Im Rahmen eines Projekts wurden die Arbeitsprozesse zwischen den Bereichen Vertrieb und Produktion neu konzipiert oder mit Hilfe eines Organisationsentwicklungs-Projekts wurde für das gesamte Unternehmen eine neue Organisationsstruktur erarbeitet. Das jeweilige Projektteilergebnis soll den betroffenen Mitarbeitern nun so vermittelt werden, dass sie es nachvollziehen, akzeptieren und bei der Umsetzung selbst "mit Leben füllen" und unterstützen. Es steht eine technische Neuerung für einen Unternehmensbereich an, z.B. die Einführung eines neuen IT-Systems für den Support, und im Kick-off für dieses große Change-Projekt sollen alle Stakeholder frühzeitig mit ihrem Wissen einbezogen und ihre Bereitschaft, den Wandel zu unterstützen, geweckt werden.

In allen drei Situationen bietet es sich meiner Erfahrung nach an, eine Real-Time-Strategic-Change-Konferenz (im Folgenden: RTSC-Konferenz) durchzuführen. Übersetzt bedeutet RTSC "Strategischer Wandel in Echtzeit". Diese Methode zur Moderation von Großgruppen hilft Ihnen, Mitarbeiter in Veränderungsprozessen mitzunehmen und zu motivieren, sich auf "das Neue" einzulassen. Bei bereits laufenden Change-Projekten, bei denen als erstes Ergebnis ein Veränderungskonzept entstanden ist, lässt sich so den Betroffenen Schritt für Schritt nahebringen, welche Informationen und Gedanken zu diesem Konzept geführt haben. Für das Projektteam und das Management bietet die Konferenz auch Gelegenheit zu testen, wie die neue Strategie oder erste geplante Maßnahmen bei den übrigen Mitarbeitern ankommen und inwieweit sie umsetzbar sind. Die Reaktionen der Teilnehmer auf der Konferenz sind ein wichtiger Indikator dafür.

Die Anfänge

Die RTSC-Konferenz wurde von den Beratern Kathy Dannemiller, Chuck Tyson, Al Davenport und Kollegen in den 80er Jahren in den USA entwickelt, um möglichst vielen Mitarbeitern eines Unternehmens in kurzer Zeit ein neues Arbeitsverfahren zu vermitteln. Die Berater übernahmen bei den ersten Konferenzen auch die Moderatorenrolle. Sie waren mit diesem Vorgehen so erfolgreich, dass sie diese Art der Konferenz in vielen weiteren amerikanischen Unternehmen durchführten.

Seit der Berater Matthias zur Bonsen Mitte der 90er Jahre diese Methode in Deutschland durch ein regelmäßiges Lernforum bekannt gemacht hat, bei dem er Methoden zur Arbeit in Großgruppen vermittelte, wird sie auch im deutschsprachigen Raum bei vielen Veränderungsprojekten genutzt. Zur Bonsen hat die ursprüngliche Methode abgewandelt und weiterentwickelt, indem er Elemente anderer Großgruppenmethoden einsetzte, wie z.B. das "World Café". (Zur Großgruppenmethode "World Café" siehe auch "Wissen auf den Tisch bringen. Die Moderationsmethode 'World Café'", Projekt Magazin 15/2010.)

Dieser Artikel stellt die RTSC-Methode in ihrer ursprünglichen Form dar. Der erste Artikelteil der zweiteiligen Artikelserie beschreibt die grundsätzlichen Rahmenbedingungen einer RTSC-Konferenz, was Sie mit ihr erreichen können und nach welchen Prinzipien Sie eine solche Konferenz ausgestalten sollten. Er geht darauf ein, was für die Vorbereitung der Konferenz erforderlich ist, welches die Erfolgsfaktoren sind und beschreibt den Konferenzablauf.

Grundsätzliche Rahmenbedingungen

Dauer und Ablauf

Eine RTSC-Konferenz dauert zwei bis drei Tage. Die Teilnehmer werden in drei Schritten durch die Konferenz geführt. Idealerweise wird für jeden Schritt ein Tag reserviert:

• Am ersten Tag steht die Ist-Situation im Mittelpunkt der Betrachtung. Ziel ist es, die Teilnehmer aufzurütteln und eine gemeinsame Informationsbasis zu schaffen.
• Am zweiten Tag sollen die Teilnehmer für die Veränderung motiviert werden. Dabei richtet sich der Blick auf die Zukunft und die Situation nach der Veränderung.
• Am dritten Tag analysieren die Teilnehmer die Probleme, welche die Zielerreichung behindern, und planen Maßnahmen, mit denen die Ergebnisse umgesetzt werden können. Zum Konferenzende ist dann ein Masterplan für die Folgeaktivitäten entstanden.

Die Struktur der RTSC-Konferenz ist in Bild 1 dargestellt.

Bild 1: Struktur der RTSC-Konferenz.

Die Teilnehmer

An einer solchen Konferenz können 50-1.000 Personen teilnehmen. Acht bis zwölf Teilnehmer bilden eine Gruppe. Bei vielen Teilnehmern erhöht sich die Anzahl der Gruppen entsprechend, denn die einzelne Gruppe sollte arbeitsfähig bleiben.

Eine wichtige Aufgabe der Mitarbeiter des Vorbereitungsprojekts ist es, die Zusammensetzung der Gruppen festzulegen. Auf Basis der Teilnehmerliste sollten die Teilnehmer so in Gruppen zusammengestellt werden, dass jede Gruppe die Organisation im Kleinen abbildet. Dies gelingt zwar nicht immer, diese Zusammensetzung sollte aber angestrebt werden. Wenn es im Verlauf der Konferenz an die Ausarbeitung der Maßnahmen für die konkrete Umsetzung geht, werden die Teilnehmer aufgefordert, sich wieder neu in sog. "Heimatgruppen" zusammenzufinden, d.h. sich mit Kollegen aus dem eigenen Fachbereich zusammenzutun.