Verfolgt man die Presse, wird immer häufiger von Projekten gesprochen. Dieser Trend hat gute Gründe. Viele Vorhaben in unserer schnelllebigen Zeit lassen sich am effektivsten über die Struktur eines Projekts abwickeln. Ein Projekt hat hierbei immer einen Auftraggeber. Er initiiert das Projekt und stellt die notwendigen Mittel bereit. Der Projektleiter übernimmt die Rolle des Gesamtverantwortlichen für das Projekt. Er ist damit auch für die erfolgreiche Durchführung des Projekts verantwortlich. Beide Parteien haben innerhalb des Projekts eine definierte Rolle. Damit beide Parteien ein Projekt mit den gleichen Vorstellungen und Wünschen beginnen, ist es notwendig einen Projektauftrag zu definieren.

Was genau ist ein Projektauftrag?

Der Projektauftrag ist eine Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter. In diesem Papier werden die Rahmenbedingungen definiert, unter denen ein Projekt ablaufen soll. Beiden Parteien, legen dort ihre Standpunkte fest. Der Auftraggeber definiert seine Anforderungen an das Projekt. Der Projektleiter legt die Rahmenbedingungen fest, unter denen er das Projekt erfolgreich abwickeln kann.

Der Projektauftrag dient für beide Seiten auch als Messlatte für den Erfolg des Projekts. Allein die Beendigung des Projekts innerhalb eines definierten Zeitraumes ist kein Indiz für den erfolgreichen Abschluss. Ein Projekt ist erst dann vollständig abgeschlossen, wenn alle Ziele erreicht worden sind. Neben rein zeitlichen Aspekten kommen hier monetäre und funktionale Aspekte hinzu. Alle diese Kriterien für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts müssen Teil des Projektauftrags sein.

Der Projektauftrag schafft hier Sicherheit auf beiden Seiten. Dem Auftraggeber ist es auf diese Weise möglich, alles das, was er von dem Projekt erwartet, als Teil des Projektauftrags zu definieren. So ist schon vor Beginn des Projekts klar festgelegt, was von Ihnen als Projektleiter erwartet wird. Probleme mit Nachforderungen oder Missverständnisse nach Beendigung oder während des Projekts sollten so ausgeschlossen sein. Zumal ja auch u.U. eine Prämie an den erfolgreichen Abschluss des Projekts geknüpft ist.

Jeder Projektleiter kennt die Forderungen seiner Auftraggeber. Alles muss möglichst schnell fertig sein, darf nichts kosten und wenn möglich soll alles ohne Mitarbeiter erledigt werden. Sie als Projektleiter haben mit Hilfe des Projektauftrags die Möglichkeit, die Rahmenbedingungen abzustecken, die als Voraussetzung für einen möglichst reibungslosen Verlauf des Projekts aus Ihrer Sicht unabdingbar sind.

Projektauftrag und Auftraggeber

Es kommt des öfteren vor, dass der Auftraggeber nicht von selbst auf die Idee kommt, Ihnen für Ihr neues Projekt einen Projektauftrag zu erstellen. In diesem Falle sollten Sie auf Ihren Auftraggeber zugehen. Es kann Ihnen in solch einer Situation allerdings passieren, dass Sie bei Ihrem Auftraggeber auf Unverständnis stoßen werden. Es können Aussagen kommen, wie: "Wir haben doch alles besprochen, wozu noch einmal alles aufschreiben?" oder "Machen Sie doch nicht gleich alles so kompliziert!" Dies sind ganz natürliche Reaktionen aus Firmen, in denen sich eine projektorientierte Vorgehensweise noch nicht in aller Konsequenz durchgesetzt hat.

Hier ist dann Überzeugungsarbeit durch Sie notwendig. Sie sollten in diesem Fall auf die Vorteile einer schriftlich fixierten Vereinbarung hinweisen. Am einfachsten ist es, wenn Sie sich bereit erklären, den Entwurf des Projektauftrags vorzubereiten. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihre Sicht der Dinge zu formulieren. Ihr Auftraggeber spart sich die Mühe, selbst einen Projektauftrag zu schreiben.

Sind Sie als externer Berater in einem Unternehmen tätig, sollte jedes Ihrer Projekte, bei dem Sie den Projektleiter stellen, über einen Projektauftrag genau definiert sein. Nur so stellen Sie sicher, dass die von Ihnen zu leistende Arbeit unter einem gemeinsamen Verständnis erfolgt.

Wann wird ein Projektauftrag erstellt?

Sicherlich kann man den administrativen Aufwand in der Projektarbeit auch übertreiben. So wäre es kontraproduktiv, wenn für jedes noch so kleine Projekt ein Projektauftrag erstellt würde. Doch was als klein bzw. von ausreichender Größe für einen Projektauftrag angesehen wird, ist eine Sache der Definition. Sie als Projektleiter müssen dafür ein Gefühl entwickeln, ab wann ein Projektauftrag sinnvoll ist. Bei strategischen Projekten, die das gesamte Unternehmen betreffen, ist ein Projektauftrag unabdingbar. Hierunter fallen z. B. Projekte wie die Einführung eines neuen Warenwirtschaftssystems oder die Einführung eines Workflow-Systems.

Der ausgearbeitete und unterschriebene Projektauftrag sollte vor Beginn des Projekts vorliegen. D.h. die Vorarbeiten, die dazu führen, das ein Projekt aufgesetzt wird, sollten abgeschlossen sein. (Im Regelfall ist dies eine Vorstudie.) Nach der Unterzeichnung des Projektauftrags sollte das Kick Off-Meeting erfolgen. Auf diesem Meeting werden dann die Inhalte des Projektauftrags durch Auftraggeber und Projektleiter den Teammitgliedern präsentiert.