Befasst man sich mit Projektmanagement, stößt man zwangsläufig auf den Begriff Risikomanagement. Doch wie oft wird diese Technik tatsächlich angewandt? Diese Frage ist berechtigt, denn nach meiner Erfahrung geschieht dies besonders in mittelständischen Unternehmen verhältnismäßig selten - und wenn, dann meist nur in Ansätzen. Viel zu oft bleibt das Thema im Projektalltag "auf der Strecke". Trotz umfangreicher Literatur und trotz des sehr guten Angebots an Seminaren und Lehrgängen scheint es an der praktischen Umsetzung zu mangeln.

Dafür mag es verschiedene Ursachen geben. Eine davon hat sich in Gesprächen herauskristallisiert: Der Aufwand für die verschiedenen Schritte im Risikomanagement erscheint unverhältnismäßig hoch - im Gegensatz zu dem relativ geringen Nutzen, der erwartet wird. Darum verzichtet man lieber ganz darauf.

Doch diese Annahme ist fatal. Der Einsatz des Risikomanagements lohnt sich immer, und sei es nur in einer "Light"-Version für kleine Projekte. Ein Nutzen ist oft schon zu Beginn eines Projekts zu erzielen, wie anhand des folgenden Praxisfalls zu sehen ist. Fünf wesentliche Vorteile für einen reibungslosen Projektablauf, die mit Risikomanagement zu erzielen sind, stelle ich Ihnen nachfolgend vor.

Die klassische Vorgehensweise im Überblick

Zunächst eine kurze Zusammenfassung der Methode - für einen detaillierten Einstieg empfehle ich die Artikel, die im Archiv des Projekt Magazins zu diesem Thema zu finden sind. Besonders der Beitrag von Dr. Peter Duwe "Risikomanagement einfach und effizient" (Projekt Magazin Ausg. 12/02) ist gut geeignet, die Kenntnisse zu vertiefen.

In der Projektmanagement-Literatur wird Risikomanagement meist in mehreren Schritten beschrieben:

• Im ersten Schritt wird der Blick auf mögliche Projektrisiken gelenkt. Dabei geht man systematisch vor und erforscht technische und personelle Risiken, interne und externe Risiken usw.
• Dann erfolgt im zweiten Schritt eine Analyse der gefundenen Risiken: Welche möglichen Auswirkungen gibt es und wie wahrscheinlich ist der Eintritt des Risikofalls.
• Als nächstes konzentriert sich die Aufmerksamkeit (und damit der Schwerpunkt der Arbeit) auf die Risiken, die sehr wahrscheinlich eintreten können und/oder hohen Schaden für das Projekt mit sich bringen würden. Alle anderen Fälle kann man zunächst beiseite legen, um nicht all zu viel Zeit zu investieren.
• Für diese Risiken werden die passenden Anzeichen oder Indikatoren herausgefunden. Damit lassen sich frühzeitig Hinweise erhalten, wenn diese tatsächlich eintreten.
• Schließlich werden im letzten Schritt Maßnahmen zur Vorbeugung, Vermeidung oder Schadensbegrenzung (mit deren Auswirkungen auf das Projekt) erarbeitet.

In den verschiedenen späteren Projektphasen, z.B. bei Meilensteinen, erfolgt im Idealfall ein Abgleich der Risikoanalyse mit der Ist-Situation: Die aktuelle Lage wird im Hinblick auf die Risiken beurteilt und die entsprechenden Maßnahmen werden - falls erforderlich - angepasst.

Das klingt zwar aufwändig, die genannten Schritte sind jedoch nicht immer in aller Ausführlichkeit notwendig. Es ist sinnvoll, die investierte Zeit flexibel an den Projektumfang anzupassen. In kleinen und mittleren Projekten (oder als Einstieg in das Thema) hat sich der folgende, pragmatische Ansatz bewährt.

Die "Light"-Version als Alternative

Im Gegensatz zur klassischen Methode wird bei der hier vorgestellten "Light"-Version jedes Risiko in einem einzigen Schritt abgehandelt. Die Dokumentation erfolgt der Einfachheit halber nur in Stichpunkten. Als Vorlage können Sie die Excel-Datei "Risikoanalyse.xls" verwenden, die zum Download zur Verfügung steht.

Der Projektleiter listet die möglichen Projektrisiken tabellarisch auf, was auch handschriftlich geschehen kann. Für die Bereiche Technik, Personen, Finanzen, Zeit/Termine, und Vertragsrisiken werden jeweils gesonderte Blätter verwendet und darauf die Hauptrisiken (maximal je drei) notiert. Anschließend wird stichwortartig der mögliche Schaden zu jedem Risiko beschrieben. Maßnahmen werden direkt darunter eingetragen und am Schluss erhält jedes Risiko eine Gefahrenkennzeichnung, beispielsweise zwei Ausrufezeichen für die Konstellation "Schaden hoch/sehr wahrscheinlich" und ein Ausrufezeichen für Konstellationen mittlerer Gefahr. Nur für diese Risiken wird zusätzlich ein grober "Krisenplan" erstellt.

Ein halber Tag sollte genügen, um die Analyse zu erstellen - sinnvoll sind eher zwei bis drei Stunden. Häufig reichen Einzelmaßnahmen in kleineren Projekten aus, es muss nicht immer ein umfangreiches Maßnahmenpaket ausgearbeitet werden. Falls es Ihnen angebracht erscheint, die Analyse im Projektteam durchzusprechen, sollten dafür ein bis zwei Stunden ausreichen. Sie sparen Besprechungszeit, wenn Sie die Analyse zur Vorbereitung zuvor an alle Teilnehmer senden.