Microsoft Project kann Ihnen bei der Projektarbeit wertvolle Hilfe leisten - vorausgesetzt, Sie wissen, wie Sie das Programm richtig einsetzen. Neueinsteiger und Anwender, die das Tool nur gelegentlich nutzen, verzweifeln allerdings regelmäßig an dessen Komplexität. Damit Ihnen das nicht auch passiert, liefert dieser vierteilige Schnelleinstieg die nötigen Hintergrundinformationen und leitet Sie Schritt für Schritt durch die Projektplanung, -steuerung und -überwachung mit Microsoft Project. Das Konzept ist praxiserprobt und unterstützt Sie bei der effizienten Arbeit mit dem Programm.

Das Vorgehen ist anhand der Version Project 2007 Professionalbeschrieben. Sie unterscheidet sich von der Version 2007 Standard lediglich dadurch, dass letztere nicht auf den Project Server zugreifen kann. Fast alle der hier behandelten Funktionalitäten sind auch in der Version Project 2003 zu finden.

Nachdem die Projektleitung den Projektauftrag erhalten hat, steht sie vor folgenden Aufgaben:

1. Sie muss die Aufgaben zur Erreichung des Projektziels definieren, den jeweiligen Zeitbedarf oder Aufwand schätzen und die Abfolge der Aktivitäten erfassen. Daraus ergibt sich der geschätzte Zeitbedarf für das gesamte Projekt oder den zu planenden Teil des Vorhabens. Diese Aufgabe wird Vorgangsplanung genannt. Das Ergebnis der Planungsphase ist der errechnete Terminplan.
2. Als nächstes muss die Projektleitung ihre in Schritt 1 erstellte Terminplanung mit extern vorgegebenen, feststehenden Terminen in Übereinstimmung bringen. Das können z.B. von außen gesetzte Terminziele sein, vielleicht der Endtermin, vielleicht Zwischentermine. Weiterhin gibt es in der Regel Einschränkungen durch externe Faktoren, z.B. wenn ein Lieferant erst zu einem bestimmten Zeitpunkt liefern kann oder extern vorgegebene Entscheidungstermine existieren. Die Projektleitung kann sich auch eigene Terminziele als feste Termine setzen, um gewarnt zu werden, wenn diese in Gefahr geraten. Die Abstimmung mit feststehenden Terminen wird als Terminmanagement bezeichnet.
3. Falls die Planung auch die Einsatzmittel umfassen soll, also den Einsatz der Mitarbeiter und anderer Kräfte, wie z.B. Auftragnehmer oder den Materialeinsatz, erfasst die Projektleitung in einem weiteren Schritt die Ressourcen mit ihrem Aufwand und - falls gewünscht - ihren Kosten. Dies ist die Ressourcenplanung.
4. Nach dem Start des Projektes muss die Projektleitung den tatsächlichen Verlauf überwachen und steuern. Tatsächliche Termine, Aufwand und Kosten können (und werden) von der ursprünglichen Planung abweichen. Dies macht Änderungen und Umplanungen auf allen Ebenen notwendig: Termine müssen geändert, Ressourcen neu eingeplant werden. Dies ist die Projektüberwachung.

Projektmanagement-Software wie Microsoft Project liefert für alle vier genannten Aufgaben Hilfestellung.

Ein neues Projekt anlegen

Über Datei / Neu / Leeres Projekt erhalten Sie einen neuen Arbeitsbereich und können damit beginnen, ein neues Projekt anzulegen. Es ist sinnvoll, als Erstes die Daten zum Projekt einzugeben. Dies geschieht einmal unter Datei / Eigenschaften, wo Sie den Titel des Projekts angeben können (bleibt das Feld leer, verwendet Project den Dateinamen), einen Untertitel (kann auch eine Projektnummer sein) und andere, sich selbst erklärende Infos eintragen können (Bild 1). Diese Informationen gehören zum Projekt und man kann beim Drucken angeben, dass sie als Kopf- oder Fußzeile oder in der Legende ausgedruckt werden.

Bild 1: Allgemeine Informationen zum Projekt.

Darüber hinaus benötigt Microsoft Project bestimmte Informationen, um Termine für das neue Projekt berechnen zu können, z.B. wann das Projekt beginnt und welcher Kalender zugrunde liegen soll. Diese Daten werden unter Projekt / Projektinfo im gleichnamigen Dialogfeld eingetragen (Bild 2). (In der Standard-Version von Project 2007 fehlt im Dialogfeld der untere Teil, in dem die vom Project Server vorgegebenen Enterprise-Felder angezeigt werden.)

Bild 2: Projektanfangstermin und Projektkalender.

Hier ist der Anfangstermin des Projekts entscheidend, von dem aus die Termine berechnet werden. Microsoft Project berechnet die Termine nach der Methode der Netzplantechnik wahlweise durch eine Vorwärtsrechnung vom Projektanfangstermin oder eine Rückwärtsrechnung vom Endtermin aus. Die Voreinstellung ist "Berechnung vom: Projektanfangstermin"und in der Zeile darunter sieht man, dass alle Vorgänge dann so früh wie möglich beginnen. Wählt man für die Berechnung den Projektendtermin als Ausgangspunkt aus der Liste, dann wird von diesem aus rückwärts gerechnet und alle Vorgänge beginnen so spät wie möglich.

Auch wenn Sie einen festgelegten Projektendtermin haben, sollten Sie bei der Vorwärtsrechnung und deshalb bei der Einstellung der Berechnung der Termine vom Projektanfangstermin bleiben. Was Sie  benötigen, ist ein festgelegter Meilenstein für den Projektendtermin, damit Sie sehen, ob Sie diesen einhalten können oder nicht.