Projektleiter legen den Fokus zu oft nur auf die inhaltliche Umsetzung ihres Projekts. Sie vernachlässigen sowohl die Entwicklung des Teams als auch die Entwicklung des Projektumfelds, in welches das Team eingebettet ist. In Folge sinken oft die Motivation und damit auch die Performance des Teams während des Projektverlaufs – was zu Terminverzögerungen, Mehraufwänden oder Qualitätseinbußen führen kann. Im Rahmen des Projektcontrollings zeigen sich solche Auswirkungen erst verzögert, d.h. wenn sie bereits eingetreten sind. Erfasst der Projektleiter die Teammotivation dagegen kontinuierlich während des Projekts, kann er bei Bedarf frühzeitig gegensteuern und passende Maßnahmen ergreifen, um das Team wieder zu harmonisieren und so die Teamperformance zu verbessern.

Teammanagement stellt somit einen der Schlüsselfaktoren für erfolgreiche Projekte dar. Als Projektleiter in zahlreichen IT-Projekten haben wir unser Augenmerk daher verstärkt auf die Teamperformance und ihre effiziente Messung gelegt. Diese Aktivität ist auch Teil unseres pragmatischen Vorgehensmodells in Projekten.

Nachfolgend stellen wir eine effiziente und praxiserprobte Lösung vor, um die Performance des Teams mit Hilfe eines webgestützten Teambarometers kontinuierlich zu erfassen.

(Mehr zum Thema "Teammanagement" und dem zugrundeliegenden Vorgehensmodell "Pragmatisches IT-Projektmanagement" siehe: Spitczok von Brisinski; Vollmer; Weber-Schäfer, 2014, sowie "Pragmatisches IT-Projektmanagement mit dem PMBOK Guide", Projekt Magazin 08/2012).

Die "3 Ws" für ein pragmatisches Teammanagement

"Wissen"

Wissen Sie, wie Ihr Team wirklich tickt? Gelingt es Ihnen, im Trubel des Projektalltags tatsächlich adäquat auf die Stimmungen in Ihrem Team zu achten? Und können Sie sicher sein, dass Ihre Teammitglieder Ihnen auch immer alles über ihre Nöte und Sorgen in Bezug auf das Projekt erzählen? Falls ja, stehen Ihnen bereits wichtige Schnappschüsse in Bezug auf die Teamstimmung zur Verfügung. Allerdings liefern solche Schnappschüsse in der Regel kein stabiles, langfristiges und vollständiges Bild der Stimmung im Team. Darüber hinaus trägt meist nicht jeder das Herz auf der Zunge. Extrovertierte Teammitglieder werden ihre Wahrnehmungen und Eindrücke vermutlich eher preisgeben, als ihre introvertierten Kollegen.

"Werkzeug"

Eine solche Schieflage bei der Erfassung der Teamstimmung kann mit dem Einsatz eines "Teambarometers" ausgeglichen werden, das sozusagen die "Wetterlage" eines Teams – also dessen Situation und Entwicklung – über einen längeren Zeitraum misst und darstellt. Wir nutzen dieses Werkzeug in unseren IT-Projekten gleichzeitig dazu, die Lage im Projekt aus Sicht der Teammitglieder zu beleuchten. Zu diesem Zweck stellen wir nicht nur Fragen, die sich auf die Stimmung im Team beziehen, sondern auch solche, die das Projekt selbst betreffen. Denn eine schlechte Stimmung im Team verbunden mit einer pessimistischen Einschätzung des Projekts zeigt eine schlechte Performance an, die noch weiter abnehmen wird, sofern Sie nicht dagegen steuern.

Damit auch eher zurückhaltende Teammitglieder eine Chance haben, ihre Rückmeldung abzugeben, erfolgt die Befragung schriftlich. Eine wiederholte Befragung stellt sicher, dass Sie nicht nur einen Schnappschuss erhalten. Entscheidend ist nicht das einzelne Ergebnis einer Umfragerunde, sondern der mittel- und langfristige Trend, der sich aus der Zeitreihe der Umfrageergebnisse ergibt.

Um möglichst ehrliche Antworten zu erhalten, sollte die Befragung unbedingt anonym erfolgen. Befinden sich weniger als sechs Personen in einem Team, ist die Anonymität allerdings nicht gewährleistet, da Rückschlüsse auf einzelne Teammitglieder möglich sind. Sinnvoll ist der Einsatz dennoch, er verlangt aber etwas Fingerspitzengefühl.

Durch den Einsatz des Werkzeugs "Teambarometer" lässt sich also wertvolles Wissen über die Teamstimmung und gleichzeitig über die Lage im Projekt gewinnen.

"Web-Plattform"

Das dritte "W" in dem hier vorgestellten Ansatz steht für den Einsatz einer Onlineplattform. Dies hat sich unserer Erfahrung nach bei IT-Projekten aus mehreren Gründen bewährt:

• Es gibt zahlreiche (kostenfreie wie kostenpflichtige) Plattformen, die eine bequeme Auswertung von Online-Befragungen ermöglichen, wie z.B. Survey Monkey, easy feedback, Google Forms, Teampoll.de etc.
• Die Stimmabgabe, das Einsammeln der Antworten zu den Fragen sowie die anschließende Auswertung sind beim Einsatz einer Web-Plattform bequem und mit überschaubarem Aufwand möglich.
• Fast alle Web-Plattformen bieten Vorlagen für die Gestaltung von Umfragen an, die mit wenigen Änderungen einfach übernommen werden können.
• Das Design der Umfragen kann mit einfachen Mitteln projektbezogen gestaltet werden, z.B. lassen sich Projekt-Logos integrieren, was die Identifikation mit dem Fragebogen und somit die Bereitschaft zu antworten, erhöht.
• Mitarbeiter in IT Projekten besitzen i.d.R. eine hohe Internetaffinität, so dass sie sich bei einer Online-Befragung in einem vertrauten Umfeld bewegen.