Was ist das: Viele gehen hinein und nur wenig kommt dabei heraus? Der Blick auf die anstehenden Termine zeigt – es ist wieder Meeting-Zeit. Fast täglich erinnert uns der Kalender an diese unbeliebten, zeitraubenden Arbeitsbesprechungen. "Viele Meetings bedeuten viel verschwendete Zeit" hört man häufig auf den Fluren der Unternehmen. Meetings haben einen schlechten Ruf und sind für die meisten Mitarbeiter ein echter Demotivationsfaktor. Man erfährt Dinge, die man ohnehin schon weiß und nickt Probleme ab, statt Lösungen zu finden.

Während Sie in einem Meeting sitzen, erledigt Ihr Wettbewerber seine Aufgaben

Sollten Unternehmer angesichts dieser Fakten überhaupt weiterhin Besprechungen abhalten? Bitte verstehen Sie mich nicht falsch: Besprechungen können nützlich sein – aber nur dann, wenn sie richtig vorbereitet und effizient abgehalten werden. Wenn Sie auf Besprechungen nicht verzichten können, sollten Sie die nachfolgenden, zum Teil unkonventionellen Tipps berücksichtigen. Damit gestalten auch Sie Ihre Treffen in Zukunft produktiv.

Auch Meetings müssen effizient sein!

Was Ihre Besprechung kostet

Sinnlose Meetings kosten Ihr Unternehmen jährlich beträchtliche Summen. Wenn Sie es genau wissen möchten, empfehle ich Ihnen den Meeting-Ticker unter http://tobytripp.github.com/meeting-ticker. Dort können Sie zu jedem Zeitpunkt ablesen, wie viel Geld Sie bereits mit Ihrer Besprechung verbraten haben. Projizieren Sie doch beim nächsten Meeting den Ticker mit einem Beamer für alle sichtbar an die Leinwand. Ich garantiere Ihnen: Damit lässt sich dieses Treffen zeitlich erheblich straffen!

Legen Sie ein klares und messbares Ziel fest

Eine Besprechung sollte nie allein zum Zweck der Information einberufen werden! Wer sein Team lediglich über etwas informieren will, kann eine E-Mail schreiben. Wenn Sie also schon ein Meeting einberufen, dann sollten Sie damit auch ein konkretes Ziel verfolgen!

Das Ziel einer Besprechung ist für deren Erfolg essenziell. Daher sollten Sie bei der Vorbereitung auf das Meeting dieses Ziel festlegen und auch allen Beteiligten offen kommunizieren. Selbstverständlich können hinter verschiedenen Themenpunkten auch unterschiedliche Ziele liegen. Am deutlichsten wird ein Ziel übrigens durch eine Frage, die am Ende des Meetings beantwortet sein soll. Damit entsteht zugleich ein zentrales Kriterium zur Bewertung Ihrer Sitzung. Eine solche Frage könnte z.B. lauten: "Mit welchen Maßnahmen steigern wir den Absatz von Produkt A bis zum Jahresende um 20%?"

Was wollen Sie im nächsten Meeting erreichen?

Je mehr Teilnehmer anwesend sind, desto mehr sinkt die Produktivität: Laden Sie deshalb lediglich diejenigen Mitarbeiter ein, die Sie brauchen, um Ihre Besprechungsziele zu erreichen. Es gibt es nur zwei Gründe, warum ein Mitarbeiter an einer Besprechung teilnehmen sollte: Entweder er kann etwas beitragen oder er kann dabei etwas lernen – daneben gibt es nichts!

In der Kürze liegt die Würze

Führen Sie Mini-Meetings ein!

Marissa Mayer, CEO von Yahoo, besucht wöchentlich ca. 70 Meetings. Dieses Pensum auch nur zu überleben, ist bereits eine außerordentliche Leistung. Eine solch hohe Anzahl an Meetings kann sie nur bewältigen, indem sie viele Treffen im 5-10 Minutentakt durchführt. Hierfür schafft Mayer in ihrem Terminplan Zeitblöcke von bis zu zwei Stunden, die nur für diese Mini-Meetings reserviert sind. Der Vorteil: Kennen auch die Mitarbeiter diesen Zeitblock, lassen sich Meetings wesentlich einfacher vereinbaren.

Wählen Sie eine ungewöhnliche Anfangszeit

Oft nimmt die Disziplin während des Sitzungsmarathons erst wieder zu, wenn das sich anschließende Meeting näher rückt. Terminieren Sie daher Ihre Besprechung zu einer Zeit, zu der Sie mit einem schnelleren Ablauf rechnen dürfen, weil die Teilnehmer z.B. ungeduldig werden. Statt also morgens um 10 Uhr zur besten Arbeitszeit zu tagen, beginnen sie einfach kurz vor der Mittagspause oder dem Feierabend. Sie werden kaum glauben, wie sehr die Terminierung auf z.B. 11.45 Uhr oder 17.15 Uhr die Dauer eines Meetings verkürzt! Um Missstimmung unter den Teilnehmern zu vermeiden, sollten Sie bei der Ankündigung bereits darauf aufmerksam machen, dass das Meeting wenig Zeit in Anspruch nehmen soll. Wenn in Ihrem Unternehmen die Meeting-Kultur der kurzen Besprechung etabliert ist, können Sie auf einen solchen Hinweis verzichten.

Ein stetiges Ärgernis stellen auch verspätete Teilnehmer dar. Dagegen gibt es einen einfachen Kniff: Legen Sie eine ungerade Anfangszeit fest, also beispielsweise 11.42 Uhr. Das Phänomen der "krummen" Anfangszeit weckt häufig den Ehrgeiz der Teilnehmer, diese ungewöhnliche Zeit einzuhalten. Umgekehrt funktioniert dies auch in Bezug auf das Ende einer Besprechung, um Meetingleiter zu disziplinieren, die gerne überziehen!

Stellen Sie die Agenda auf den Kopf!

Setzen Sie den üblicherweise letzten Punkt jeder Agenda an den Anfang und beginnen Sie mit dem Punkt "Verschiedenes" oder "Sonstiges". Das ist der Punkt, der sich erfahrungsgemäß stets am längsten hinzieht. Am Anfang einer Besprechung werden Sie ihn jedoch in Windeseile abhaken können.

Legen Sie das Ende des Treffens fest