen berechtigt sein. Viele Probleme schwelen jedoch bereits eine ganze Weile unerkannt, um auf einmal unvermittelt auszubrechen. Dann sind Sie mit einem offenen Konflikt konfrontiert und der Notwendigkeit, das Problem dem Auftraggeber zu melden, welcher von Ihnen eine Stellungnahme verlangt.

Wenn wir ehrlich sind, tendieren wir auch oft dazu, uns aus Streitigkeiten heraushalten zu wollen, um nicht selbst hineingezogen zu werden. "Soll doch die IT-Abteilung ihr Problem mit dem Dienstleister selber lösen", denken wir uns dann. Dabei haben Sie als Projektleiter gerade in der Anfangsphase die Möglichkeit, ein kleines, unscheinbares Problem zu lösen, bevor es zu einem großen Konflikt wird, der offen zu Tage tritt und im Projekt großen Schaden anrichtet. Sie ernten mit der frühzeitigen Lösung dieses Problems vielleicht keine Lorbeeren, da bisher kaum jemand etwas davon bemerkt hat, aber Sie verhindern, dass sich das Projekt verzögert, und müssen sich auch keine kritischen Fragen stellen (lassen).

Probleme frühzeitig klären

Persönlich habe ich die Erfahrung gemacht, dass ich als Projektleiter nicht nur an den vorgegebenen Zielen gemessen werde, sondern auch daran, wie stark sich der Auftraggeber um das Projekt kümmern muss. Je weniger er bei Problemen selbst eingreifen musste, umso höher stufte er meine Kompetenz als Projektleiter ein.

Daher sollten Sie als Projektleiter so zeitnah wie möglich gegensteuern, wenn Sie Probleme entdecken, ohne diese jedoch zu Ihren eigenen zu machen. Sonst besteht das Risiko, dass Sie den Konflikt verschärfen oder selbst ins Zentrum des Konflikts rücken.

Aber wie können Sie gegensteuern? Mit einer inneren Haltung, einem moderierten Gesprächsablauf und Methoden, wie sie auch bei einer Mediation zum Einsatz kommen.

Konflikte kommen häufig von außen ins Projekt

Oft ärgerte es mich, wenn Differenzen zwischen verschiedenen Parteien schon vor Projektbeginn bestanden und in das Projekt hineingetragen wurden. Um für solche Situationen besser gerüstet zu sein, entschied ich mich, zusätzlich zur Projektleiter-Zertifizierung eine Mediationsausbildung zu machen.

Mit diesem Artikel möchte ich erfahrenen Projektleitern, welche die Gesamtverantwortung für ein Projekt innehaben, einfache Möglichkeiten aufzeigen, wie sie effizient zwischen zwei Streitparteien im Projekt vermitteln. So können die Konfliktbeteiligten ihre Differenzen bereinigen und die Projektleiter sich das Leben einfacher machen. Natürlich wird es immer Probleme geben, welche nur durch ein Machtwort des Auftraggebers oder des Linienvorgesetzten geklärt werden können, wie z.B. wenn eine der beiden Konfliktparteien die Zusammenarbeit mit der anderen grundsätzlich verweigert. Allen anderen hoffe ich, durch das hier vorgestellte mediative Vorgehen gute Lösungsansätze vorstellen zu können.

Was ist eine Mediation

Eine Mediation ist nach Wikipedia "ein strukturiertes freiwilliges Verfahren zur konstruktiven Beilegung eines Konfliktes. Die Konfliktparteien … wollen durch Unterstützung einer dritten 'allparteilichen' Person (des Mediators) zu einer gemeinsamen Vereinbarung gelangen, die ihren Bedürfnissen und Interessen entspricht. Der Mediator trifft dabei keine eigenen Entscheidungen bezüglich des Konflikts, sondern ist lediglich für das Verfahren verantwortlich."

Grundsätze der Mediation